Sinopticul operatiunilor cu numerar partea a II-a

2. Documentele justificative privind operatiunile cu numerar

Persoanele juridice consemneaza operatiunile economico-financiare, in momentul efectuarii lor, in documente justificative, pe baza carora se fac inregistrari in contabilitate (jurnale, fise si alte documente contabile, dupa caz).

Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:

 denumirea documentului;
 denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care intocmeste documentul;
 numarul documentului si data intocmirii acestuia;
 mentionarea partilor care participala efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
 continutul operatiunii economicofinanciare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;

 datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
 numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico- financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz;
 alte elementemenite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare.

In cuprinsul oricarui document emis de catre o societate comerciala trebuie sa se mentioneze si elementele prevazute de legislatia din domeniu, respectiv forma juridica, codul unic de inregistrare si capitalul social, dupa caz.

a) Chitanta
Chitanta serveste ca:

 document justificativ pentru depunerea unei sume in numerar la casieria unitatii;
 document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate.

In conditiile in care sumele inscrise pe chitanta sunt aferente livrarilor de bunuri sau prestarilor de servicii scutite fara drept de deducere, chitanta este documentul justificativ care sta la baza inregistrarii veniturilor in contabilitate.

Chitanta se intocmeste in doua exemplare, pentru fiecare suma incasata, de catre casierul unitatii si este semnata de acesta pentru primirea sumei.

Chitanta circula la depunator (exemplarul 1, cu stampila unitatii).
Exemplarul 2 ramane in carnet, fiind folosit ca document de verificare a operatiunilor efectuate in registrul de casa.

Chitanta se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, dupa utilizarea completa a carnetului (exemplarul 2).

Continutul minimal al formularului este urmatorul:
 denumirea unitatii; codul de identificare fiscala; numarul de inregistrare la oficiul registrului comertului; sediul (localitatea, str., numar); judetul;
 denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;
 numele si prenumele persoanei fizice care depune sume si ce reprezinta acestea sau, dupa caz, denumirea unitatii; codul de identificare fiscala; numarul de inregistrare la oficiul registrului comertului; sediul (localitatea, str., numar); judetul persoanei juridice;
 suma in cifre si litere;
 semnatura casierului.

Atentie
Din 1 ianuarie 2009, chitanta cuprinde si numele si prenumele persoanei fizice care depune sume sau, dupa caz, denumirea unitatii; codul de identificare fiscala; numarul de inregistrare la oficiul registrului comertului; sediul (localitatea, strada, numarul); judetul persoanei juridice.

b) Bonul fiscal
Anul 2009 ne-a adus modificari importante in ceea ce priveste regimul bonurilor fiscale. Astfel, pana la data de 20 februarie 2009, bonurile fiscale emise de aparatele de marcat electronice fiscale erau folosite, incepand cu data de 1 ianuarie 2006, numai ca documente de inregistrare a platilor in Registrul de casa. Faceau exceptie de la aceasta regula, in sensul ca stateau la baza inregistrarilor in contabilitate a cheltuielilor, urmatoarele documente:

 bonul fiscal utilizat pentru justificarea taxei pe valoarea adaugata aferente carburantilor auto achizitionati in vederea desfasurarii activitatii, daca era stampilat si avea inscrise denumirea cumparatorului si numarul de inmatriculare al autovehiculului;
 bonul fiscal emis de aparatul de marcat fiscal utilizat in activitatea de taximetrie;
 bonul fiscal, insotit de documentul care atesta plata prin cardurile bancare ale societatilor comerciale;
 bonul fiscal a carui valoare totala era de pana la suma de 100 lei inclusiv, daca era stampilat si avea inscrise denumirea cumparatorului, codul unic de inregistrare al acestuia sau codul numeric, in cazul persoanelor fizice care desfasurau activitati independente.

Incepand cu data de 20 februarie 2009, prin H.G. nr. 105/2009 s-au abrogat prevederile H.G. nr. 831/1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiara si contabila si a normelor metodologice privind intocmirea si utilizarea acestora.

Insa dispozitiile privitoare la regimul bonurilor fiscale, la care ne-am referit mai sus, sunt continute intr-un alt act normativ, si anume Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.714/2005 privind aplicarea prevederilor Hotararii Guvernului nr. 831/1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiara si contabila si a normelor metodologice privind intocmirea si utilizarea acestora (astfel cum a fost modificat prin O.M.F.P. nr. 293/2006).

Chiar daca dispozitiile ordinului nu au fost si ele expres abrogate, totusi consideram ca suntem in prezenta unei abrogari tacite, de vreme ce prevederile acestuia detaliau aplicarea hotararii de guvern abrogate (adica ale H.G. nr. 831/1997).

In prezent bonurile fiscale emise cu aparatele de marcat electronice fiscale sunt documente care atesta efectuarea platii si se anexeaza la Registrul de casa.

Inregistrarea in contabilitate a cheltuielilor cu serviciile si bunurile achizitionate cu bonurile fiscale se efectueaza cu sau fara factura anexata. Desigur, se vor intocmi, daca este cazul, si note de intrare receptie, ordine de deplasare, deconturi de cheltuieli.

Aceste documente justificative trebuie aprobate de persoana care autorizeaza efectuarea cheltuielilor respective.

Din punctul de vedere al taxei pe valoarea adaugata, justificarea deducerii taxei se face pe baza exemplarului original al facturilor. Pentru carburantii auto achizitionati, deducerea taxei poate fi justificata cu bonurile fiscale, daca sunt stampilate si au inscrise denumirea cumparatorului si numarul de inmatriculare a autovehiculului.

Concluzii
 Chitanta cuprinde date suplimentare, respectiv numele si prenumele persoanei fizice care depune sume sau, dupa caz, denumirea unitatii; codul de identificare fiscala;
numarul de inregistrare la oficiul registrului comertului; sediul (localitatea, str., numar); judetul persoanei juridice.

 Inregistrarea in contabilitate a bonurilor fiscale nu mai este limitata la valoarea de 100 lei. Adica, putem inregistra in contabilitate bonuri fiscale de orice valoare, cu obligatia insa de a intocmi si celelalte documente prevazute de lege: documente care atesta intrarea in gestiune a bunurilor achizitionate, ordine de deplasare, deconturi de cheltuieli.

Acte normative aplicabile:
Art. (5) alin. (1)-(3), (5), (6) si (8), art. 6 din Ordonanta Guvernului nr. 15/1996 privind intarirea disciplinei financiar-valutare

Lit. A pct. 1-3 din Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile

Normele specifice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile la Ordinul Ministerului Economiei si Finantelor nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile

Pct. 46 alin. (1) si (2) la Titlul VI Taxa pe valoarea adaugata din Normele metodologice.

Articol adaugat in 25 august 2009

 

Articol preluat din Newsletter-ul Taxe si Impozite Actual nr. 32/ iulie 2009

Drepturile de proprietate intelectuala asupra continutului acestui articol apartin Editurii Rentrop & Straton. Articolul poate fi preluat in limita a 500 de caractere, cu conditia sa
fie insotit de textul: "Sursa: Portalul fiscalitatea.ro" si link catre www.fiscalitatea.ro . In caz contrar, vom actiona conform legilor privind protectia drepturilor de proprietate
intelectuala.