Regim fiscal tichete cadou. Ce cheltuieli sunt deductibile si ce documente justificative sunt obligatorii?

In cazul urmator, o societate acorda tichete cadou clientilor sai pentru fidelizare. Care este regimul fiscal al acestor tichete cadou? Este deductibila cheltuiala cu acordarea acestor tichete? Este corect sa fie incluse in cheltuieli de protocol? Ce documente justificative trebuie intocmite? Este suficient un tabel nominal cu semnaturi din partea reprezentantilor clientilor?

Clientii sunt asociatii de proprietari.

Tichetele cadou pot fi acordate :

Salariatilor.
In cadrul unor actiuni de protocol.
In cadrul unor campanii de marketing, reclama si publicitate.

 
Vom prezenta ultimele 2 aspecte, de interes pentru dvs.

2.Tichetele cadou acordate in cadrul unor actiuni de protocol.

Conform definitiei din Codul fiscal, cheltuielile de protocol sunt cheltuieli ocazionate de acordarea unor cadouri, tratatii si mese partenerilor de afaceri, efectuate in scopul afacerii.

Pentru entitatea care acorda tichete cadou in cadrul unor actiuni de protocol cheltuielile cu aceste tichete sunt deductibile in limita unei cote de 2% aplicata asupra diferentei rezultate dintre totalul veniturilor impozabile si totalul cheltuielilor aferente veniturilor impozabile, altele decat cheltuielile de protocol si cheltuielile cu impozitul pe profit.

Pentru beneficiarii tichetelor cadou:

- daca acestea sunt acordate unor persoane fizice , persoane care nu sunt salariati ai entitatii, tichetele cadou reprezinta (pentru persoanele fizice benficiare a tichetelor) venituri din alte surse, intrand astfel in sfera de impozitare a impozitului pe venit (cota de 16%). Societatea platitoare (cea care distribuie tichetele cadou) are obligatia de a calcula, retine si vira impozitul pe venit. Impozitul astfel retinut se vireaza la bugetul de stat pana la data de 25 inclusiv a lunii urmatoare celei in care a fost retinut.

Va trebui , in consecinta, ca societatea care distribuie aceste tichete cadou sa detina o evidenta a persoanelor beneficiare (nume, prenume, CNP).

- daca tichetele cadou sunt distribuite unor persoane juridice acestea reprezinta pentru persoana juridica un venit.

Astfel, in cazul dvs. in care distribuirea se efectueaza catre asociatii de proprietari consideram ca societatea dvs. va inregistra o cheltuiala deductibila limitat in limita unei cote de 2% ; pentru asociatiile de proprietari aceste tichete vor fi venituri.

3. Tichete cadou acordate in cadrul unor campanii de marketing, reclama

Conform reglementarilor din Codul Fiscal sunt considerate cheltuieli deductibile :

cheltuielile pentru marketing, studiul pietei, promovarea pe pietele existente sau noi, participarea la targuri si expozitii, la misiuni de afaceri, editarea de materiale informative proprii;
cheltuielile de reclama si publicitate efectuate in scopul popularizarii firmei, produselor sau serviciilor, in baza unui contract scris, precum si costurile asociate producerii materialelor necesare pentru difuzarea mesajelor publicitare.

Pentru a recunoaste cheltuielile cu tichetele cadou efectuate pe destinatiile mentionate mai sus (a si b) drept cheltuieli deductibile sunt necesare documente justificative, cum ar fi:
- factura primita de la unitatea emitenta a tichetelor cadou;
- liste cu datele de identificare ale persoanelor beneficiare si cu codurile de identificare ale tichetelor acordate, chiar daca acestea nu sunt personalizate;
- numarul de tichete acordate fiecarei persoane;
- valoarea fiecarui tichet cadou acordat ;
- valoarea totala a tichetelor acordate fiecarei persoane.

Si in acest caz se aplica prevederile de la punctul 2 de mai sus cu privire la distribuirea catre :
- persoane fizice. Societatea care distribuie tichetele cadou ca calcula la sursa impozitul pe venit in cota de 16%, il va retine si vira catre bugetul de stat pana la data de 25 inclusiv a lunii urmatoare celei in care a fost retinut.
- persoane juridice : tichetele cadou primite reprezinta un venit pentru entitatea care le primeste.

In consecinta, in cazul dvs., va trebui sa analizati si sa determinati daca acordarea tichetelor cadou reprezinta pentru societatea dvs. cheltuieli de protocol sau cheltuieli de marketing, promovare (consideram, asa cum ati prezentat speta ca nu puteti incadra cheltuiala cu tichetele cadou in categoria cheltuielilor de reclama si publicitate). Intelegem ca aceste tichete sunt distribuite catre asociatii de proprietari, entitati cu personalitate juridica, fara scop patrimonial, cu contabilitate proprie.
Recomandam distribuirea in baza unui proces verbal de predare primire intre societatea dvs. si fiecare asociatie de proprietari in parte. In acest document se vor trece datele de identificare a fiecarei asociatii de proprietari, codul de identificare al acesteia, numele si prenumele reprezentantilor legali, numele si prenumele reprezentantilor/imputernicitilor (caz in care este recomandat sa aveti si imputernicirile) ; nr. Si seria tichetelor cadou distribuite, precum si valoarea acestora. Daca doriti, totusi, sa efectuati distribuirea pe baza de tabel, recomandam ca acesta sa contina datele de mai sus.

Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de S.M. Armaselu, expert contabil