[STUDII DE CAZ] Achizitiile pe firma

Speta 1. Achizitie ceas de lux pe firma

ANAF imi cere sa transmit copia unei facturi din 19.02.2020 prin care am achizitionat un ceas CASIO/ 21.346 lei fara tva. La vremea respectiva l-am oferit unui colaborator. Este nevoie sa am si alte documente din care sa rezulte amanunte cu privire la aceasta cheltuiala? Fiind microintreprindere nu a fost legal faptul ca am facut aceasta cheltuiala?

Specialistul ne spune ca in situatia prezentata, achizitia ceasului CASIO in valoare de 21.346 lei, oferit unui colaborator, poate fi incadrata ca cheltuiala de protocol, insa numai daca este justificata corespunzator prin documente care sa dovedeasca scopul economic al acordarii.

Cum trebuie sa procedeze contabilul cu cheltuielile pe firma facute in interesul salariatilor, administratorului, asociatilor? Aflati tratamentul fiscal corect parcurgand lucrarea
Cheltuieli personale pe firma: intre necesitate, tentatie si risc fiscal, click AICI>>

Din punct de vedere contabil si fiscal, o microintreprindere nu beneficiaza de conceptul de deductibilitate fiscala a cheltuielilor, insa are obligatia de a demonstra ca orice cheltuiala este efectuata in legatura cu activitatea economica. Daca nu exista o justificare clara, ANAF poate reincadra valoarea ceasului ca avantaj personal sau cheltuiala in favoarea unui tert, ceea ce ar atrage impozitare suplimentara.

Pentru a dovedi ca aceasta achizitie reprezinta o cheltuiala de protocol si nu o cheltuiala cu scop personal, este necesar un set minim de documente justificative:

• Factura de achizitie a ceasului;
• Dovada platii (ordin de plata, extras bancar etc.);
• O nota interna sau decizie a administratorului din care sa rezulte scopul achizitiei (de exemplu, cadou de protocol oferit unui colaborator cu ocazia incheierii unui parteneriat, a unui eveniment de afaceri etc.);
• Un proces-verbal de predare-primire semnat de destinatar, care confirma ca bunul a fost oferit in context profesional si nu personal;
• Eventuala corespondenta comerciala care sa dovedeasca relatia de afaceri cu persoana respectiva (contract, e-mailuri, invitatii, parteneriate).

In concluzie, pentru a sustine ca achizitia ceasului reprezinta o cheltuiala de protocol, este esential sa existe documente interne si externe care demonstreaza legatura directa a cheltuielii cu activitatea economica a firmei, iar scopul acordarii sa fie unul profesional, nu personal.

Din punct de vedere al TVA, societatea nu are dreptul de deducere a TVA, avand in vedere prevederile de la art. 297 (4) lit. a) dispozitii care prevad ca orice persoana impozabila are dreptul sa deduca taxa aferenta achizitiilor, daca acestea sunt destinate utilizarii in folosul urmatoarelor operatiuni:
a) operatiuni taxabile;

Prin urmare, in cazul mentionat de dvs., achizitia nu este utilizata in folosul operatiunilor taxabile.

Plafonul de 2% se aplica la momentul actual doar in cazul impozitului pe profit si pentru cheltuiala cu TVA colectata aferent bunurilor acordate gratuit ce depasesc valoarea de 100 lei.

Astfel, conform normelor date in aplicarea art. 270 alin. (8) lit. c) din Codul fiscal:

(12) In sensul art. 270 alin. (8) lit. c) din Codul fiscal:

a) bunurile de mica valoare acordate gratuit in cadrul actiunilor de protocol nu sunt considerate livrari de bunuri daca valoarea fiecarui cadou oferit este mai mica sau egala cu plafonul de 100 lei, exclusiv TVA. Cadoul cuprinde unul sau mai multe bunuri oferite gratuit. In situatia in care persoana impozabila a oferit si cadouri care depasesc individual plafonul de 100 lei, exclusiv TVA, insumeaza valoarea depasirilor de plafon aferente unei perioade fiscale, care constituie livrare de bunuri cu plata, si colecteaza taxa, daca taxa aferenta bunurilor respective este deductibila total sau partial. Se considera ca livrarea de bunuri are loc in ultima zi lucratoare a perioadei fiscale in care au fost acordate bunurile gratuit si a fost depasit plafonul. Baza impozabila, respectiv valoarea depasirilor de plafon, si taxa colectata aferenta se inscriu in autofactura prevazuta la art. 319 alin. (8) din Codul fiscal, care se include in decontul intocmit pentru perioada fiscala in care persoana impozabila a acordat bunurile gratuit in cadrul actiunilor de protocol si a depasit plafonul;

Conform art.25, alin (3), lit.a) din codul fiscal reprezinta cheltuieli deductibile limitat dpdv al impozitului pe profit
a) cheltuielile de protocol in limita unei cote de 2% aplicata asupra profitului contabil la care se adauga cheltuielile cu impozitul pe profit si cheltuielile de protocol. In cadrul cheltuielilor de protocol se includ si cheltuielile inregistrate cu taxa pe valoarea adaugata colectata potrivit prevederilor titlului VII, pentru cadourile oferite de contribuabil, cu valoare mai mare de 100 lei;

Cu privire la cheltuielile de protocol, din punct de vedere fiscal, conform art. 25 alin. (3) lit. a) din Codul fiscal, urmatoarele cheltuieli au deductibilitate limitata: cheltuielile de protocol in limita unei cote de 2% aplicata asupra profitului contabil la care se adauga cheltuielile cu impozitul pe profit si cheltuielile de protocol. 

Avand in vedere statutul fiscal al microintreprinderilor care platesc impozit bazat exclusiv pe veniturile inregistrate, fara a tine cont de cheltuielile effectuate potrivit art. 53 din Codul fiscal, in cazul microintreprinderii nu se poate discuta despre o cheltuiala deductibila sau nu in sens fiscal. Deductibilitatea in limita de 2% este aplicabila doar societatilor platitoare de impozit pe profit.

Pentru microintreprinderi, nu putem spune ca o cheltuiala este deductibila sau nedeductibila in sens fiscal, ci doar ca aceasta trebuie corect inregistrata contabil si documentata.

Conform reglementarilor contabile din Ordinul 1802/2014: Cheltuielile de protocol sunt cheltuieli recunoscute in contul de profit si pierdere.

Cum trebuie sa procedeze contabilul cu cheltuielile pe firma facute in interesul salariatilor, administratorului, asociatilor? Aflati tratamentul fiscal corect parcurgand lucrarea
Cheltuieli personale pe firma: intre necesitate, tentatie si risc fiscal, click AICI>>

Regula de baza pentru deducerea oricarei cheltuieli este de a fi efectuata in scopul desfasurarii activitatii economice si rezultatul acestei activitati trebuie sa fie realizarea de profit.

Protocolul trebuie doar corect inregistrat contabil si documentat. Pentru a justifica cheltuiala de protocol este nevoie de bon fiscal/factura si de preferat o nota/decizie interna emisa de administratorul microintreprinderii in care sa se precizeze necesitatea efectuarii cheltuielii pentru a inlatura orice alta clasificare ca venituri din alte surse sau ca avantaj salarial dupa caz.

Speta 2. Achizitie bunuri personale pe firma

In luna octombrie 2025, administratorul societatii a achizitionat un expressor de cafea din greseala pe numele companiei si achitat cu cardul personal. Factura a fost importata din SPV deoarece la momentul respectiv s-a considerat ca bunul este achizionat pentru companie. Cum se poate remedia aceasta situatie? Putem factura bunul respectiv catre administrator din moment ce acesta ii apartine? Care este monografia contabila?

Specialistul confirma ca solutia cea mai la indemana este sa facturati cu o mica cota de profit acest espressor de cafea catre adminsitrator.

In situatia in care administratorul a achizitionat din eroare un bun personal (espressoare de cafea) pe numele societatii si plata a fost efectuata din fonduri personale, solutia corecta pentru a regulariza operatiunea este vanzarea bunului de catre societate catre administrator.

Pentru a justifica tranzactia din punct de vedere contabil si fiscal, se inregistreaza bunul ca marfa in gestiunea firmei, iar ulterior se emite o factura catre administrator, la o valoare rezonabila, care poate include un adaos comercial minim, astfel incat operatiunea sa fie in concordanta cu obiectul de activitate al firmei si sa nu prezinte riscuri fiscale.

Cum trebuie sa procedeze contabilul cu cheltuielile pe firma facute in interesul salariatilor, administratorului, asociatilor? Aflati tratamentul fiscal corect parcurgand lucrarea
Cheltuieli personale pe firma: intre necesitate, tentatie si risc fiscal, click AICI>>

Inregistrati achizitia ca marfa si revindeti cu adaos minim pentru justificarea tranzactiei in scopul activitatii firmei.

Bugete cash flow rentabilitate risc - ghid practic

Vezi AICI detalii

Agenda Fiscala a Contabilului 2026

Vezi AICI detalii

Operare SAGA Exemple practice si recomandari

Vezi AICI detalii