E-Factura: Cum se emite si transmite o factura in format XML

Avem un client care emite facturi in excel, nu detine un program de facturare. In aceasta situatie, cum poate sa transmita facturile de vanzare si sa importe achizitiile din SPV? Multumesc.

E-Factura, emiterea si transmiterea unei facturi in format XML – raspunsul specialistului: 

Societatea trebuie sa converteasca facturile create in Excel in formatul XML conform cu specificatiile RO_CIUS, respectand structura descrisa in standardul european SR EN 16931-1 si in legislatia nationala (Ordonanta de urgenta nr. 120/2021).

Emiterea/transmiterea unei facturi in format XML se poate realiza prin doua metode:

I. Servicii web - utilizarea unei aplicatii proprii, prin interconectarea cu sistemul RO eFactura folosind o serie de micro-servicii expuse sub forma unei API (Application Programming Interface);

II. Incarcare web - utilizarea aplicatiei puse la dispozitie in mod gratuit de catre Ministerul Finantelor.

In cazul in care societatea alege sa foloseasca aplicatia pusa la dispozitie de Ministerul Finantelor pentru generarea facturilor in format XML, accesul simplificat la aceasta aplicatie este un avantaj considerabil. Faptul ca nu necesita autentificare, faciliteaza utilizarea la scara larga, inclusiv pentru companiile care nu dispun de solutii software proprii.

Aplicatia poate fi utilizata prin accesarea portalului Ministerului Finantelor la adresa:
https://mfinante.gov.ro/web/efactura/aplicatii-web-ro-efactura

Documentatia tehnica completa se regaseste pe link: https://efactura.mfinante.ro (Specificatii tehnice)

Temei legal

Ordonanta de urgenta nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura

Art. 4. -

(1) Structura facturii electronice respecta:
a) specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice asa cum sunt prevazute in standardul european SR EN 16931-1, care sunt aplicabile la nivel national;
b) specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice - RO_CIUS - si regulile operationale specifice aplicabile la nivel national;
c) continutul semantic asa cum este descris in standardul SR EN 16931-1, sintaxele identificate in CEN/TS 16931-2, in conformitate cu art. 2 alin. (1) lit. j), si corelarea adecvata definita in subpartea aplicabila a CEN/TS 16931-3.
(2) Elemente principale ale facturii electronice sunt:
a) identificatorii de proces si de factura;
b) data facturii;
c) informatii privind identificarea operatorului economic care a livrat bunurile/produsele, a prestat serviciile sau a executat lucrarile;
d) informatii privind destinatarul facturii electronice;
e) informatii privind beneficiarul platii;
f) informatii privind reprezentantul fiscal al emitentului;
g) identificarea tipului de bunuri/produse livrate, servicii prestate sau lucrari executate;
h) referirea la contractul de achizitii publice/sectoriale, de concesiune de lucrari si servicii, precum si, dupa caz, la contractul de achizitii publice in domeniile apararii si securitatii;
i) detalii privind executarea lucrarilor, livrarea bunurilor/produselor sau prestarea serviciilor;
j) instructiuni de plata;
k) informatii privind creditari sau debitari;
l) informatii privind pozitiile de pe factura;
m) defalcarea TVA;
n) totalul facturii.
(3) Factura electronica se transmite de catre emitent in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.
(4) In situatia in care factura electronica transmisa respecta structura prevazuta la alin. (1), se aplica sigiliul electronic al Ministerului Finantelor si se comunica de indata destinatarului. Aplicarea sigiliului electronic al Ministerului Finantelor atesta primirea acesteia in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.
(5) In situatia in care factura electronica transmisa nu respecta structura prevazuta la alin. (1), emitentul primeste mesaj cu erorile identificate. Dupa corectarea erorilor identificate, factura electronica se transmite in cadrul aceluiasi sistem national privind factura electronica RO e-Factura.
(6) Exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de sigiliul electronic al Ministerului Finantelor.

Art. 10.01/07/2024 - alineatul va fi modificat prin Lege 296/2023, dupa cum urmeaza:
(1) In relatia comerciala B2B, intre persoane impozabile stabilite in Romania conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare, emitentul facturii electronice are obligatia de transmitere a acesteia catre destinatar utilizand sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, cu respectarea prevederilor art. 4 alin. (1). Fac exceptie facturile simplificate emise conform art. 319 alin. (12) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare.


Raspuns oferit in luna iunie 2024 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.