Solutii inteligente pentru o mai buna gestionare financiar-contabila a unei firme

Potrivit legislatiei financiar-contabile in vigoare, in Romania, societatile comerciale, indiferent de forma lor juridica, au obligatia sa-si inregistreze operatiunile economico-financiare si sa prezinte documente financiar–contabile doveditoare, pe suport fizic de hartie sau in format electronic, cadrul legal in acest sens fiind oferit de prevederile cuprinse in Ordinul Ministerului Finantelor Publice (MFP) nr. 2634/2015, intrat in vigoare din 2016. Va prezentam, in cele ce urmeaza, trei solutii inteligente pentru a gestiona mai usor si mai sigur banii si documentele contabile.

1. O solutie utila de gestionare electronica a documentelor contabile

Daca in trecut gestionarea documentelor contabile se facea doar pe hartie, fiind, totodata, o activitate obositoare si mare consumatoare de timp, in prezent, acest proces de inregistrare a operatiunilor economico-financiare se poate realiza intr-un mod mai simplu si mai rapid prin programele de facturare electronice. Legislatia contabila in domeniul facturarii electronice este definita printr-o serie de acte si norme legislative, dintre care putem mentiona cateva mai des uzitate: Legea 148/2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice, Ordinul MCSI 493/2009 privind normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, Legea 455/2001 privind semnatura electronica si Legea 451/2004 privind marca temporala.

Pentru orice manager sau contabil, programul de facturare este un instrument de lucru foarte util datorita multiplelor operatii pe care le efectueaza, cum ar fi emiterea de facturi si alte documente contabile, furnizarea de informatii despre produse si clienti, monitorizarea incasarilor si a cheltuielilor sau intocmirea eficienta a registrelor cu specific contabil.

Este bine de retinut ca inainte sa optati pentru aceasta metoda de gestionare a documentelor, trebuie sa va asigurati ca serviciul de suport al furnizorului de software este prompt si bine organizat, dar si ca acesta include masuri de siguranta, de confidentialitate, un back-up bun si este accesibil de pe tableta sau telefonul mobil.

2. O modalitate automata si rapida de procesare a banilor

Pentru desfasurarea activitatilor economice curente, atat institutiile financiar-bancare si birourile contabile, cat si marile lanturi de magazine, restaurante si hoteluri, au nevoie de echipamente automatizate care sa le faciliteze procesul de numarare si verificare a banilor. Decizia de achizitionare a echipamentelor de procesat numerarul este influentata, in primul rand, de specificul nevoilor viitorului utilizator economic.

Revista Romana de Contabilitate si Monografii Contabile - abonament pe 12 editii

Vezi AICI detalii

Operare SAGA Exemple practice si recomandari

Vezi AICI detalii

TVA redus pentru restaurante si catering 25 de instructiuni pentru contabili

Vezi AICI detalii

Un alt criteriu important in alegerea masinii de numarat banii este viteza de procesare, care poate varia in functie de model, de la 500 bancnote/minut pana la aproximativ 1.850 bancnote /minut.

Totodata, selectia echipamentelor de procesat banii se bazeaza si pe volumul maxim de numarare a bancnotelor, precum si pe modalitatile de procesare efectuate, precum numararea, verificarea sau sortarea. Unele modele de masini de numarat banii au, de asemenea, incorporate lampi cu raze ultraviolete pentru detectarea bancnotelor false, deteriorate sau lipite, fiind prevazute cu senzori de avertizare sonora.

3. O noua solutie de arhivare

O alta activitate importanta pentru toate unitatile economice este reprezentata de arhivarea documentelor contabile si care se realizeaza, in mod obisnuit, pe hartie. Ideea arhivarii electronice prinde contur si in Romania, insa, la fel ca si in cazul arhivarii clasice, este necesara indeplinirea anumitor conditii de securitate si de garantare a integritatii acestora.

Reglementarile Legii 135/2007 privind regimul arhivarii electronice, Codul fiscal, Codul de procedura fiscala si Legea contabilitatii 82/1991 cu modificarile ulterioare pot detalia conditiile in care se poate face arhivarea electronica, in paralel cu arhivarea clasica, pe hartie. Este important ca locul de arhivare sa fie pe teritoriul tarii noastre, exceptie facand facturile transmise si primite prin mijloace electronice care au un regim mai flexibil, existand posibilitatea ca acestea sa fie stocate in orice loc daca pe perioada arhivarii electronice se asigura autenticitatea sursei si integritatea continutului documentelor.

De asemenea, pot fi arhivate electronic, respectand prevederile legale, cel mai frecvent folosite documente contabile, printre care se numara: factura, chitanta, bonul de consum, bonul fiscal, ordinul de plata, dispozitia de plata, borderoul de achizitie si nota de intrare-receptie. Modul de reglementare si utilizare al acestor documente justificative financiar-contabile este prevazut prin Ordinul 3512 al Ministrului Economiei si Finantelor si prin Legea 571/2003 privind Codul Fiscal.

Documentele contabile sunt foarte importante pentru orice afacere si la fel si gestionarea acestora, deoarece pe baza lor se poate stabili nivelul de performanta economica, se pot calcula taxele si impozitele pentru stat si bineinteles, se pot calcula sumele ce vor reveni sub forma de dividende sau venituri pentru membrii sau asociatii respectivelor societati economice.

Sursa foto:
https://www.pexels.com/photo/work-desk-948887/