Copierea de continut din prezentul site este supusa regulilor precizate in Termeni si conditii! Click aici.
Prin utilizarea siteului sunteti de acord, in mod implicit cu Termenii si conditiile! Orice abatere de la acestea constituie incalcarea dreptului nostru de autor si va angajeaza raspunderea!
X

Foaia de parcurs: regim de intocmire si exemplu de completare

30-Oct-2024
126361
Foaia de parcurs: regim de intocmire si exemplu de completare

Foaia de parcurs ajuta la monitorizarea traseelor si a consumului de combustibil, dar are si o importanta fiscala, deoarece justifica cheltuielile legate de transport. In acest articol, vom detalia ce informatii trebuie sa contina o foaie de parcurs si care sunt reglementarile legale privind utilizarea si pastrarea acesteia!

Ce este si cand ai nevoie de foaia de parcurs

Foaia de parcurs este un document utilizat pentru evidenta detaliata a activitatii desfasurate de un autovehicul in cadrul unei organizatii. De obicei, foaia de parcurs este completata de sofer, fiind un document important in gestionarea si monitorizarea flotei de autovehicule, dar si in justificarea cheltuielilor cu combustibilul si a altor costuri asociate activitatilor de transport. 

Intocmirea foii de parcurs decurge din necesitatea justificarii utilizarii vehiculelor, pentru acordarea deductibilitatii integrale la calculul profitului impozabil/venitului din activitati independente si a exercitarii dreptului de deducere a TVA.

Conform Ordinului nr. 1.296 din 13 septembrie 2021, emiterea si schimbarea foii de parcurs se realizeaza de catre responsabilul auto ori de cate ori este necesar. Conducatorii structurilor detinatoare pot stabili reguli privind termenul de schimbare a foilor de parcurs, in vederea asigurarii justificarii la timp a alimentarilor cu carburanti pe baza bonurilor valorice sau a cardurilor, in special pentru autovehiculele utilizate mai putin frecvent. 

Schimbarea foii de parcurs se efectueaza numai dupa verificarea completarii corespunzatoare a tuturor curselor, consemnarii rulajelor si orelor de functionare, asumarii utilizarii autovehiculului in interesul beneficiarului si justificarii cantitatilor de carburanti alimentate prin prezentarea documentelor justificative relevante. 

In ce conditii e obligatorie emiterea foilor de parcurs

Foaia de parcurs este unul din documentele esentiale care pot demonstra si justifica modul de utilizare a vehiculelor in activitatea unei companii. Justificarea utilizarii acestor vehicule este necesara in vederea acordarii deductibilitatii integrale la calculul rezultatului fiscal, in conformitate cu prevederile legale in vigoare. 


Intocmirea foii de parcurs este obligatorie in cazul vehiculelor utilizate exclusiv in scopul activitatii economice.

Cerintele legale privind intocmirea foii de parcurs pentru deductibilitatea integrala a cheltuielilor aferente vehiculelor la calculul rezultatului fiscal sunt prevazute in pct. 16 alin. (2) din Normele metodologice emise in aplicarea Codului fiscal. 

Pe langa foaia de parcurs, mai sunt necesare si alte documente financiar-contabile, precum: facturi, chitante, extrase de cont si alte evidente contabile relevante.
  • NOUTATI din Codul Fiscal
    Validat de expertul
    Portal Codul Fiscal
    Refacturare costuri Da, este doar refacturare si putem face dovada ca s-au refacturat doar pentru recuperare cheltuieli. Problema este urmatoarea: Furnizorul de cost ne-a facturat cval cost total...citeste mai mult
  • NOUTATI din Codul Fiscal
    Validat de expertul
    Portal Codul Fiscal
    Bonuri fiscale deducere TVA Doresc sa stiu, se mai poate deduce tva-ul in baza unui bon cu RO pe el? Sau trebuie urmat de factura simplificata sau factura si incarcate in SPV? In practica, colegii nostri inca...citeste mai mult
  • NOUTATI din Codul Fiscal
    Validat de expertul
    Portal Codul Fiscal
    Achizitie din Cehia cu livrare in Ungaria O firma inregistrata in scopuri de TVA in Romania, achizitioneaza marfa de o firma inregistrata in scopuri de TVA in Cehia. Marfa se livreaza direct la clientul din Ungaria, iar...citeste mai mult
  • NOUTATI din Codul Fiscal
    Validat de expertul
    Portal Codul Fiscal
    Declarare RO e-Transport import de bunuri si transport pe teritoriul Romaniei Import bunuri din Turcia, consumabile medicale utilizate pentru tratamentul plagilor, in bloc operator, etc. Nu sunt echipamente medicale. Transportul pana la vama este in tranzit,...citeste mai mult
  • NOUTATI din Codul Fiscal
    Validat de expertul
    Portal Codul Fiscal
    Agenti de vanzari. Utilizare masina de serviciu As dori sa stiu in ce conditii un angajat pe functia de agent de vanzari poate sa foloseasca masina de serviciu si in scop personal. Ma intereseaza atat implicatiile fiscale, cat...citeste mai mult


Prin combinarea documentelor financiar-contabile si a foii de parcurs, compania poate demonstra in mod clar si transparent modul in care vehiculele sunt utilizate exclusiv in scopul desfasurarii activitatii economice. 

Ce elemente trebuie sa contina foaia de parcurs

Conform normelor legale in vigoare, foaia de parcurs trebuie sa contina cel putin urmatoarele informatii:
  • categoria de vehicul utilizat
  • scopul si locul deplasarii
  • kilometrii parcursi
  • norma proprie de consum carburant per kilometru parcurs

E-Transport in 50 de intrebari si raspunsuri! - Ghid practic ce contine solutii oferite de experiti cu privire la cele mai frecvente probleme privind E-Transport>>>


Pe langa aceste informatii cerute prin lege, este recomandat ca detinatorii de vehicule sa inscrie si alte detalii, chiar daca ele nu sunt impuse in mod obligatoriu. Aceasta abordare permite o transparenta sporita in modul de utilizare a vehiculelor si reprezinta un avantaj semnificativ in interactiunea cu organele fiscale. 

Din perspectiva autoritatilor, o documentatie detaliata a modului de folosire a vehiculelor constituie o garantie a corectitudinii si poate limita necesitatea unor investigatii suplimentare aprofundate. Chiar daca aceasta abordare presupune costuri suplimentare de administrare si un volum mai mare de timp alocat intocmirii foilor de parcurs, beneficiile sunt considerabile. O documentatie mai detaliata confera o siguranta sporita in relatia cu administratia fiscala si o mai mare rigoare la nivelul unitatii, asigurand o conformitate fiscala mai solida. 

Iata care sunt elementele suplimentare ce pot fi cuprinse in foaia de parcurs:
  • denumirea societatii;
  • numarul de inmatriculare al autovehiculului, marca;
  • starea autovehiculului;
  • conducatorul auto;
  • data emiterii/intocmirii;
  • data si ora expedierii si sosirii, plecare/sosire, data/ora;
  • perioada la care se refera;
  • norma proprie de consum;
  • combustibilul existent in rezervor la inceputul si sfarsitul perioadei, pe tipuri de combustibil (benzina, motorina, gaz, ulei pentru schimb, ulei pentru completare);
  • alimentarile pe parcursul perioadei
  • kilometrii la plecare si la sosire, din care pe drumuri neamenajate;
  • persoana care a folosit autovehiculul etc.

Model completat foaie de parcurs

Foile de parcus pot fi adaptate de fiecare societate, in functie de necesitatile proprii ale acesteia sau de particularitatile activitatii. In general, informatiile obligatorii si cele suplimentare sunt structurate sub forma unui tabel. 

Societatea poate recurge, de asemenea, la achizitionarea unor seturi de formulare preimprimate de completat sau poate completa detaliile necesare intr-un program pe calculator sau un tabel excel.

Va prezentam mai jos un model de foaie de parcurs ce apare ca Anexa in Ordinul nr. 1.296 din 13 septembrie 2021 .

Model foaie parcurs - fata



Model foaie parcurs- verso:



Asa cum mentionam mai sus, se pot folosi si alte modele.

Cat timp se pastreaza foile de parcurs

Foaia de parcurs trebuie pastrata timp de 5 ani de la data incheierii exercitiului financiar in care a fost intocmita, fiind un document justificativ pentru inregistrarile din contabilitate a cheltuielilor de transport si combustibil. 

Conform legislatiei, entitatile au obligatia de a pastra in arhiva lor registrele de contabilitate, celelalte documente contabile si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.

Pastrarea documentelor contabile se poate face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, atat pe suport de hartie, cat si pe suport electronic.

Atunci cand evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile pot fi pastrate pe suporturi tehnice, insa acestea trebuie sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.

Sfaturi de la Experti - Intrebari si Raspunsuri



Urmareste-ne pe Google News
Atentie contabili!

Modificari importante in Codul fiscal!
Descarcati GRATUIT Raportul Special realizat de specialisti
 MODIFICARILE din Declaratia SAF-T Obligatiile pentru contribuabilii mici



MODIFICARILE din Declaratia SAF-T Obligatiile pentru contribuabilii mici






Sfaturi de la experti



Subiectele saptamanii

  • Codul de procedura fiscala. Prescriptia pentru anul 2019 NU se incheie la data de 1 iulie 2025

    • Termenul de prescriptie fiscala este perioada in care ANAF poate stabili creante fiscale prin decizii de impunere. Pentru anul 2019, acest termen nu se incheie la data obisnuita de 1 iulie 2025, ci a fost prelungit pana la 30 decembrie 2025, ca urmare a suspendarii intervenite in timpul pandemiei. In acest articol explicam cum se calculeaza acest termen si ce implicatii are pentru contribuabili.» citeste mai departe aici

  • Impozit pe dividende in 2025: Poti plati anticipat? Ce faci daca se schimba cota?

    • In anul 2025, distribuirea dividendelor continua sa reprezinte un subiect important pentru societatile comerciale si asociatii acestora, in special in contextul modificarilor privind cota de impozitare si obligatiile fiscale aferente. Avem acest caz. Asociatii doresc distribuirea de dividende pentru anul 2025, astfel ca societatea va intocmi bilant interimar la 30.06.2025, cu intentia de a plati dividende interimare in luna iulie, dupa finalizarea inventarierii. Daca societatea nu dispune de...» citeste mai departe aici

  • CASS pentru PFA in 2025. 2 solutii de luat in calcul dupa eliminarea D. Unice estimative

    • Anul 2025 a venit cu promisiuni de simplificare fiscala, dar si cu o doza serioasa de confuzie pentru persoanele fizice autorizate (PFA) si alte categorii de contribuabili cu venituri nesalariale. Una dintre cele mai importante intrebari fara raspuns clar este: cum se asigura continuitatea la sanatate, in lipsa declaratiei estimative? Daca in trecut aceasta declaratie era un pilon important in dobandirea calitatii de asigurat, acum, in contextul noilor reguli, contribuabilii se confrunta cu...» citeste mai departe aici

  • Plafon plati numerar in valuta: Ce e permis si ce nu in relatia cu partenerii externi

    • Platile si incasarile cash cu parteneri straini pot ridica semne de intrebare, mai ales cand vine vorba de limite legale. Exista plafon pentru plati externe in numerar? Ce reguli se aplica in Romania si ce trebuie justificat cand operatiunea are loc in afara tarii? In acest articol, clarificam ce spune legea despre plafonul platilor numerar in valuta, in functie de locul tranzactiei si provenienta fondurilor.» citeste mai departe aici

  • Catalogul mijloacelor fixe. Exemple practice si reguli fiscale in 2025

    • Mijloacele fixe reprezinta bunuri materiale utilizate pe termen lung in activitatea economica sau administrativa a unei entitati. Acestea nu se consuma intr-un singur ciclu de exploatare si contribuie la desfasurarea activitatilor prin intermediul lor pe o perioada mai mare de un an. In cazul organizatiilor neguvernamentale (ONG-uri), gestionarea corecta a mijloacelor fixe este esentiala pentru transparenta si conformitate cu reglementarile contabile si fiscale aplicabile.» citeste mai departe aici

  • Controale antifrauda: Administratorii care NU raspund la somatia ANAF risca sa faca inchisoare

    • Incepand cu anul 2025, ANAF a adus o modificare esentiala in modul in care sunt desfasurate controalele antifrauda. Un nou document, cu efecte juridice majore, a fost introdus in arsenalul Directiei Generale Antifrauda Fiscala: somatia de prezentare a documentelor. Aceasta inlocuieste, din punct de vedere al fortei juridice, vechea invitatie informala, transformand refuzul nejustificat de cooperare intr-o potentiala infractiune penala.» citeste mai departe aici

Atentie contabili!
MODIFICARILE din Declaratia SAF-T Obligatiile pentru contribuabilii mici
Modificari importante in Codul fiscal!
Descarcati GRATUIT
Raportul Special

realizat de specialisti
MODIFICARILE din Declaratia SAF-T Obligatiile pentru contribuabilii mici
Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentul UE 679/2016