E-Factura: Ce riscuri are o firma daca furnizorii NU incarca facturile in 5 zile calendaristice

Va rugam sa ne precizati ce riscuri are o societate in cazul in care anumiti furnizori au incarcat facturile lunii iulie cu o intarziere mai mare de 5 zile calendaristice.

Societatea inregistreaza doar facturile pe care furnizorii le incarca pe SPV, cele incarcate cu intarziere fiind inregisrate in contabilitate in luna august. Aceasta situatie poate aparea lunar si nu poate fi controlata de societate.

Societatea are obligatia de a inchide luna in primele zile ale lunii urmatoare, ramanand mereu facturi care vor fi inregistrate pe regularizari in luna urmatoare. Va rugam sa ne precizati ce riscuri ar avea legate de E-tva, decont precompletat incepand cu 2025.

Nerespectare termen depunere facturi in E-Factura – raspunsul specialistului:

In contextul sistemului de facturare electronica, intarzierea in incarcarea facturilor de catre furnizori, creaza riscuri pentru ambii prteneri, inclusiv in legatura cu decontul precompletat RO e-TVA.

Conform OUG nr. 120/2021, facturile trebuie transmise in RO e-Factura in termen de 5 zile calendaristice de la emitere. Pentru emitent, intarzierile in incarcarea facturilor, presupune nerespectarea acestui termen, ceea ce atrage sanctiuni administrative.

Incepand cu raportarile lunii iulie 2024, decontul RO e-TVA va fi precompletat, bazat si pe facturile transmise in sistemul RO e-Factura. Daca facturile sunt incarcate cu intarziere si nu reflecta corect activitatea din luna respectiva, vor rezulta diferente intre valorile precompletate si realitatea operatiunilor companiei. Daca diferentele sunt semnificative, ANAF va notifica societatea si va cere clarificari.

Toate aceste probleme pot fi evitate, daca revizuiti procedura de inchidere a lunii, potrivit careia societatea are obligatia de inchide luna in primele zile ale lunii urmatoare aceasta procedura fiind contrara prevederilor art. 319 alin. 16) din Codul fiscal si art. 4 alin. 7) din OUG 120/2021, care prevad:

-Emiterea facturilor (Codul Fiscal, Art. 319 alin. 16): pentru unele operatiuni, facturile trebuie emise pana cel tarziu in a 15-a zi a lunii urmatoare, deci codul fiscal ofera companiilor un cadru temporal generos pentru emiterea facturilor, astfel incat acestea sa fie inregistrate in documentele contabile corespunzatoare perioadei fiscale.

-Transmiterea facturilor in RO e-Factura (OUG 120/2021, Art. 10 alin. 7): odata facturile emise, termenul-limita pentru transmiterea acestora in sistemul RO e-Factura este de 5 zile calendaristice, ceea ce presupune ca, o factura emisa in ultima zi a termenului prevazut de Codul Fiscal (spre exemplu 15 august 2024 pentru operatiuni din luna Iulie 2024) trebuie transmisa in sistemul electronic in maximum 5 zile calendaristice dupa aceea (respectiv pana la data de 20 august 2024).

Prin urmare, inchiderea lunii inainte de a 20-a zi a lunii urmatoare, este prematura, intrucat trebuie sa luati in considerare ca facturile pot fi legal emise pana la aceasta data. Prin urmare, inchiderea care nu ia in considerare facturile emise pana in a 15-a zi, nu va reflecta o imagine completa si corecta a situatiei financiare pentru luna respectiva.

Luand in calcul si cele 5 zile permise pentru transmiterea facturilor in sistemul RO e-Factura dupa emitere, ar fi prudent sa amanati inchiderea oficiala a lunii pana cand toate facturile emise in termenul legal pot fi reflectate in contabilitate. Acest lucru inseamna asteptarea pana in a 20-a zi a lunii urmatoare pentru a asigura acuratetea inregistrarilor.

In concluzie, recomand ca procedura interna de inchidere a lunii sa fie modificata astfel incat sa permita includerea tuturor facturilor emise si transmise in conformitate cu legislatia fiscala, pentru a evita riscuri legate de acuratetea raportarii financiare si conformitatea fiscala.

Temei legal

Ordonanta de urgenta nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania

Art. 4. -
(1) Structura facturii electronice respecta:

a) specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice asa cum sunt prevazute in standardul european SR EN 16931-1, care sunt aplicabile la nivel national;
b) specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice - RO_CIUS - si regulile operationale specifice aplicabile la nivel national;
c) continutul semantic asa cum este descris in standardul SR EN 16931-1, sintaxele identificate in CEN/TS 16931-2, in conformitate cu art. 2 alin. (1) lit. j), si corelarea adecvata definita in subpartea aplicabila a CEN/TS 16931-3.

(7) Termenul-limita pentru transmiterea facturilor in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura este de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii, dar nu mai tarziu de 5 zile calendaristice de la data-limita prevazuta pentru emiterea facturii la art. 319 alin. (16) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare.

Art. 10. 
(1) In relatia comerciala B2B, intre persoane impozabile stabilite in Romania conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare, emitentul facturii electronice are obligatia de transmitere a acesteia catre destinatar utilizand sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, cu respectarea prevederilor art. 4 alin. (1). Fac exceptie facturile simplificate emise conform art. 319 alin. (12) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare.

Ordinul nr. 3775/2024 pentru aprobarea modelului si continutului formularului "Decont precompletat RO e-TVA
Art. 5. Persoanele impozabile inregistrate in scopuri de TVA conform art. 316 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, trebuie sa depuna, potrivit art. 323 alin. (1) din Codul fiscal, pentru fiecare perioada fiscala, decontul de taxa pe valoarea adaugata (formular 300), pana la data de 25 inclusiv a lunii urmatoare celei in care se incheie perioada fiscala respectiva, inscriind corect, complet si cu buna-credinta informatiile prevazute de formular, corespunzatoare situatiei sale fiscale, potrivit art. 102 alin. (3) din Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedura fiscala, cu modificarile si completarile ulterioare

Art. 6. Decontul precompletat RO e-TVA prevazut la art. 1 se implementeaza cu data de 1 august 2024 pentru operatiunile efectuate incepand cu data de 1 iulie 2024 de persoanele impozabile inregistrate in scopuri de TVA.

Ordonanta de urgenta nr. 70/2024 privind unele masuri de implementare si utilizare a decontului precompletat RO e-TVA si valorificarea datelor si informatiilor prin implementarea unui sistem de guvernanta specific, precum si alte masuri fiscale

Art. 5. -
(1) In situatia in care se identifica diferente semnificative intre valorile precompletate prin intermediul decontului precompletat RO e-TVA si valorile completate de catre persoana impozabila inregistrata in scopuri de TVA prin decontul de taxa pe valoarea adaugata, Agentia Nationala de Administrare Fiscala notifica persoana impozabila prin mijloace electronice. Prin diferente semnificative se inteleg valorile care depasesc pragul de semnificatie ce indeplineste conditiile cumulative de minimum 20% in cota procentuala si o valoare absoluta de minimum 5.000 lei, rezultate din compararea valorilor inscrise in randurile din decontul de taxa pe valoarea adaugata depus de persoana impozabila cu cele corespunzatoare randurilor din decontul precompletat RO e-TVA.

Legea 227/2015 privind Codul fiscal
Art. 319. Facturarea
(15) Pentru livrarile intracomunitare de bunuri efectuate in conditiile prevazute la art. 294 alin. (2), persoana impozabila are obligatia de a emite o factura cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei.
(16) Pentru alte operatiuni decat cele prevazute la alin. (15), persoana impozabila are obligatia de a emite o factura cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei, cu exceptia cazului in care factura a fost deja emisa. De asemenea, persoana impozabila trebuie sa emita o factura pentru suma avansurilor incasate in legatura cu o livrare de bunuri/prestare de servicii cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care a incasat avansurile, cu exceptia cazului in care factura a fost deja emisa.

REVENIRE:

Venim cu precizarea ca societatea noastra face parte dintr-un grup international de firme unde termenele de inchidere sunt stabilite de concern. Cifrele se doresc a fi raportate intrucat se analizeaza indicatori la nivel de grup si termenele nu se pot schimba.

Intelegem reglementarile privind decontul precompletat, dar noi practic deducem tva ul cu o intraziere de o luna la anumite facturi care nu ne ajung in timp util. In general furnizorii nostri cunosc aceste termene si trimit facturile imediat, dar mai pot aparea intarzieri.

Considerati ca daca vom explica aceste diferente si motivul, am putea sa nu fim incadrati la categorie de risc din punct de vedere ANAF.

Raspuns:

Inteleg constrangerile impuse de politica grupului international din care face parte societatea dumneavoastra si modul in care acestea influenteaza procedurile contabile interne, inclusiv raportarea cifrelor la nivel de grup.

Referitor la preocuparile exprimate privind intarzierile in deducerea TVA si posibilele notificari de la ANAF, va ofer urmatoarele clarificari bazate pe Ordonanta de Urgenta nr. 70/2024:

- in legatura cu notificarea de conformare RO e-TVA: Potrivit articolului 5, ANAF va identifica diferente semnificative intre valorile precompletate si cele declarate. Diferentele care depasesc pragul de semnificatie stabilit (20% si 5.000 lei) vor duce la emiterea unei notificari de conformare (nu sunt luate in calculul diferentelor, randurile de regularizari din decont);

- in legatura cu explicatia diferentelor: Articolul 8 prevede ca societatea are obligatia sa raspunda la notificarile de conformare in termen de 20 de zile de la primirea acestora. Raspunsul dumneavoastra ar trebui sa includa o explicatie detaliata a intarzierilor facturilor si sa documenteze clar politica de inchidere impusa de concernul international;

-in legatura cu riscul de sanctiuni: Articolul 7 precizeaza amenzile aplicabile in cazul nerespectarii obligatiei de a raspunde la notificarea de conformare. Deci, nu se aplica amenzi pentru diferente, ci pentru lipsa raspunsului la notificare. Asadar, este important sa respectati termenele legale si sa comunicati eficient cu ANAF pentru a elimina riscul de sanctiuni.

In plus, sunt si exceptii la notificarea de conformare: Potrivit alin. (11) din Articolul 5, exista situatii in care notificarea de conformare nu se aplica, cum ar fi erori materiale sau lipsa informatiilor corespunzatoare din bazele de date ale ANAF.

In concluzie, raspunsul la intrebarea dumneavoastra este Da, explicarea detaliata a diferentelor si motivul intarzierilor, contribuie la eliminarea riscului de a fi incadrati intr-o categorie de risc din partea ANAF. Atunci cand ANAF identifica diferente semnificative intre valorile precompletate si cele raportate, societatea are oportunitatea de a clarifica si de a justifica aceste diferente prin intermediul procesului formal de raspuns la notificarile de conformare.
Important este ca Notificarea de conformare RO e-TVA nu se ia in considerare la stabilirea indicatorilor de risc fiscal, pana la data de 1 ianuarie 2025.

Temei legal

Ordonanta de urgenta nr. 70/2024 privind unele masuri de implementare si utilizare a decontului precompletat RO e-TVA 

Art. 5. -

(1) In situatia in care se identifica diferente semnificative intre valorile precompletate prin intermediul decontului precompletat RO e-TVA si valorile completate de catre persoana impozabila inregistrata in scopuri de TVA prin decontul de taxa pe valoarea adaugata, Agentia Nationala de Administrare Fiscala notifica persoana impozabila prin mijloace electronice. Prin diferente semnificative se inteleg valorile care depasesc pragul de semnificatie ce indeplineste conditiile cumulative de minimum 20% in cota procentuala si o valoare absoluta de minimum 5.000 lei, rezultate din compararea valorilor inscrise in randurile din decontul de taxa pe valoarea adaugata depus de persoana impozabila cu cele corespunzatoare randurilor din decontul precompletat RO e-TVA.
(2) Identificarea diferentelor semnificative se realizeaza pe baza sumelor inscrise in coloana "TVA" din decontul de taxa pe valoarea adaugata depus de persoana impozabila si decontul precompletat. In situatia in care nu exista obligatia completarii taxei pe valoarea adaugata din decontul de taxa pe valoarea adaugata, verificarile se realizeaza prin compararea sumelor inscrise in coloana "Valoare".
(3) Prevederile alin. (1) nu se aplica in cazul randurilor de regularizari din decontul de taxa pe valoarea adaugata.
(4) Pragul de semnificatie se poate modifica periodic prin ordin de presedintele Agentiei Nationale de Administrare Fiscala, in functie de:
a) categoriile de operatiuni impozabile;
b) categoriile de persoane impozabile inregistrate in scopuri de TVA;
c) alte situatii in vederea indeplinirii obiectivelor prezentului act normativ.
(5) Dupa identificarea diferentelor semnificative, se transmite prin mijloace electronice, pana la data de 5 inclusiv a lunii urmatoare termenului legal de depunere a decontului de taxa pe valoarea adaugata, prin intermediul formularului electronic Notificarea de conformare RO e-TVA, o notificare de conformare conform art. 1211 din Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedura fiscala, cu modificarile si completarile ulterioare. Modelul formularului si procedura de transmitere se aproba prin ordin de presedintele Agentiei Nationale de Administrare Fiscala in termen de 10 zile de la data intrarii in vigoare a prezentei ordonante de urgenta.
(6) In situatia in care se identifica diferente sub pragul de semnificatie, Agentia Nationala de Administrare Fiscala, in baza analizei de risc, poate transmite Notificarea de conformare RO e-TVA.
(7) Prin derogare de la prevederile art. 1211 din Legea nr. 207/2015, cu modificarile si completarile ulterioare, Notificarea de conformare RO e-TVA se supune prevederilor prezentei ordonante de urgenta..
(8) Persoana impozabila inregistrata in scopuri de TVA are obligatia sa transmita, prin mijloacele electronice, rezultatul verificarilor realizate asupra diferentelor comunicate prin Notificarea de conformare RO e-TVA, ca raspuns la aceasta, in termen de 20 de zile de la data primirii notificarii.
(9) Agentia Nationala de Administrare Fiscala analizeaza raspunsul persoanei impozabile la Notificarea de conformare RO e-TVA si dispune masurile legale in conformitate cu competentele atribuite si obiectivele prezentului act normativ.
(10) Notificarea de conformare RO e-TVA nu se ia in considerare la stabilirea indicatorilor de risc fiscal, pana la data de 1 ianuarie 2025.
(11) Notificarea de conformare RO e-TVA nu se aplica:
a) in situatia unor erori materiale;
b) in situatia in care nu exista suficiente informatii din bazele de date ale organului fiscal pentru anumite randuri din decontul e-TVA precompletat sau aceste informatii din bazele de date nu sunt corelate;
c) alte situatii prevazute prin ordin al ministrului finantelor.

Art. 7. -
(1) Constituie contraventie, daca, potrivit legii, nu este savarsita in astfel de conditii incat sa constituie infractiune, neindeplinirea obligatiei persoanei impozabile prevazute la art. 5 alin. (8) si se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mari, definiti potrivit legii, cu amenda de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mijlocii, definiti potrivit legii, si cu amenda de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum si pentru persoanele fizice.


Raspuns oferit in luna august 2024 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.