Fiscalitatea.ro 
Foaia de parcurs ajuta la monitorizarea traseelor si a consumului de combustibil, dar are si o importanta fiscala, deoarece justifica cheltuielile legate de transport. In acest articol, vom detalia ce informatii trebuie sa contina o foaie de parcurs si care sunt reglementarile legale privind utilizarea si pastrarea acesteia!
Ce este si cand ai nevoie de foaia de parcurs
Foaia de parcurs este un document utilizat pentru evidenta detaliata a activitatii desfasurate de un autovehicul in cadrul unei organizatii. De obicei, foaia de parcurs este completata de sofer, fiind un document important in gestionarea si monitorizarea flotei de autovehicule, dar si in justificarea cheltuielilor cu combustibilul si a altor costuri asociate activitatilor de transport.Intocmirea foii de parcurs decurge din necesitatea justificarii utilizarii vehiculelor, pentru acordarea deductibilitatii integrale la calculul profitului impozabil/venitului din activitati independente si a exercitarii dreptului de deducere a TVA.
Conform Ordinului nr. 1.296 din 13 septembrie 2021, emiterea si schimbarea foii de parcurs se realizeaza de catre responsabilul auto ori de cate ori este necesar. Conducatorii structurilor detinatoare pot stabili reguli privind termenul de schimbare a foilor de parcurs, in vederea asigurarii justificarii la timp a alimentarilor cu carburanti pe baza bonurilor valorice sau a cardurilor, in special pentru autovehiculele utilizate mai putin frecvent.
Schimbarea foii de parcurs se efectueaza numai dupa verificarea completarii corespunzatoare a tuturor curselor, consemnarii rulajelor si orelor de functionare, asumarii utilizarii autovehiculului in interesul beneficiarului si justificarii cantitatilor de carburanti alimentate prin prezentarea documentelor justificative relevante.
In ce conditii e obligatorie emiterea foilor de parcurs
Foaia de parcurs este unul din documentele esentiale care pot demonstra si justifica modul de utilizare a vehiculelor in activitatea unei companii. Justificarea utilizarii acestor vehicule este necesara in vederea acordarii deductibilitatii integrale la calculul rezultatului fiscal, in conformitate cu prevederile legale in vigoare.
Intocmirea foii de parcurs este obligatorie in cazul vehiculelor utilizate exclusiv in scopul activitatii economice.
Cerintele legale privind intocmirea foii de parcurs pentru deductibilitatea integrala a cheltuielilor aferente vehiculelor la calculul rezultatului fiscal sunt prevazute in pct. 16 alin. (2) din Normele metodologice emise in aplicarea Codului fiscal.
Pe langa foaia de parcurs, mai sunt necesare si alte documente financiar-contabile, precum: facturi, chitante, extrase de cont si alte evidente contabile relevante.
Booking & Airbnb Obligatii fiscale pentru persoane fizice
Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 12 actualizari
Operare SAGA Exemple practice si recomandari
- NOUTATI din Codul FiscalValidat de expertulPunere la dispozitie a autoturismului si echipamentelor IT Revenim asupra spetei transmise anterior, referitoare la punerea la dispozitia unui angajat al unei societati Employer of Record (EOR) a unui autoturism aflat in leasing si a unor...citeste mai mult
Portal Codul Fiscal - NOUTATI din Codul FiscalValidat de expertulIndemnizatie de mobilitate si diurna SRL, platitor de impozit pe profit are activitate principala vanzarea de bunuri pe teritoriul tarii. In tara, in anumite orase, are angajat agenti de vanzari activitatea lor fiind...citeste mai mult
Portal Codul Fiscal - NOUTATI din Codul FiscalValidat de expertulVenituri din strainatate. Declaratia unica Persoana fizica romana, cu rezidenta in Romania. Devine misionara pentru o organizatie din SUA. Prin aceasta organizatie strange suport pentru a merge in misiune in lume, inclusiv...citeste mai mult
Portal Codul Fiscal - NOUTATI din Codul FiscalValidat de expertulReconciliere balanta Oare cum ar trebui facute cele 2 note contabile ca sa pot sa inchid acea diferenta?citeste mai mult
Portal Codul Fiscal - NOUTATI din Codul FiscalValidat de expertulVanzare sub cost de achizitie Multumesc! In cazul livrarilor repetate ale aceluiasi produs sub costul de achizitie, amenda se aplica pentru fiecare livrare, pentru fiecare control sau pentru fapta constatata?citeste mai mult
Portal Codul Fiscal
Prin combinarea documentelor financiar-contabile si a foii de parcurs, compania poate demonstra in mod clar si transparent modul in care vehiculele sunt utilizate exclusiv in scopul desfasurarii activitatii economice.
Ce elemente trebuie sa contina foaia de parcurs
Conform normelor legale in vigoare, foaia de parcurs trebuie sa contina cel putin urmatoarele informatii:- categoria de vehicul utilizat
- scopul si locul deplasarii
- kilometrii parcursi
- norma proprie de consum carburant per kilometru parcurs
E-Transport in 50 de intrebari si raspunsuri! - Ghid practic ce contine solutii oferite de experiti cu privire la cele mai frecvente probleme privind E-Transport>>>
Pe langa aceste informatii cerute prin lege, este recomandat ca detinatorii de vehicule sa inscrie si alte detalii, chiar daca ele nu sunt impuse in mod obligatoriu. Aceasta abordare permite o transparenta sporita in modul de utilizare a vehiculelor si reprezinta un avantaj semnificativ in interactiunea cu organele fiscale.
Din perspectiva autoritatilor, o documentatie detaliata a modului de folosire a vehiculelor constituie o garantie a corectitudinii si poate limita necesitatea unor investigatii suplimentare aprofundate. Chiar daca aceasta abordare presupune costuri suplimentare de administrare si un volum mai mare de timp alocat intocmirii foilor de parcurs, beneficiile sunt considerabile. O documentatie mai detaliata confera o siguranta sporita in relatia cu administratia fiscala si o mai mare rigoare la nivelul unitatii, asigurand o conformitate fiscala mai solida.
Iata care sunt elementele suplimentare ce pot fi cuprinse in foaia de parcurs:
- denumirea societatii;
- numarul de inmatriculare al autovehiculului, marca;
- starea autovehiculului;
- conducatorul auto;
- data emiterii/intocmirii;
- data si ora expedierii si sosirii, plecare/sosire, data/ora;
- perioada la care se refera;
- norma proprie de consum;
- combustibilul existent in rezervor la inceputul si sfarsitul perioadei, pe tipuri de combustibil (benzina, motorina, gaz, ulei pentru schimb, ulei pentru completare);
- alimentarile pe parcursul perioadei
- kilometrii la plecare si la sosire, din care pe drumuri neamenajate;
- persoana care a folosit autovehiculul etc.
Model foaie de parcurs
Foile de parcus pot fi adaptate de fiecare societate, in functie de necesitatile proprii ale acesteia sau de particularitatile activitatii. In general, informatiile obligatorii si cele suplimentare sunt structurate sub forma unui tabel.Societatea poate recurge, de asemenea, la achizitionarea unor seturi de formulare preimprimate de completat sau poate completa detaliile necesare intr-un program pe calculator sau un tabel excel.
Va prezentam mai jos un model de foaie de parcurs ce apare ca Anexa in Ordinul nr. 1.296 din 13 septembrie 2021 .
Model foaie parcurs - fata
Model foaie parcurs- verso:
Asa cum mentionam mai sus, se pot folosi si alte modele.
Cat timp se pastreaza foile de parcurs
Foaia de parcurs trebuie pastrata timp de 5 ani de la data incheierii exercitiului financiar in care a fost intocmita, fiind un document justificativ pentru inregistrarile din contabilitate a cheltuielilor de transport si combustibil.Conform legislatiei, entitatile au obligatia de a pastra in arhiva lor registrele de contabilitate, celelalte documente contabile si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.
Pastrarea documentelor contabile se poate face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, atat pe suport de hartie, cat si pe suport electronic.
Atunci cand evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile pot fi pastrate pe suporturi tehnice, insa acestea trebuie sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.
Foile de parcurs pot fi tinute si in format electronic? In ce conditii?
Da, foile de parcurs pot fi tinute si in format electronic, avand deplina valoare de documente justificative pentru deducerea cheltuielilor auto. Legislatia romaneasca permite inlocuirea variantei pe hartie cu cea digitala, aceasta fiind acceptata fara obiectii de organele de control fiscal, cu conditia respectarii anumitor cerinte tehnice si de continut.Conditiile esentiale pentru validitatea foilor de parcurs in format electronic sunt urmatoarele:
1.Continut minim obligatoriu. Indiferent de suport (hartie sau electronic), foaia de parcurs trebuie sa cuprinda elementele impuse de Codul Fiscal si Normele Metodologice: categoria vehiculului, scopul si locul deplasarii, kilometrii parcursi si norma proprie de consum de carburant pe kilometru.
2.Posibilitatea de listare. Documentele financiar-contabile pastrate pe suport electronic trebuie sa poata fi listate in orice moment, fie la cererea organelor de control, fie pentru necesitatile entitatii.
3.Identificarea persoanelor responsabile. In cazul documentelor intocmite si preluate prin sisteme informatice, semnatura olografa nu este obligatorie. Totusi, entitatea trebuie sa stabileasca proceduri interne clare pentru identificarea persoanelor care au initiat, dispus si aprobat operatiunile respective. Pentru foile electronice, semnatura electronica sau un flux de aprobare documentat in sistem sunt considerate echivalente semnaturii de mana.
3.Integritatea si realitatea datelor. Sistemul informatic utilizat (de exemplu, aplicatii integrate cu GPS) trebuie sa asigure ca datele inregistrate reflecta traseele reale si sa nu permita modificari neautorizate sau stergeri pentru perioadele inchise. Utilizarea unor sisteme cu timestamp imutabil (marca temporala care nu poate fi modificata) este recomandata pentru a demonstra ca documentul nu a fost fabricat retroactiv.
4.Arhivarea. Foile de parcurs electronice trebuie pastrate in arhiva digitala a firmei pe o perioada de 5 ani (conform termenului de prescriptie fiscala).
5.Corelarea cu alte documente. Informatiile din foaia electronica (km parcursi, alimentari) trebuie sa fie coerente cu facturile si bonurile fiscale de combustibil si cu Fisa Activitatilor Zilnice (FAZ).
Utilizarea sistemelor electronice (precum platformele de monitorizare GPS) este considerata o metoda mai sigura de a asigura deductibilitatea integrala (100%) a cheltuielilor, deoarece elimina erorile umane frecvente si ofera o dovada solida a utilizarii vehiculului exclusiv in scop economic.
Sursa foto: Pexels.com
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML
