e-Factura ANAF. PFA-urile au nevoie de facturi PDF sau XML pentru a-si deduce cheltuielile in 2026?

13-Ian-2026

2451

e-Factura ANAF. PFA-urile au nevoie de facturi PDF sau XML pentru a-si deduce cheltuielile in 2026?

Alege-ne ca sursa ta de informatii in Google

Cuprins

Ce trebuie sa stiti despre functionarea RO e-Factura Care este exemplarul original al facurii electronice Documente necesare pentru ca un PFA sa isi poata deduce cheltuielile Cum sa procedati in cazul in care factura nu mai este disponibila Ce alte optiuni aveti

Deductibilitatea cheltuielilor reprezinta un aspect esential pentru orice PFA care tine contabilitatea in sistem real, deoarece influenteaza direct nivelul impozitelor datorate. In practica, foarte multe PFA-uri se confrunta cu situatii in care detin doar factura in format PDF, fara fisierul XML aferent sistemului RO e-Factura, si se intreaba daca aceasta este suficienta pentru justificarea cheltuielii.

Odata cu implementarea obligatorie a RO e-Factura, regulile privind documentele justificative s-au schimbat, iar intelegerea corecta a acestora este extrem de importanta, mai ales in contextul unor eventuale controale fiscale. In continuare, vom analiza care este documentul original al facturii electronice, daca o cheltuiala este deductibila atunci cand exista doar PDF-ul si ce trebuie sa faca un PFA pentru a se asigura ca detine documentele necesare din punct de vedere legal.

Avem acest caz concret. O PFA pentru pentru care se tine contabilitatea in sistem real si care nu este platitoare de TVA isi poate deduce cheltuiala (este deductibila fiind aferenta activitatii) in situatia in care are la dispozitie doar documentul in format PDF? Mentionez ca in momentul in care a fost interogat site ul ANAF NU a fost descarcat si formatul XML insotit de semnatura, s-a descarcat doar formatul PDF. Daca este necesar sa obtina si formatul xml, cum trebuie procedat? Multumesc.

Ce trebuie sa stiti despre functionarea RO e-Factura

Potrivit art. (2) alin. (1) lit. a) si art. 4 alin. (6) din OUG nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania, precum si pentru completarea Ordonantei Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cartii de identitate a vehiculului si certificarea autenticitatii vehiculelor rutiere in vederea introducerii pe piata, punerii la dispozitie pe piata, inmatricularii sau inregistrarii in Romania, precum si supravegherea pietei pentru acestea,
Art. 2
(1) In sensul prezentului capitol, termenii si expresiile de mai jos au urmatoarele semnificatii:
a) factura electronica - factura emisa, transmisa si primita intr-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronica si automata;
(...)
Art. 4
(6) Exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de semnatura electronica a Ministerului Finantelor.

Care este exemplarul original al facurii electronice

Asadar, exemplarul original al facturii electronice este fisierul XML, insotit de semnatura/sigiliul electronic al Ministerului Finantelor, nu documentul in format PDF. Documentul in format PDF reprezinta doar o redare pentru vizualizare/listare (rezultata din conversia informatiilor din XML), fiind util din punct de vedere practic, insa nu este considerat documentul original in cadrul reglementarilor RO e-Factura.

PFA II IF Taxe Impozite Deduceri Contributii 2026

Vreau acest produs →

Examenul de ACCES la STAGIUL CECCAR 2026

Vreau acest produs →

ChatGPT pentru contabili Ghid Practic cu prompturi si aplicatii reale

Vreau acest produs →

NOUTATI din Codul Fiscal
Validat de expertul
Portal Codul Fiscal
Inregistrare si declarare amenajare teren ulterioara exproprierii terenului catre CNAIR Am fost expropriati si din 2025 avem servicii sondare, proiectare racord la reteaua publica, refacere parcari, refacere canalizare, refacere post trafo alimentare cu energie,...citeste mai mult
NOUTATI din Codul Fiscal
Validat de expertul
Portal Codul Fiscal
Monografie factoring Societate comerciala platitoare de TVA si impozit pe profit, incheie un contract de factoring cu o banca din Romania pentru facturile emise. Practic cesioneaza catre banca...citeste mai mult
NOUTATI din Codul Fiscal
Validat de expertul
Portal Codul Fiscal
Cheltuieli ulterioare achizitiei mijloacelor fixe In anul x luna 8 se achizitioneaza un mijloc fix.Pentru acesta lipseau niste accesorii dar care au fost incluse in pretul acestui mijloc fix. S-a inregistrat mijlocul fix si s-a...citeste mai mult
NOUTATI din Codul Fiscal
Validat de expertul
Portal Codul Fiscal
Declararea ca inactiva a unei societati ca urmare a expirarii sediului social. Consecinte fiscale pentru furnizor si beneficiar O firma are deja expirat sediul social. Deoarece administratorul /asociatul unic, care este cetatean polonez nu doreste sa achite o suma modica unui proprietar de apartament pentru...citeste mai mult
NOUTATI din Codul Fiscal
Validat de expertul
Portal Codul Fiscal
Neplatitor de TVA prestari servicii intracomunitare SRL neplatitor de TVA, a facturat catre o firma neplatitoare de TVA din Germania, neavand cod special de TVA. Firma din Germania nu a furnizat un cod valid de TVA. In cazul acesta,...citeste mai mult

ati&utm_campaign=crosslinks" target="_blank" style="color: #3a7e44;">citeste mai mult

Documente necesare pentru ca un PFA sa isi poata deduce cheltuielile

In ceea ce priveste deductibilitatea cheltuielii la un PFA in sistem real, conditia esentiala este existenta unui document justificativ, iar reglementarile contabile permit utilizarea documentelor si in format electronic, nu doar pe suport hartie.

Totusi, in cazul unui eventual control, pentru facturile transmise prin RO e-Factura, se poate solicita forma originala a documentului, respectiv XML-ul validat, insotit de semnatura Ministerului Finantelor. Din acest motiv, este recomandat sa existe in arhiva si XML-ul semnat, nu doar PDF-ul.

Cum sa procedati in cazul in care factura nu mai este disponibila

Avand in vedere ca factura nu mai este disponibila pentru descarcare din SPV, intrucat a fost depasit termenul de 60 de zile, aceasta este arhivata si poate fi obtinuta ulterior la cerere, prin depunerea unei solicitari de repostare in RO e-Factura.

Solicitarea trebuie sa includa urmatoarele informatii:
- numarul index de incarcare (daca este cunoscut);
- data documentului, conform informatiilor comunicate de vanzator;
- descrierea documentului, respectiv: numar factura, denumire cumparator, cod fiscal cumparator, denumire vanzator, cod fiscal vanzator.

Sistemul aloca automat un numar de inregistrare al solicitarii. Raspunsul consta in repostarea in sistem a documentului solicitat si transmiterea unei notificari. Notificarile se transmit automat la adresele de e-mail completate in SPV de catre reprezentantii emitentului/destinatarului, daca a fost activata aceasta optiune.

Ce alte optiuni aveti

Alte optiuni sunt:
- contactarea furnizorului si solicitarea retransmiterii fisierului XML original (in forma descarcata din propriul SPV, la momentul transmiterii/validarii in RO e-Factura).
- verificarea aplicatiei/softului de facturare-contabilitate: daca se utilizeaza un program integrat cu ANAF prin API, este posibil ca acesta sa fi descarcat si arhivat automat fisierul XML (si semnatura aferenta), chiar daca a fost consultata doar varianta PDF pentru vizualizare.

Explicatii oferite in 2026 de specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.