Firme care transporta marfa. Factura clasica mai poate fi utilizata ca document justificativ?

Pentru ca un transport sa fie legal, firmele care il efectueaza trebuie sa intocmeasca mai multe documente justificative, printre care si factura clasica.

Insa in contextul aparitiei sistemelor RO e-Factura si RO e-Transport, si a unei noi legislatii, reprezentantul unei firme de transport se intreaba care sunt documentele justificative oficiale de insotire a marfii pe timpul transportului marfurilor, si daca factura clasica se poate folosi ca document justificativ pe perioada transportului marfurilor sau daca mai are vreun rol si in ce baza legala.

De asemenea, care este documentul justificativ pe care ar trebui sa-l semneze clientul la primirea marfii si ce se considera in instanta document justificativ pentru clientii care nu-si platesc datoriile?

Firme care transporta marfa. Ce documente insotitoare trebuie sa aiba transportul

Specialistul nostru raspunde la intrebarile de mai sus si explica urmatoarele. O regula generala, prin documente care insotesc transportul bunurilor se intelege, fara a avea un caracter exhaustiv/limitativ, CMR-ul, factura, avizul de insotire a marfii sau alte documente considerate ca documente justificative ( a se vedea in acest sens, raspunsul la intrebarea 7 din brosura Intrebari si raspunsuri privind sistemul electronic integrat RO e-Transport actualizata la data de 23.06.2023, existenta pe pagina de internet a ANAF, la sectiunea Ghiduri curente si alte materiale informative).

Documentul de insotire si codul UIT pus la dispozitie de persoana obligata la declararea transportului (de regula, furnizorul) trebuie sa se regaseasca asupra conducatorului auto, astfel incat acesta sa le poata prezenta organelor de control.

In ceea ce priveste factura, potrivit art. 319 alin. 1 1 din Codul fiscal pentru operatiunile realizate intre persoane impozabile stabilite in Romania, sunt considerate facturi numai facturile care indeplinesc conditiile prevazute de OUG 120/2021 care reglementeaza sistemul RO e-Factura (adica numai facturile sa fie transmise si primite prin sistemul RO e-Factura).

In acest caz, factura clasica nu mai poate fi emisa si, in consecinta, ea nu mai poate avea rol de document insotitor pe timpul transportului.

Cartea verde a Contabilitatii varianta online

Vezi AICI detalii

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Portal Codul fiscal - acces 12 luni consultanta in scris si telefonica 30 intrebari

Vezi AICI detalii

Insa, daca relatia comerciala nu priveste o alta persoana impozabila stabilita in Romania (spre exemplu, bunurile sunt livrate unor clienti persoane fizice sau unor parteneri din strainatate), atunci factura clasica poate fi foarte bine document justificativ de insotire a marfii pe timpul transportului.

In cazul facturilor trimise prin sistemul RO e-Factura, sunt de interes prevederile art. 4 alin. 7-9 din OUG 120/2021 conform carora data comunicarii facturii electronice catre destinatar se considera data la care factura electronica este disponibila acestuia pentru descarcare din sistem, destinatarul fiind notificat in acest sens.

Data comunicarii este accesibila in sistem si emitentului facturii electronice.

De asemenea, factura electronica comunicata destinatarului nu se poate returna in sistemul RO e-Factura, iar daca destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza emitentul facturii electronice, inclusiv in sistemul RO e-Factura, prin inscrierea unui mesaj in acest sens.

Astfel, se poate considera ca clientul a primit a primit marfa, daca nu ridica obiectii atunci cand primeste factura electronica in sistem, iar confirmarea propriu-zisa a primirii marfii se poate face prin semnarea de catre client a oricarui document insotitor (CMR, aviz de insotire a marfii, eventual factura, dupa caz).

In instanta, factura este considerata document justificativ si mijloc de proba cu privire la existenta unui contract pentru care partile nu au confectionat un alt inscris constatator.

Pentru securizarea relatiilor comerciale cu clientii este indicat ca societatea sa incheie cu acestia contracte in forma scrisa si sa livreze bunurile insotite de aviz de insotire a marfii (eventual, factura, cand aceasta nu implica transmiterea ei obligatorie prin sistemul RO e-Factura), pe care clientul sa confirme primirea bunurilor, sub semnatura.


Raspuns oferit in luna octombrie 2024 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.