Deducerea cheltuielilor cu autovehiculele. Aspecte importante de care sa tineti cont

Inspectorii ANAF stiu ca orice firma are cheltuieli cu autovehiculele, de aceea verificarea acestor cheltuieli este o tinta sigura, unde greselile sunt “vanate” frecvent. Iata de ce trebuie sa cunoasteti cateva lucruri de baza privind deducerea cheltuielilor cu autovehiculele.

In primul rand, este important sa retineti trei aspecte de baza:

Atentie la cheltuielile pe care le deduceti!

• Pot fi deduse doar acele cheltuieli direct atribuibile unui vechicul, cum ar fi: cheltuieli de reparatii, intretinere, cu lubrifiantii, cu piese de schimb, inclusiv cheltuielile cu combustibilul utilizat pentru functionarea vehiculului. Daca anumite cheltuieli nu sunt direct atribuibile unui anumit vechicul, deducerea lor nu este corecta.
• Trebuie sa intelegeti exact ce inseamna „folosirea in scopul activitatii economice a unui vehicul”. Sintagma cuprinde, nu in mod exclusiv: deplasari in tara sau in strainatate la clienti/furnizori, pentru prospectarea pietei, deplasari la locatii unde se afla puncte de lucru, la banca, la vama, la oficiile postale, la autoritatile fiscale, utilizarea vehiculului de catre personalul de conducere in exercitarea atributiilor de serviciu, deplasari pentru interventie, service, reparatii, utilizarea vehiculelor de test-drive de catre dealerii auto
• Pregatiti din timp toate documentele justificative! Conform legislatiei in vigoare, este obligatoriu ca dvs., persoana impozabila, sa faceti dovada ca sunt indeplinite toate conditiile legale pentru acordarea deducerii integrale. Ca urmare, pregatiti si pastrati la indemana toate documentele care arata acest lucru (aici intra chiar si fisele de post ale angajatilor care folosesc autovehiculele).

Informatii detaliate despre aceste aspecte gasiti AICI >>

In cele ce urmeaza vom realiza un top al celor mai importante aspecte pe care trebuie sa le cunoasteti legat de deducerea cheltuielilor cu autovehiculele.

1. Ce conditii trebuie sa indeplineasca autovehiculele? Prevederile speciale privind deducerea cheltuielilor cu autovehiculele au in vedere autovehiculele cu masa totala maxima autorizata de maximum 3.500 kg si cel mult 9 scaune, inclusiv scaunul soferului.

2. In mod obisnuit, deducerea este de 50%. Cand se aplica deducerea de 100%? Legiuitorul a considerat din start ca autovehiculele firmei sunt folosite si in scopuri personale si de aceea a limitat la 50% deducerea cheltuielor asociate cu acestea – combustibil, piese de schimb, RCA, TVA, diferente de curs valutar inregistrate ca urmare a derularii unui contract de leasing. Cheltuielile se deduc 100% daca autovehiculele sunt utilizate exclusiv pentru anumite activitati (servicii de urgenta, paza si protectie, curierat, taxi, scoli de soferi, vanzari si achizitii) sau daca sunt utilizate ca marfuri in scop comercial (pentru un vehicul cumparat in scop de revanzare, cheltuielile cu reparatiile sunt deductibile 100%).

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

Cheltuielile se deduc 100% si daca se face dovada ca autovehiculele sunt folosite exclusiv pentru nevoile firmei. Sunt necesare in acest sens documente financiar-contabile (delegatie, decont) si foaie de parcurs.

3. Transportul angajatilor la si de la locul de munca Trebuie facuta diferentierea intre transportul angajatilor cu autovehiculele firmei la si de la locul de munca in scopul activitatii economice si transportul pentru uzul personal la si de la locul de munca. In prima categorie se incadreaza situatiile cand nu exista mijloace de transport in comun sau orarul acestora este decalat fata de programul de lucru.

4. Ce inseamna “combustibil”? Aici este inclusa benzina, motorina, gaz petrolier lichefiat, hidrogen sau energie electrica – tratamentul fiscal este acelasi. Deducerea cheltuielilor cu combustibilul poate fi justificata cu bonurile fiscale care indeplinesc conditiile unei facturi simplificate.

5. Situatii speciale In cazul particular al autoturismelor folosite de persoanele cu functii de conducere si de administrare, deductibilitatea este limitata la cel mult un singur autoturism aferent fiecarei persoane cu astfel de atributii. Un tratament special au si autovehiculele utilizate de agentii de vanzari si de achizitii.

6. Avantaje de natura salariala pentru angajati Folosirea unui autovehicul al firmei in scop personal de catre un angajat este considerata avantaj de natura salariala si intra in baza de calcul a impozitului pe veniturile din salarii si a contributiilor sociale obligatorii. Subiectul este unul sensibil si trebuie tratat cu mare atentie deoarece exista numeroase conditii, exceptii, cazuri particulare. 

Detalii complete gasiti AICI >>

7. Conditii pe care trebuie sa le indeplineasca foaia de parcurs Foaia de parcurs trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele informatii:
• categoria de vehicul utilizat
• scopul si locul deplasarii
• kilometrii parcursi
• norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs

Pot fi avute in vedere informatii mai detaliate, gen data efectuarii deplasarii sau identitatea persoanei care a efectuat-o etc. Foaia de parcurs nu este un formular tipizat si poate fi adaptata de fiecare societate in functie de necesitatile proprii sau de particularitatile activitatii.

La ce sunt atenti inspectorii ANAF?

• Ati folosit vehiculul firmei in interes personal si nu ati facut ajustarea corespunzatoare a cheltuielilor si a TVA-ului?
• Ati omis sa completati foile de parcurs asa cum cere Codul fiscal in vigoare?
• Ati folosit autoturismul firmei pentru mersul la si de la serviciu?
• Ati limitat gresit cheltuielile cu amortizarea?
•  Ati dedus TVA-ul de pe bonuri neconforme?
• Ati completat corect ordinele de deplasare?

Detalii complete in lucrarea pe stick Regimul fiscal al cheltuielilor cu AUTOVEHICULE 2023 >>