Inventarierea patrimoniului. Procedura pas cu pas si situatiile sensibile pe care le intalnesti in practica

Cine are obligatia sa faca inventarierea

Potrivit prevederilor art. 7 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, au obligatia sa efectueze inventarierea generala a elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii detinute la inceputul activitatii:

• societatile comerciale; 
• societatile/companiile nationale; 
• regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare; 
• societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice; 
• institutiile publice; 
• asociatiile, fundatiile, organizatiile non-guvernamentale si celelalte persoane juridice fara scop patrimonial; 
• subunitatile fara personalitate juridica, cu sediul in strainatate, precum si subunitatile fara personalitate juridica din Romania care apartin unor persoane juridice cu sediul in strainatate; 
• organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevazute in legislatia pietei de capital; 
• fondurile de pensii facultative; 
• fondurile de pensii administrate privat; 
• persoanele fizice care desfasoara activitati producatoare de venituri 
• asociatiile de proprietari. 

Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii.

Cand se face inventarierea

Inventarierea se efectueaza: 

1. La inceputul activitatii, cu scopul de a stabilii si evalua elementele de natura activelor ce constituie aport la capitalul entitatii. Elementele de natura activelor care constituie aport la capitalul social al entitatilor si la patrimoniul institutiilor publice se inscriu in Registrul-inventar, grupate pe conturi. 

2. Cel putin o data in cursul exercitiului financiar, de regula, cu ocazia incheierii exercitiului financiar. 

Inventarierea anuala se face, de regula, la sfarsitul exercitiului financiar in scopul intocmirii situatiilor financiare anuale. 
Daca in cursul exercitiului financiar a fost efectuata inventarierea tuturor elementelor de natura activelor dintr-o gestiune, aceasta poate tine loc de inventariere anuala, cu aprobarea persoanei care are obligatia gestionarii entitatii. 

In situatia inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, in Registrul-Inventar se cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate si inscrise in listele de inventariere actualizate cu intrarile si iesirile de bunuri din perioada cuprinsa intre data inventarierii si data incheierii exercitiului financiar. 

Entitatile care, au optat pentru un exercitiu financiar diferit de anul calendaristic, organizeaza si efectueaza inventarierea anuala la finele exercitiului financiar stabilit astfel incat rezultatele acesteia sa fie cuprinse in situatiile financiare intocmite pentru exercitiul financiar stabilit. 

In functie de natura activitatii entitatilor, bunurile pot fi inventariate si inaintea datei de incheiere a exercitiului financiar, cu conditia asigurarii valorificarii si cuprinderii rezultatelor inventarierii in situatiile financiare anuale intocmite pentru exercitiul financiar respectiv. 

3. In cazul fuziunii sau incetarii activitatii. Cu ocazia fuziunii, divizarii sau incetarii activitatii fiecare societate comerciala are obligatia sa intocmeasca situatii financiare anuale conform prevederilor art. 28 alin. (1) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare. In vederea intocmirii situatiilor financiare in vederea efectuarii operatiunilor de fuziune, divizare sau incetare a activitatii, se procedeaza la efectuarea inventarierii. 

Rezultatele inventarierii si ale evaluarii efectuate cu aceasta ocazie se inregistreaza in contabilitatea fiecarei societati, potrivit reglementarilor contabile aplicabile. 

Alte situatii in care se efectueaza inventarierea: 

• la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului, sau a altor organe prevazute de lege; 
• cand sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune; 
• la schimbarea gestionarului sau in alte situatii cand intervine o predare-primire de gestiune; 
• cu prilejul reorganizarii gestiunilor; 
• ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora; 
• cu ocazia intocmirii situatiilor financiare interimare; 
• in alte cazuri prevazute de lege. 

Inventarierea in octombrie in loc de decembrie: este permis?

Legea cere inventarierea anuala, dar nu impune luna decembrie. Daca in cursul anului a fost inventariata o gestiune, inventarierea poate tine loc de inventariere anuala, cu aprobarea persoanei care gestioneaza entitatea. In Registrul-inventar se cuprinde atunci valoarea stocurilor faptice, actualizata cu intrarile si iesirile dintre data inventarierii si inchiderea exercitiului.

In functie de natura activitatii, bunurile pot fi inventariate si inainte de incheierea exercitiului, cu conditia ca rezultatele sa fie valorificate si cuprinse in situatiile financiare anuale. Entitatile cu exercitiu financiar diferit de anul calendaristic fac inventarierea la finele exercitiului pe care l-au ales.

Procedura de inventariere, pe etape

Iata care sunt principalele etape ale inventarierii:

1. Decizia de numire a comisiei

Procedura incepe cu o decizie scrisa a administratorului sau a persoanei care gestioneaza entitatea. Ea cuprinde componenta comisiei, metoda de inventariere, gestiunea verificata si perioada operatiunilor. Pentru detalii despre cine poate si cine nu poate face parte din comisie, vezi cine face parte din comisia de inventariere, atributii si reglementari cheie.

2. Declaratia gestionarului

Inainte de inceperea lucrarilor, comisia cere gestionarului o declaratie scrisa. Din ea rezulta, printre altele:

• existenta altor locuri de depozitare; 
• bunurile apartinand tertilor; 
• plusurile sau lipsurile cunoscute; 
• bunurile nereceptionate sau nelivrate; 
• operatiunile fara documente legale; 
• numerarul din vanzari si documentele neoperate in evidenta; 
• datele ultimului document de intrare sau de iesire. 

Declaratia se semneaza in fata comisiei.

3. Sigilarea si verificarea situatiei scriptice

Comisia identifica spatiile in care se afla bunurile si le sigileaza ori de cate ori operatiunile se intrerup. La reluare, verifica integritatea sigiliilor. Tot in aceasta etapa comisia bareaza si semneaza fisele de magazie la ultima operatiune si vizeaza documentele de intrare sau de iesire neinregistrate, ca evidenta contabila sa reflecte realitatea de la momentul inventarierii.

Daca gestionarul nu se prezinta la data stabilita, gestiunea se sigileaza si conducerea este informata. Dupa a doua neprezentare, inventarierea se face in prezenta reprezentantului legal al gestionarului sau a unei persoane desemnate prin decizie scrisa.

4. Numararea, masurarea si listele de inventariere

Comisia numara, masoara, cantareste si identifica bunurile, apoi intocmeste listele de inventariere. Pentru gestiunile cu amanuntul se verifica si numerarul din casa, precum si starea metrologica a aparatelor de masurare sau cantarire.

5. Evaluarea si procesul-verbal

Comisia stabileste natura lipsurilor, pierderilor, pagubelor si deprecierilor, precum si natura plusurilor, si propune modul de regularizare a diferentelor. Procesul-verbal cuprinde concluzii si propuneri, de exemplu casarea bunurilor degradate. Propunerile se inainteaza conducerii in 7 zile lucratoare, iar conducerea decide scoaterea din functiune sau din evidenta.

6. Inregistrarea rezultatelor si Registrul-inventar

Rezultatele inventarierii se inregistreaza in contabilitate si se cuprind in situatiile financiare. Registrul-inventar centralizeaza elementele inventariate. Daca esti PFA sau intreprindere individuala, vezi cum se completeaza Registrul-inventar pentru PFA, cu model.

Vrei toata procedura, fara sa o refaci de la zero? Manualul de inventariere. Societati comerciale. PFA. ONG iti da procedura pas cu pas si setul complet de documente in format editabil: decizia de inventariere, declaratia gestionarului, listele si procesul-verbal final. Click AICI>>

Plusuri, minusuri si compensari

Inventarierea compara faptul cu scriptul, iar diferentele se trateaza diferit:

• Plusurile se inregistreaza in evidenta si au implicatii fiscale proprii. 
• Minusurile se analizeaza pentru a stabili daca sunt imputabile sau neimputabile. Pentru cele imputabile, sumele se recupereaza de la persoanele vinovate. 
• Compensarea este o exceptie strict reglementata. Plusurile pot acoperi lipsurile doar daca diferentele provin din erori de gestiune, nu din sustragere, degradare sau neglijenta. 

Conditiile de compensare sunt cumulative: bunurile sunt de aceeasi natura si exista risc de confuzie intre sorturi; diferentele privesc aceeasi perioada si aceeasi gestiune; comisia demonstreaza prin justificari scrise ca au cauze obiective; iar conducerea a aprobat anual lista sorturilor admise la compensare. Compensarea se face pentru cantitati egale, iar rezultatul se consemneaza in procesul-verbal, pe baza unui tabel intocmit de comisie. Detaliile, inclusiv exemplul numeric si regimul TVA, se gasesc in articolul despre compensarea plusurilor si minusurilor la inventar: conditii si inregistrari contabile.

Situatii sensibile intalnite la inventariere

In practica, cele mai multe blocaje nu tin de regula generala, ci de cazuri concrete. Iata intrebarile care apar cel mai des:

• Cum eviti numararea de doua ori a aceluiasi produs? O metoda de lucru si sigilarea spatiilor reduc riscul de dublare. 
• Cum inventariezi bunurile aflate in curs de aprovizionare? Ele sunt cumparate, dar nu au ajuns inca in gestiune. 
• Cum inventariezi stocurile fara sa blochezi comenzile clientilor? Operatiunea trebuie planificata astfel incat vanzarile sa nu se opreasca. 
• Cum inventariezi creantele aflate in litigiu? Ele cer documente si analiza proprie. 
• Ce faci cu bunurile depreciate ireversibil? Propunerea de casare intra in procesul-verbal. 
• Cum eviti sa numeri produsele care apartin tertilor? Ele trebuie declarate de gestionar si evidentiate separat. 
• Ce documente justifica minusurile constatate si in ce conditii le poti compensa cu plusuri? 

Mai apar si cazuri precum cartile degradate fizic sau depasite moral si tratamentul fiscal al scoaterii lor din gestiune, bunurile casate fara dovada predarii ca deseuri sau tastaturile si mouse-urile, consumabile ori obiecte de inventar? Pentru ele conteaza documentele si incadrarea corecta.

Cum rezolvi pas cu pas aceste situatii? In Manualul de inventariere gasesti pentru fiecare dintre ele procedura exacta, cu exemple din productie, agricultura, turism sau constructii. Cuprinsul include si compensarea plusurilor si minusurilor, recuperarea pagubelor, implicatiile fiscale ale inventarierii si corectarea erorilor dupa inventariere.Click AICI>>

Inventarierea pentru situatiile financiare interimare si alte obligatii

Dividende in cursul anului. Societatile care distribuie dividende in cursul exercitiului financiar intocmesc situatii financiare interimare, conform OMFP nr. 3.067/2018. Pentru ele fac inventarierea si reflecta rezultatele in contabilitate. Semnarea situatiilor interimare este reglementata expres de acelasi act.

Asociatiile de proprietari. Potrivit Legii nr. 196/2018, administratorii intocmesc lunar si depun semestrial situatia soldurilor activelor si pasivelor. Nerespectarea obligatiilor se sanctioneaza cu amenda intre 2.500 si 5.000 lei.

Inventarierea in programele de contabilitate. Daca lucrezi in SAGA, procedura si corectarea erorilor dupa inventariere au pasi proprii. Manualul de inventariere le prezinta cu print-screen-uri din program.

Ce risti daca nu faci inventarierea

Inventarierea anuala este obligatorie, iar nerespectarea ei este contraventie. Amenda poate ajunge, potrivit Legii contabilitatii, pana la 5.000 lei. Dincolo de sanctiune, situatiile financiare intocmite fara inventariere nu reflecta patrimoniul real, iar diferentele pot iesi la iveala la un control.

Checklist pentru ultimele saptamani ale anului:

1. Emite decizia de inventariere si numeste comisia, cu perioada si gestiunile. 
2. Pregateste declaratiile gestionarilor. 
3. Actualizeaza evidentele si bareaza fisele de magazie la ultima operatiune. 
4. Sigileaza spatiile si planifica numararea astfel incat comenzile sa nu se blocheze. 
5. Intocmeste listele de inventariere si procesul-verbal cu concluzii si propuneri. 
6. Analizeaza plusurile si minusurile si decide daca se pot compensa. 
7. Inregistreaza rezultatele si completeaza Registrul-inventar.

Ai nevoie de modele gata de completat? Comanda Manualul de inventariere 

Sursa foto: Pexels.com