Facturi neprimite in E-Factura. Cum pot fi inregistrate in contabilitate

Incepand cu 01.01.2024 sistemul RO e-factura a devenit obligatoriu pentru toate tranzactiile efectuate intre persoanele impozabile stabilite pe teritoriul Romaniei, iar facturile vor fi primite in acest fel de la aceste persoane, pentru a putea fi inregistrate in contabilitate. Totusi, este de mentionat faptul ca anumite operatiuni sunt exceptate de la obligatia utilizarii sistemului.

Operatiuni exceptate de la obligatia utilizarii sistemului national privind factura electronica RO e-Factura:

- livrarile de bunuri expediate sau transportate in afara Uniunii Europene de catre furnizor sau de alta persoana in contul sau;

- livrarile de bunuri expediate sau transportate in afara Uniunii Europene de catre cumparatorul care nu este stabilit in Romania sau de alta persoana in contul sau, cu exceptia bunurilor transportate de cumparatorul insusi si care sunt folosite la echiparea ori alimentarea ambarcatiunilor si a avioanelor de agrement sau a oricarui altui mijloc de transport de uz privat;

- livrarile intracomunitare de bunuri.

- livrarile de bunuri/prestarile de servicii pentru care se emit facturi simplificate conform prevederilor art. 319 alin. (12) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare;

- prestarile de servicii pentru care emiterea facturii nu face obiectul normelor de facturare aplicabile in Romania conform art. 319 alin. (5) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare.

Cum poate proceda la inregistrarea in contabilitate in cazul in care o firma NU primeste factura prin sistemul RO e-Factura? Redam in randurile care urmeaza o speta importanta.

Facturi neprimite in E-Factura. Cum pot fi inregistrate in contabilitate – studiu de caz

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2025 - Editie revizuita

Vezi AICI detalii

Cartea Verde a Contabilitatii - Editie revizuita

Vezi AICI detalii

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

Un salariat al societatii noastre a fost plecat in luna septembrie 2024 in delegatie pe teritoriul Romaniei si a inchiriat o masina pentru a se putea deplasa. Acesta a primit o factura listata in pdf pentru inchirierea masinii.

NOU! Ghid complet si actualizat privind e-Factura si e-Transport! Contine explicatii clare si profesioniste privind toate modificarile legislative introduse recent, plus modele de documente necesare si numeroase studii de caz, AICI»

Serviciul de inchiriere a fost platit cu cardul companiei, dar funizorul nu a incarcat factura in SPV pana acum.Am incercat de mai multe ori sa luam legatura cu furnizorul pe email dar nu am primit nici un raspuns. Va rog sa ne spuneti ce putem face in aceasta situatie?

Daca alegem sa inregistram factura listata in pdf fara a avea originalul facturii din SPV (xml) care sunt consecintele, ce note contabile se fac si care este tratamentul fiscal al cheltuielii si al TVA-ului? Trebuie sa declaram factura in format pdf in declaratia 394 sau doar cele primite in SPV trebuie declarate?

Raspuns:

In situatia descrisa, recomandarile sunt:

1. In legatura cu demersurile suplimentare:
Continuati sa incercati sa contactati furnizorul pentru a incarca factura in sistemul RO e-Factura. Este responsabilitatea furnizorului sa transmita factura electronica prin acest sistem in termen de 5 zile calendaristice de la emiterea facturii, conform Art. 10 alin. (7) din OUG nr. 120/2021. Totodata, puteti notifica organele fiscale competente despre aceasta neconformitate conform Art. 10 indice 9 din aceeasi ordonanta, ceea ce poate determina aplicarea unor masuri pentru transmiterea facturii de catre emitent.

Dar, daca furnizorul nu este persoana impozabila stabilita in Romania conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015, atunci nu este obligat sa emita factura prin sistemul RO e-Factura. OUG nr. 120/2021 impune aceasta obligatie doar pentru relatiile comerciale B2B intre persoane impozabile stabilite in Romania.

Totodata, daca furnizorul este o asociatie sau o fundatie care nu este inregistrata in scopuri de TVA, si daca aceasta se incadreaza in categoriile mentionate in Art. 10 indice 6) din OUG nr. 120/2021, atunci aceasta nu are obligatia de a utiliza sistemul RO e-Factura pentru emiterea facturilor pana la 30 iunie 2025. In acest caz, factura in format PDF primita este complet valida pentru inregistrare contabila si deducere a cheltuielilor (nu si a TVA), cu conditia sa indeplineasca toate cerintele legale pentru o factura conform Codului Fiscal.

Daca acesta este cazul dumneavoastra, factura in format PDF primita de la furnizor este conforma, iar procesul de deducere a cheltuielilor (nu si a TVA) precum si de inregistrare contabila, poate fi efectuat in mod normal, cu conditia ca factura sa respecte celelalte cerinte legale specifice facturarii, prevazute de art. 319 alin. 20 din Codul fiscal.

Atentie! Daca factura pentru inchirierea masinii a fost emisa pe numele salariatului si nu pe numele companiei, atunci situatia se incadreaza intr-o relatie de tip B2C (business-to-consumer), nu B2B (business-to-business). Conform legislatiei in vigoare, sistemul RO e-Factura nu este obligatoriu pentru tranzactiile B2C pana la data specificata pentru implementarea obligatorie in acest sector.

2. Consecintele inregistrarii facturii in format PDF:

-Risc de amenda:
Conform Art. 13 indice 2 alin. (1) lit. b) din OUG nr. 120/2021, inregistrarea unei facturi fara respectarea prevederilor legale, atrage o amenda egala cu 15% din valoarea totala a facturii.

3. Dreptul de deducere a TVA:

Potrivit Art. 299 din Codul Fiscal, pentru a exercita dreptul de deducere a TVA, trebuie sa detineti o factura conforma emisa in sistemul RO e-Factura. Daca inregistrati factura in format PDF fara ca aceasta sa fie incarcata in SPV, nu veti deduce TVA, deoarece factura nu respecta formele legale prevazute pentru relatiile B2B intre persoane impozabile. Conform art. 4 alin. (6) din OUG 120/2021, exemplarul original al facturii electronice, este fisierul de tip XML insotit de sigiliul electronic al Ministerului Finantelor , iar formatul fizic nu indeplineste aceasta cerinta.

NOU! Ghid complet si actualizat privind e-Factura si e-Transport! Contine explicatii clare si profesioniste privind toate modificarile legislative introduse recent, plus modele de documente necesare si numeroase studii de caz, AICI»

Atentie la datele cumparatorului!
Daca factura este emisa pe numele salariatului (chiar daca este platita cu cardul firmei) posibilitatea deducerii TVA pentru facturile din deplasari emise pe numele salariatilor sau administratorilor, a fost eliminate din normele de aplicare ale Codului fiscal.Prin urmare, asa cum avertizau specialistii, angajatorii trebuie sa-si schimbe procedurile interne astfel incat aceste facturi sa fie emise direct pe firma si transmise in e-Factura.

4. Tratamentul fiscal al cheltuielii:

Cheltuiala cu inchirierea masinii este in mod normal deductibila fiscal daca este efectuata in scopul desfasurarii activitatii economice (Art. 25 din Codul Fiscal). Conditia detinerii unui formular original (fisierul de tip XML insotit de sigiliul electronic al Ministerului Finantelor) este pentru deducerea TVA, nefiind conditie si pentru deductibilitatea cheltuielilor.

5. Declararea facturii in D394:

In Declaratia 394 se declara facturile emise conform legii, respectiv cele emise prin SPV. Daca factura in format PDF nu este incarcata in SPV, aceasta nu ar trebui declarata in D394 pana cand nu este transmisa corect, conform prevederilor legale pentru facturile B2B.

6. Inregistrarea in contabilitate:

Pana la primirea facturii in sistemul RO e-Factura, puteti inregistra temporar operatiunea in contabilitate folosind extrasul de cont bancar ca document justificativ (6xxx = 5121 cu suma integrala). Ulterior, cand factura este incarcata in SPV si o primiti, veti ajusta inregistrarile contabile pentru a reflecta exact detaliile facturii, inclusiv TVA si alte detalii facturate.

NOU! Ghid complet si actualizat privind e-Factura si e-Transport! Contine explicatii clare si profesioniste privind toate modificarile legislative introduse recent, plus modele de documente necesare si numeroase studii de caz, AICI»

Temei legal 

Ordonanta de urgenta nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura

Art. 4. -
(1) Structura facturii electronice respecta:
a) specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice asa cum sunt prevazute in standardul european SR EN 16931-1, care sunt aplicabile la nivel national;
(6) Exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de sigiliul electronic al Ministerului Finantelor.

Art. 10. - 
(1) In relatia comerciala B2B, intre persoane impozabile stabilite in Romania conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare, emitentul facturii electronice are obligatia de transmitere a acesteia catre destinatar utilizand sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, cu respectarea prevederilor art. 4 alin. (1). Fac exceptie facturile simplificate emise conform art. 319 alin. (12) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare.
(7) Termenul-limita pentru transmiterea facturilor prevazute la alin. (1) in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura este de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii, dar nu mai tarziu de 5 zile calendaristice de la data-limita prevazuta pentru emiterea facturii la art. 319 alin. (16) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare.

Art. 10 indice 6.
(1) Asociatiile si fundatiile constituite in baza Ordonantei Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociatii si fundatii, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 246/2005, cu modificarile si completarile ulterioare, alte asociatii fara scop lucrativ/patrimonial, partidele politice, cultele, care nu sunt inregistrate in scopuri de TVA conform art. 316 din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare, nu au obligatia utilizarii sistemului national RO e-Factura pentru facturile emise in perioada 1 iulie 2024-30 iunie 2025.
Art. 10 indice 9
In cazul in care este obligatorie transmiterea facturii prin sistemul national RO e-Factura, beneficiarii care nu primesc facturile prin sistem in termenul prevazut la art. 10 alin. (7), pentru livrari de bunuri/prestari de servicii pentru care plata se face la momentul livrarii/prestarii, pot notifica organele fiscale competente in acest sens. Procedura de notificare si masurile ce urmeaza a fi luate de organul fiscal in vederea transmiterii facturilor de catre emitenti prin intermediul sistemului se stabilesc prin ordin al presedintelui Agentiei Nationale de Administrare Fiscala. Art. 13 2).(1) Constituie contraventii, daca nu au fost savarsite in astfel de conditii incat sa fie considerate potrivit legii infractiuni, urmatoarele fapte:
a) nerespectarea de catre emitentul facturii - persoana impozabila stabilita in Romania conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, a prevederilor art. 10 alin. (1);
b) primirea si inregistrarea de catre destinatarul - persoana impozabila stabilita in Romania conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, a unei facturi emise de operatori economici stabiliti in Romania, in relatia B2B, fara respectarea prevederilor art. 10 alin. (1);
c) nerespectarea prevederilor art. 10 alin. (7).
(2) Contraventiile prevazute la alin. (1) lit. a) si b) se sanctioneaza, prin derogare de la prevederile art. 8 alin. (2) lit. a) din Ordonanta Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contraventiilor, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 180/2002, cu modificarile si completarile ulterioare, cu o amenda egala cu 15% din valoarea totala a facturii.
(3) Contraventia prevazuta la alin. (1) lit. c) se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mari, definiti potrivit legii, cu amenda de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mijlocii, definiti potrivit legii, si cu amenda de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum si pentru persoanele fizice.
(4) Constatarea contraventiilor si aplicarea amenzilor prevazute la alin. (1)-(3) se fac de catre organele fiscale competente.


Legea 227/2015 privind Codul fiscal

Art. 25. Cheltuieli 
(1) Pentru determinarea rezultatului fiscal sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice, inclusiv cele reglementate prin acte normative in vigoare, precum si taxele de inscriere, cotizatiile si contributiile datorate catre camerele de comert si industrie, organizatiile patronale si organizatiile sindicale.

Art. 266. - Semnificatia unor termeni si expresii
(2) In intelesul prezentului titlu:
a) o persoana impozabila care are sediul activitatii economice in Romania este considerata a fi stabilita in Romania;
b) o persoana impozabila care are sediul activitatii economice in afara Romaniei se considera ca este stabilita in Romania daca are un sediu fix in Romania, respectiv daca dispune in Romania de suficiente resurse tehnice si umane pentru a efectua regulat livrari de bunuri si/sau prestari de servicii impozabile;
c) o persoana impozabila care are sediul activitatii economice in afara Romaniei si care are un sediu fix in Romania conform lit. b) este considerata persoana impozabila care nu este stabilita in Romania pentru livrarile de bunuri sau prestarile de servicii realizate la care sediul fix de pe teritoriul Romaniei nu participa.

Art. 299. - Conditii de exercitare a dreptului de deducere
(1) Pentru exercitarea dreptului de deducere a taxei, persoana impozabila trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:
a) pentru taxa datorata sau achitata, aferenta bunurilor care i-au fost ori urmeaza sa ii fie livrate ori serviciilor care i-au fost ori urmeaza sa ii fie prestate in beneficiul sau de catre o persoana impozabila, sa detina o factura emisa in conformitate cu prevederile art. 319, precum si dovada platii in cazul achizitiilor efectuate de catre persoanele impozabile care aplica sistemul TVA la incasare, respectiv de catre persoanele impozabile care achizitioneaza bunuri/servicii de la persoane impozabile in perioada in care aplica sistemul TVA la incasare;

Art. 319. - Facturarea
(1) In intelesul prezentului titlu sunt considerate facturi documentele sau mesajele pe suport hartie ori in format electronic, daca acestea indeplinesc conditiile stabilite in prezentul articol.
(1 1) Prin exceptie de la prevederile alin. (1), pentru operatiunile realizate intre persoane impozabile stabilite in Romania conform art. 266 alin. (2), sunt considerate facturi numai facturile care indeplinesc conditiile prevazute de Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania ( ).
Alineatul (1 1) a fist introdus la 01/07/2024 - prin Legea nr. 296/2023.



Raspuns oferit in luna octombrie 2024 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.