Aspecte fiscale de care trebuie tinut cont pentru ca acordarea diurnei sa fie valabila. Monografie contabila

"Care este monografia contabila pentru acordarea diurnei si cazarii pentru salariatii plecati in delegatie? De asemenea, care sunt documentele justificative pe care trebuie sa le prezinte la intoarcerea in unitate? Care este reglementarea legala referitor la completarea ordinului de deplasare pentru a fi valabila diurna acordata?". Aceastea sunt intrebarile la care veti gasi raspuns avizat in materialul de fata. In cele ce urmeaza redam opinia unuia dintre specialistii nostri.

Raspunsul specialistului

Inregistrarile contabile sunt:

- acordarea avansului la plecarea in delegatie in conformitate cu ordinul de deplasare si pe baza dispozitiei de plata catre casierie

542 „Avansuri de trezorerie” = 5311 „Casa in lei”

- justificarea avansului acordat pe baza decontului intocmit pe verso-ul ordinului de deplasare si a facturii (pentru diurna, singurul document justificativ este ordinul de deplasare; pentru cazare, documentele justificative sunt factura primita de la unitatea de cazare si ordinul de deplasare)

625 „Cheltuieli cu deplasari, detasari, transferari” = 542 „Avansuri de trezorerie”

- restituirea avansului neutilizat la intoarcerea din delegatie in conformitate cu ordinul de deplasare si pe baza dispozitiei de incasare catre casierie

5311 „Casa in lei” = 542 „Avansuri de trezorerie”

Ordinul de deplasare (delegatie) cod 14-5-4 se completeaza conform Normelor specifice de utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.

La acordarea diurnei se vor avea in vedere prevederile legale care reglementeaza acordarea diurnei, si anume: pentru deplasarile interne - HG 714/2018 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii in interesul serviciului; pentru deplasarile externe – HG 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor masuri cu caracter temporar, cu modificarile ulterioare.

Spre exemplu, in cazul deplasarilor in tara, diurna (denumita indemnizatie de delegare) se acorda pentru persoana delegata intr-o localitate situata la o distanta cuprinsa intre 5 si 50 km de localitatea in care isi are locul permanent de munca, in cuantum de 20 de lei/zi, fara a fi necesara prezentarea de documente justificative pentru a justifica utilizarea/consumarea diurnei. Pentru delegarea cu o durata de o singura zi, precum si pentru ultima zi, in cazul delegarii dispuse pentru o perioada mai lunga de o zi, indemnizatia de delegare se acorda numai daca durata delegarii este de cel putin 12 ore. Numarul zilelor calendaristice in care persoana se afla in delegare se calculeaza de la data si ora plecarii pana la data si ora inapoierii mijlocului de transport din si in localitatea unde isi are locul permanent de munca, considerandu-se fiecare 24 de ore cate o zi de delegare.

Din punct de vedere fiscal, angajatii operatorilor economici privati pot beneficia de diurna in cuantum nelimitat, daca este acordata cu respectarea celorlalte conditii prevazute de legislatia care reglementeaza diurna la institutiile publice, dar valoarea diurnei care nu este considerata venit salarial impozabil este de 2,5 ori nivelul pentru institutiile publice (spre exemplu, maxim 20 lei/zi x 2,5 = 50 lei/zi pentru deplasarile interne).

Daca diurna zilnica depaseste acest plafon neimpozabil de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutiile publice, partea care depaseste acest plafon reprezinta venit asimilat salariilor si este supusa impozitului pe veniturile din salarii (art. 76 alin. 2 lit. k din Codul fiscal) si contributiilor sociale obligatorii: CAS (art. 139 alin. lit. j din Codul fiscal), CASS (art. 157 alin. 1 lit. m din Codul fiscal) si contributiei asiguratorii pentru munca CAM (art. 220 4 alin. 1 lit. h din Codul fiscal).

Raspuns oferit de specialistii Portal Codul Fiscal, un proiect de consultanta specializata marca Rentrop&Straton.