Foaia de parcurs: regim de intocmire si exemplu de completare

Pentru a fi valabila, o foaie de parcurs trebuie sa fie completata respectand prevederile legislatiei in vigoare. De exemplu, in art. 2 din H.G. nr. 1391/2006 pentru aprobarea Regulamentului de aplicare a O.U.G. nr. 195/2002, se stipuleaza faptul ca verificarea starii tehnice a vehiculelor si mentionarea acesteia in foaia de parcurs sau ordinul de serviciu sunt obligatii in sarcina persoanelor juridice detinatoare de autovehicule.

Intocmirea foii de parcurs decurge din necesitatea justificarii utilizarii vehiculelor, pentru acordarea deductibilitatii integrale la calculul profitului impozabil/venitului din activitati independente si a exercitarii dreptului de deducere a TVA.

Asadar, formularul nu este obligatoriu, potrivit legislatiei fiscale, in cazul in care autovehiculul are utilitate mixta, dar este necesar, in scopul acordarii deductibilitatii integrale la calculul profitului impozabil si a exercitarii dreptului de deducere a taxei pe valoarea adaugata. Pe de alta parte, acesta este obligatoriu, in cazul vehiculelor utilizate exclusiv in scopul activitatii economice.

Informatii minime obligatorii fiscal

Potrivit prevederilor pct. 68 alin. (2) din Normele metodologice, emis in aplicarea art. 298 alin. (1) din Codul fiscal, Foaia de parcurs trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele informatii:
– categoria de vehicul utilizat,
– scopul si locul deplasarii,
– kilometrii parcursi,

Cartea verde a contabilitatii 2019 varianta tiparita

Vezi AICI detalii

Manual de politici contabile 2019 - Stick USB

Vezi AICI detalii

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2019 var tiparita

Vezi AICI detalii

Completarea acestor elemente asigura informatia necesara pentru justificarea regimului de utilizare a vehiculului si deductibilitatea integrala a tuturor cheltuielilor aferente acestuia, in cazul unei inspectii fiscale. Cu toate acestea, pentru a elimina riscul ca administratia fiscala sa retrateze operatiunea considerand ca nu sunt indeplinite conditiile pentru eliminarea restrictiilor privind limitarea dreptului de deducere pot fi avute in vedere impunerea catre persoanalul care utilizeaza vehiculele sa completeze si alte informatii. Pot fi avute in vedere informatii mai detaliate privind data efectuarii deplasarii identitatea persoanei care a efectuat-o etc.

Modelul foii de parcurs

Pe foaia de parcurs pot fi trecute si alte informatii, desi acestea nu au caracter obligatoriu, ele tin de decizia interna a detinatorului de vehicule, pentru a arata cat mai transparent modul de folosire a vehicolului. Din perspectiva organelor fiscale identificarea cat mai corecta a modului de utilizare a vehiculelor reprezinta o garantie a corectitudinii si va determina o limitare a eventualelor cercetari detaliate. Din aceasta perspectiva, chiar daca presupune costuri suplimentare de administrare si un volum suplimentar de timp acordat intocmirii, foaia de parcurs mai detaliata confera o siguranta sporita in raport cu adminstratia fiscala si o mai mare rigoare la nivelul unitatii.

Acestea sunt elementele ce pot fi cuprinse in foaia de parcurs:
– denumirea societatii;
– numarul de inmatriculare al autovehiculului, marca;
– starea autovehiculului;
– conducatorul auto;
– data emiterii/intocmirii;
– data si ora expedierii si sosirii, plecare/sosire, data/ora;
– perioada la care se refera;
– norma proprie de consum;
– combustibilul existent in rezervor la inceputul si sfarsitul perioadei, pe tipuri de combustibil (benzina, motorina, gaz, ulei pentru schimb, ulei pentru completare);
– alimentarile pe parcursul perioadei
– kilometrii la plecare si la sosire, din care pe drumuri neamenajate;
– persoana care a folosit autovehiculul etc.

Dat fiind ca foile de parcurs nu reprezinta formulare tipizate, ele pot fi adaptate de fiecare societate in functie de necesitatile proprii ale acesteia sau de particularitatile activitatii, cel mai adesesa sub forma unui tabel. Societatea poate recurge, de asemenea, la achizitionarea unor seturi de formulare preimprimate de completat sau poate recurge la completarea informatica (program sau tabel excel).