Excursie cu scopul impulsionarii dealerilor de a promova mai bine produsele societatii

Intrebare:

Excursia a presupus o serie de cheltuieli suportate in totalitate de catre societate.
Care este categoria in care se incadreaza aceste cheltuieli, si mai exact contul in care acestea ar trebui inregistrate, si in ce masura pot fi considerate cheltuieli deductibile?

Raspuns in luna august 2008:
In conformitate cu prevederile Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, Titlul II, art. 19, profitul impozabil este definit ca fiind diferenta dintre veniturile realizate din orice sursa si cheltuielile efectuate in scopul realizarii de venituri, dintr-un an fiscal. La suma obtinuta se adauga cheltuielile nedeductibile si se scad veniturile neimpozabile.

Din formula de calcul a profitului impozabil rezulta ca baza impozabila a impozitului pe profit se determina pornind de la veniturile si cheltuielile inregistrate de persoana juridica in contabilitate potrivit reglementarilor contabile date in baza Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.

Astfel, potrivit reglementarilor contabile veniturile sunt sumele sau valorile incasate sau de incasat in nume propriu din activitatea curenta, cat si castigurile din orice alte surse.

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Cartea verde a contabilitatii varianta tiparita

Vezi AICI detalii

Contractul de mandat Optimizare fiscala Avantaje si dezavantaje

Vezi AICI detalii

Veniturile sunt din exploatare, financiare si extraordinare, in functie de activitatea desfasurata de societate.

Contabilitate cheltuielilor se tine pe feluri de cheltuieli, dupa natura lor, in cheltuieli din exploatare, financiare si extraordinare. 

In vederea stabilirii bazei impozabile, potrivit reglementarilor Titlului II din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, cheltuielile se impart in trei grupe:

- deductibile
- cu deductibilitate limitata
- nedeductibile

Potrivit dispozitiilor art. 21, cheltuieli deductibile sunt acele cheltuieli efectuate in scopul realizarii de venituri impozabile, inclusiv cele reglementate prin acte normative in vigoare.

Cheltuielile efectuate in scopul realizarii de venituri impozabile sunt cheltuielile inregistrate cu realizarea si comercializarea bunurilor, prestarea serviciilor sau executarea lucrarilor.

Sunt cheltuieli efectuate in scopul realizarii de venituri, potrivit dispozitiilor art. 21, alin. (2), lit. e) si cheltuielile de transport si cazare, in tara si strainatate, efectuate pentru salariati si administratori, precum si pentru alte persoane fizice asimilate acestora.

In normele metodologice date in aplicarea Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, aprobate prin Hotararea Guvernului nr. 44/4004, cu modificarile si completarile ulterioare(H.G. nr. 1579/2007 si OG nr. 106/2007), persoanele fizice asimilate se refera, dar nu limitativ la:

- directorii care isi desfasoara activitatea prin mandat, conform legii;
- alte persoane fizice asimilate administratorilor asa cum sunt prevazute de legea societatilor comerciale nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;
- persoanele fizice rezidente si/sau nerezidente detasate, potrivit legii, in situatia in care societatea suporta cheltuielile cuvenite acestora.

Calitatea de administrator rezulta din actul constitutiv al contribuabilului sau contractul de administrare/mandat.

Angajatii trimisi in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar beneficiaza de:

- in strainatate:
- indemnizatie zilnica in valuta, denumita diurna, in vederea acoperirii cheltuielilor de hrana, a celor marunte, uzuale, precum si a costului transportului in interiorul localitatii in care isi desfasoara activitatea;
- in suma zilnica in valuta, in limita careia personalul trebuie sa-si acopere cheltuielile de cazare.
- in tara:
- salariul stabilit potrivit reglementarilor in vigoare, pe toata durata deplasarii, in cazul personalului care isi mentine calitatea de salariat;
- indemnizatie lunara in lei calculata in raport cu salariul de baza si sporul de vechime.

Delegarea sau detasarea salariatilor se dispune in scris de catre conducerea unitatii.

Drepturile salariale aferente muncii prestate la locul detasarii si cheltuielile de detasare se platesc de unitatea la care se efectueaza detasarea, cu exceptia cazurilor cand prin Codul muncii se prevede altfel.

Cand detasarea se face intr-o functie pentru care este stabilit un salariu mai mare, salariatul detasat are dreptul la acest salariu, in conditiile prevazute de lege.

Salariatii trimisi in delegare sau detasare in strainatate au dreptul sa primeasca un avans in numerar, stabilit in raport cu numarul zilelor de deplasare.

Acest avans nu poate fi mai mare decat totalul cheltuielilor de delegare sau de detasare pentru 30 de zile calendaristice.

Acordarea avansului si justificarea acestuia se fac in conditiile prevazute de reglementarile legale privind operatiunile de incasari si plati in numerar prin casieria unitatilor.

Justificarea sumelor acordate se face pe baza de documente, cu exceptia cheltuielilor pentru diurna, in termen de 3 zile de la inapoierea din delegatie.

In cazul cheltuielilor medicale efectuate in valuta este necesar si avizul policlinicii de specialitate.

In situatia in care, in unele tari, potrivit practicii existente pe plan local, nu se elibereaza documente sau acestea sunt retinute de catre autoritati, sumele cheltuite se justifica pe baza de declaratie data pe propria raspundere.

In tarile in care Romania are reprezentante, declaratia se confirma de catre aceste reprezentante, daca pentru obtinerea acestei confirmari nu sunt necesare cheltuieli de deplasare.

Sumele in valuta folosite in alte scopuri, pierdute, furate sau cheltuite fara respectarea conditiilor in care au fost acordate se recupereaza de la cei care nu pot face dovada cheltuirii lor, in conditiile legii.

Eventualele penalitati de intarziere se calculeaza in lei, pe baza cursului de schimb valutar la data depunerii sumei datorate.

Pentru personalul care se deplaseaza in interesul unitatii trimitatoare se va intocmi formularul Ordin de deplasare (delegatie), formular aprobat prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1850/2004 privind registrele si formularele financiar contabile, cu modificarile ulterioare.

Salariatii trimisi in strainatate pot sa calatoreasca cu trenul sau cu avionul. Cheltuielile de transport care mai sunt considerate deductibile din punct de vedere fiscal, in acest caz, sunt urmatoarele:

a) cheltuielile pentru transportul efectuat cu mijloacele de transport in comun la si de la aeroport, gara, autogara sau port, in cazul in care acestea sunt situate in alta localitate;

b) cheltuielile de transport efectuate in localitatea unde se executa delegarea sau detasarea, cu mijloacele de transport in comun, dus-intors, pe distanta dintre gara, aerogara, autogara sau port si locul delegarii sau detasarii ori locul de cazare;

c) cheltuielile de transport pe distanta dintre locul de cazare si locul delegarii sau detasarii;

d) taxele pentru trecerea podurilor;

e) taxele de traversare cu bacul;

f) taxele de aeroport, gara, autogara sau port;

g) alte taxe privind circulatia pe drumurile publice, prevazute de dispozitiile legale in vigoare.

Cheltuielile de transport se deconteaza si in urmatoarele cazuri:

a) persoana este chemata, inainte de terminarea misiunii, din localitatea unde se afla in delegare sau detasare;

b) persoana intrerupe delegarea sau detasarea si se inapoiaza in localitatea locului ei de munca obisnuit, din cauza incapacitatii temporare de munca, dovedita cu certificat medical.

Sumele deductibile sunt:

- in cazul transportului cu avionul, indiferent de nivelul tarifului;
- in cazul calatoriei cu trenul - la nivelul tarifului la vagon de dormit, un loc in cuseta de 2-4 locuri;
- in cazul transportului cu mijloace auto - se admite la deducere in situatia in care cheltuielile totale care trebuie suportate de catre unitate sunt inferioare tarifelor practicate la calatoria cu avionul;

Pentru indeplinirea programului stabilit se pot inchiria, atat mijloace de transport in vederea deplasarii in grup, in interiorul tarii de destinatie, cat si diferite mijloace de comunicatii, cu acordul prealabil al conducatorului unitatii trimitatoare, decontarea cheltuielilor aferente urmand sa se faca, potrivit legii, pe baza de documente justificative.

In cazul personalului care se deplaseaza cu mijloace auto, inclusiv cu cele proprietate personala, unitatile trimitatoare avanseaza sumele necesare pentru plata carburantilor si a lubrifiantilor, tinand seama de consumul specific al acestora, precum si pentru plata taxelor rutiere, de transbordare sau a altor asemenea cheltuieli, inclusiv asigurarea pentru raspunderea civila, respectiv cartea verde.

Cheltuieli se pot deconta in limita unei sume de pana la 50% din totalul diurnei si al plafonului de cazare la care are dreptul personalul.

In ceea ce priveste indemnizatia de deplasare a salariatilor in strainatate, aceasta este recunoscuta in limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutiile publice, fara a mai exista conditionarea realizarii de profit contabil.

Indemnizatia de deplasare in valuta, se diferentiaza pe doua categorii de cheltuieli si se acorda la nivelul prevazut pentru fiecare tara in care are loc deplasarea potrivit Anexei nr. 1 din H.G. nr. 518 din 10 iulie 1995, actualizata, privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate.
Hotararea mai sus mentionata prevede la cap. 2, art.2 ca: ?Perioada pentru care se acorda diurna in valuta se determina in functie de mijlocul de transport folosit, avandu-se in vedere:

a) momentul decolarii avionului, la plecarea in strainatate, si momentul aterizarii avionului, la sosirea in tara, si de pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a Romaniei:

b) momentul trecerii cu trenul sau cu mijloace auto prin punctele de trecere a frontierei sau de stat a Romaniei, atat la plecarea in strainatate, cat si la inapoierea in tara.?

In categoria a II-a se incadreaza:

- ministrii, secretarii de stat, secretarii generali, subsecretarii de stat;
- personalul incadrat in functii asimilate acestora prin acte normative;
- prefectii, subprefectii, primarul general si viceprimarul Capitalei, presedintii si vicepresedintii consiliilor judetene;
- ambasadorii;
- academicienii si membrii corespondenti ai Academiei Romane;
- seful Statului Major General, prim-loctiitorul si loctiitorii acestuia;
- inspectorul general al Inspectoratului General al Ministerului Apararii Nationale, sefii departamentelor Ministerului Apararii Nationale si loctiitorii acestora;
- seful Statului Major al Trupelor de Uscat, seful Statului Major al Aviatiei si Apararii Antiaeriene, seful Statului Major al Marinei Militare, loctiitorii secretarilor de stat din cadrul unitatilor care au aceste functii.
- emisarul special pe langa coordonatorul special al pactului de stabilitate pentru Europa de Sud-Est.

Pentru personalul incadrat in functii superioare, diurna se majoreaza astfel:

- cu 20% pentru ministrii de stat;

- cu 50% pentru primul-ministru.

In categoria I se incadreaza restul personalului.

Sumele in valuta folosite in alte scopuri, pierdute, furate sau cheltuite fara respectarea conditiilor in care au fost acordate potrivit legii, se recupereaza in valuta de la cei vinovati. Eventualele penalitati de intarziere se calculeaza in lei, pe baza cursului de schimb valutar la data depunerii sumei datorate.

Recuperarea avansului nejustificat sau a sumelor ramase necheltuite si nedepuse sau depuse peste termenele prevazute de lege, inclusiv a penalitatilor de intarziere, se face pe baza de dispozitie emisa de catre conducatorul unitatii trimitatoare.

Potrivit dispozitiilor Ordinului ministrului finantelor publice nr. 1850/2004 privind registrele si formularele financiar-contabile, cu modificarile ulterioare, documentele justificative, dupa caz, sunt:

- Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe - Cod 14-5-5)

Documentul serveste ca:
- document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate (in valuta si in lei), cu ocazia deplasarii in strainatate;

- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;

- document justificativ de inregistrare in registrul de casa (in valuta) si in contabilitate.

Se intocmeste intr-un exemplar de titularul de avans pentru cheltuielile efectuate pe intreaga durata a deplasarii.

Circula:

- la persoanele autorizate sa verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor privind sumele decontate la intoarcerea din deplasare si calculul eventualelor penalizari de intarziere, care semneaza de verificare;

- la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata diferentei in cazul in care, la decontarea sumelor primite pentru efectuarea deplasarii, suma cheltuielilor efective depaseste avansul primit;

- la casieria unitatii pentru plata diferentei, caz in care titularul de avans semneaza pentru primirea diferentei respective, fara a se mai intocmi document distinct.

- Chitanta pentru operatiuni in valuta (cod 14-4-1/a),

Serveste ca:

- document justificativ pentru incasarile si platile in valuta efectuate in numerar;

- document justificativ de inregistrare in registrul de casa in valuta si in contabilitate.

Se intocmeste la unitatile care efectueaza operatiuni in valuta, in doua exemplare, pentru fiecare suma in valuta, de catre casierul unitatii si se semneaza de acesta.

Circula la depunator/platitor, exemplarul 1, cu stampila unitatii. Exemplarul 2 este folosit ca document de verificare a operatiunilor inregistrate in registrul de casa in valuta.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, dupa utilizarea completa a carnetului (exemplarul 2).

- Dispozitie de plata/incasare catre casierie (cod 14-4-4/a),

Serveste ca:

- dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;

- dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu reprezinta venituri din

activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale;
- document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.

Se intocmeste intr-un exemplar de compartimentul financiar-contabil:

- in cazul utilizarii ca dispozitie de plata, cand nu exista alte documente prin care se dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);

- in cazul utilizarii ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.;

- in cazul utilizarii ca dispozitie de incasare, cand nu exista alte documente prin care se dispune incasarea (avize de plata, somatii de plata etc.).

Se semneaza de intocmire la compartimentul financiar-contabil.

Circula:

- la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza in cazurile prevazute de lege;

- la persoanele autorizate sa aprobe incasarea sau plata sumelor respective;

- la casierie, pentru efectuarea operatiunii de incasare sau plata, dupa caz, si se semneaza de casier; in

cazul platilor se semneaza si de persoana care a primit suma;
- la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa, pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa.

Prin depunerea decontului de cheltuieli pentru deplasari externe, pe verso formularului sunt justificate toate sumele cheltuite, inclusiv diurna.

De mentionat este faptul ca, formularele prezentate nu sunt tipizate, dar au rol de document justificativ pentru inregistrarea in evidenta contabila a cheltuielilor respective.

Prin intocmirea si inregistrarea lor sunt respectate si cerintele impuse de Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, Titlul II, art. 21, alin. (4), lit. f), potrivit careia dovada efectuarii unor operatiuni in contabilitate se face cu documente justificative.

Evidenta cheltuielilor de delegare(detasare) a salariatilor se tine cu ajutorul ct. 625?Cheltuieli cu deplasari, detasari si transferari?.

Toate aceste prevederi mai sus prezentate sunt valabile pentru salariatii societatii care insotesc persoanele pentru care se organizeaza deplasarea. Este necesar sa se documenteze deplasarea salariatilor in sensul intalnirilor de afaceri si prospectarii pietei la extern.

Cheltuielile ocazionate de deplasarea distribuitorilor nu pot fi inregistrate in grupa cheltuielilor cu detasarea salariatilor ci in cea a cheltuielilor de protocol, respectiv in ct. 623?Cheltuieli de protocol, reclama si publicitate?.

Potrivit dispozitiilor Titlului II din Codul fiscal, art 21, alin. (3), lit. a), cheltuielile de protocol sunt deductibile in limita cotei de 2%.

Baza de calcul la care se aplica cota de 2% o reprezinta diferenta dintre totalul veniturilor si totalul cheltuielilor inregistrate conform reglementarilor contabile, la care se efectueaza ajustarile fiscale. Astfel, din cheltuielile totale se scad cheltuielile cu impozitul pe profit, cheltuielile de protocol, cheltuielile aferente veniturilor neimpozabile, iar din totalul veniturilor se scad veniturile neimpozabile.

Cheltuielile de protocol reprezinta cheltuielile ocazionate de acordarea de cadouri, tratatii si mese partenerilor de afaceri, efectuate in scopul dezvoltarii afacerii.

Pentru a exemplifica modul de calcul al limitei deductibile a cheltuielilor de protocol, pornim de la urmatoarea situatie:

O societate prezinta in evidenta contabila la sfarsitul lunii septembrie 2008, urmatoarea situatie:

 Venituri totale = 10.000lei

din care:

 - venituri din dividende = 1.500lei 
- venituri din desfasurarea = 1.000lei
unui memorandum

 Cheltuieli totale = 6.000lei

din care:

 - cheltuieli cu impozitul pe profit = 1.200lei
- cheltuieli de protocol = 200lei
- cheltuieli din desfasurarea = 800lei
unui memorandum

Cheltuiala cu impozitul pe profit este cea inregistrata pentru semestrul I 2008. Pentru trimestrul III cheltuiala se stabileste dupa ce se scad cheltuielile deductibile de protocol.

Se calculeaza baza pentru cheltuielile de protocol care, sunt admise limitat:

Ch. protocol admise = (V.t. ? V.neimpoz) ? (Ch.t. ? Ch. protoc. ? Ch. imp. prof. curent ? Ch. afer. venit.

neimpoz.)

(10.000 ? 1.500 ? 1.000) ? (6.000 ? 1.200 ? 200 ? 800) = 7.500 ? 3.800 = 3.700
3.700 x 2% = 74lei

sau

(10.000 ?6.000) ? 1.500 ? 1.000 + 1.200 + 200 + 800 = 3.700lei
3.700 x 2% = 74lei

Dupa ce s-a calculat limita deductibila a cheltuielilor de protocol se determina profitul impozabil:

(10.000 ? 6.000) ? 1.000 ?1.500 + 1.200 + (200 ? 74) = 2.826
2.826 x 16% = 452,16

Din suma de 452,16lei de plata, se scad sumele achitate in primele doua trimestre si ceea ce rezulta este de plata sau de recuperat, dupa caz.

Calculul impozitului pe profit se face cumulat, de la inceputul anului, fapt pentru care si limita cheltuielilor de protocol se modifica pe parcursul unui an.

In cazul in care societatea realizeaza pierdere fiscala, nu mai poate calcula cheltuieli de protocol deductibile.

Modul de calcul si ajustarile fiscale care se fac rezulta din Registrul de evidenta fiscala, deoarece deductibilitatea unor venituri si cheltuieli este recunoscuta numai fiscal.

De exemplu, daca societatea mai sus prezentata, ar avea pierdere contabila la sfarsitul trimestrului III 2008 datorita faptului ca s-au efectuat cheltuieli mai mari cu protocolul:

Venituri totale = 10.000lei
din care:

 - venituri din dividende = 1.500lei 
- venituri din desfasurarea = 1.000lei
unui memorandum

 Cheltuieli totale = 11.000lei
din care:

 - cheltuieli cu impozitul pe profit = 1.200lei
- cheltuieli de protocol = 2.000lei
- cheltuieli din desfasurarea = 800lei
unui memorandum

calculul bazei la care se aplica cota de 2%, se determina astfel:

Ch. protocol admise = (V.t. ? V.neimpoz) ? (Ch.t. ? Ch. protoc. ? Ch. imp. prof. curent ? Ch. afer. venit. neimpoz.)

(10.000 ? 1.500 ? 1.000) ? (11.000 ? 1.200 ? 2.000 ? 800) = 7.500 ? 7.000 = 500lei
500 x 2% = 10lei

sau

(10.000 ?11.000) ? 1.500 ? 1.000 + 1.200 + 2.000 + 800 = 500
500 x 2% = 10lei

Desi exista o pierdere contabila, datorita faptului ca prin ajustarea acestei pierderi din punct de vedere fiscal s-a obtinut profit fiscal, caz in care se poate deduce suma de 10lei din baza de impozitare.

In speta prezentata de d-voastra pot fi deduse cheltuielile cu deplasarea distribuitorilor in limita cheltuielilor de protocol stabilite ca in exemplele de mai sus.