E-Factura: Arhivarea facturilor se face in format PDF sau XML?

Va rog sa ma ajutati cu o baza legala din care reies obligatiile contribuabililor privind arhivarea facturilor primite de la furnizori prin sistemul RO e-Factura incepand cu 1 iulie 2024.

Intrebari punctuale:

- este suficienta arhivarea facturilor descarcate in pdf?
- este necesara si arhivarea facturilor in format xml?
- care este termenul de pastrare a fisierelor primite prin sistemul RO e-Factura?
- pentru bunurile de capital, termenul de pastrare este egal cu durata de utilizare a acestora sau se pastreaza documentele de provenienta atat timp cat bunurile exista fizic in patrimoniul societatii?
- ce alte aspecte practice legate de arhivarea facturilor de achizitie ne puteti recomanda?

Arhivare facturi in E-Factura - raspunsul specialistului:

Potrivit art. 4 alin. (6) din Ordonanta de urgenta nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura:
"Exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de sigiliul electronic al Ministerului Finantelor".

Conform pct. 69 din Normele metodologice date in aplicarea art 299 Cod fiscal "Conditii de exercitare a dreptului de deducere a TVA":
"(1) Persoana impozabila poate deduce taxa aferenta achizitiilor daca sunt indeplinite conditiile de fond prevazute la pct. 67 alin. (1), precum si formalitatile prevazute la art. 299 din Codul fiscal.
(2) Justificarea deducerii taxei se face numai pe baza exemplarului original al documentelor prevazute la art. 299 alin. (1) din Codul fiscal. In cazul facturilor, acestea trebuie sa contina cel putin informatiile prevazute la art. 319 alin. (20) din Codul fiscalsi dovada platii, in cazul achizitiilor prevazute la art. 297 alin. (3) din Codul fiscal efectuate de catre persoanele impozabile care aplica sistemul TVA la incasare, respectiv de catre persoanele impozabile care achizitioneaza bunuri/servicii prevazute la art. 297 alin. (2) din Codul fiscal de la persoane impozabile care au aplicat sistemul TVA la incasare".

Asadar, avand in vedere prevederile legale mentionate mai sus (conditionarea exercitarii dreptului de deducere al TVA de existenta exemplarului original al facturii si faptul ca in cazul sistemului e-Factura exemplarul original este considerat fisierul xml transmis electronic), pentru aceste fisiere XML exista obligativitatea arhivarii.

De asemenea, persoana impozabila trebuie sa asigure stocarea copiilor facturilor pe care le-a emis sau care au fost emise de client sau de un tert in numele si in contul sau, precum si a tuturor facturilor primite potrivit art. 319 alin. (31) din Codul fiscal. Facturile pot fi stocate pe suport hartie sau in format electronic, indiferent de forma originala in care au fost trimise ori puse la dispozitie conform art. 319 alin.(35).

In concluzie, pe baza acestor prevederi legale, se poate concluziona ca nu exista o obligatie explicita de a lista (printa) facturile din sistemul RO e-Factura pentru a avea dovezi la organul de control. Factura electronica in format XML, validata si semnata electronic de Ministerul Finantelor, este considerata exemplarul original si poate fi stocata electronic. Astfel, stocarea electronica ar trebui sa fie suficienta pentru audituri si verificari fiscale. Totusi, firmele pot alege sa stocheze copii ale facturilor si pe suport hartie, daca doresc acest lucru sau daca este necesar in anumite circumstante specifice.

Fisierele corespunzatoare facturii electronice in format XML si mesajele de eroare sunt disponibile pentru descarcare 60 de zile de la momentul publicarii in SPV, iar ulterior vor fi arhivate electronic in conformitate cu prevederile legale in vigoare si eliberate la cerere.

Termenul de pastrare a arhivelor e-factura, de catre contribuabil, este de 5 ani conform pct. 37 1 din OMFP 2634/2015. Chiar si in cazul achizitiei de bunuri de capital termenul de pastrare al facturilor si PVR-urilor este de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite.


Raspuns oferit in luna septemrie 2024 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.