Monografia contabila pentru facturi primite cu intarziere. Implicatii fiscale

Societatea X SRL microintreprindere inregistrata in scopuri de TVA primeste de la furnizorul Y abia in luna martie 2019 facturi datate cu luna noiembrie 2018. Marfa a fost primita de societatea X in luna noiembrie 2018 doar pe baza de aviz si folosita la lucrarile de instalatii electrice.

Facturile:

1. baza 2273 si tva 431.87 = total inclus TVA 2704.87 lei, reprezentand materiale pentru lucrarile de instalatii electrice.

2. baza -113.5 si TVA -21.57 = total inclusiv TVA -135.07 lei reprezentand reducere comerciala aferenta produselor de la prima factura.

Care este monografia contabila pentru aceste facturi pe care societatea X trebuie sa o inregistreze in luna ianuarie 2019? Trebuie trecute aceste sume si in declaratii ANAF? Daca da, la ce randuri? Care sunt implicatiile fiscale?

In cele ce urmeaza vom vedea care este raspunsul specialistului la aceste intrebari.

Raspunsul specialistului

In astfel de situatii, trebuie sa faceti dovada primirii cu intarziere a facturilor respective, de exemplu, facturile respective sa fie:

- inregistrate la registratura societatii pentru ca inregistrarea cu intarziere sa nu fie considerate o omisiune de inregistrare in perioada in care facturile au fost primite sau incluse intr-un decont de cheltuieli pentru avansuri primite spre decontare, decontate cu intarziere in luna martie 2019;

ChatGPT pentru contabili Ghid Practic cu prompturi si aplicatii reale

Vreau acest produs →

Ghidul practic al contabilitatii in 2026 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete

Vreau acest produs →

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vreau acest produs →

- datate pe plicul primit prin posta. 

Fiind aferente lunii noiembrie 2018, utilizate in luna noiembrie 2018, valoarea materialelor trebuie inregistrata din punct de vedere contabil si fiscal in luna noiembrie 2018, in conturile de cheltuieli aferente, in functie de destinatia acestora:

- consumate in diverse lucrari; 601 = 301, concomitent cu suma TVA deductibila neeexigibila 4428 = 401;
- receptia materialelor, avand drept documente justificative avizul de insotire si nota de intrare receptie:
301 = 408 2.273
"Materiale auxiliare" "Furnizori - facturi nesosite"

concomitent cu suma TVA deductibila neexigibila
4428 = 408 431,87
"TVA deductibila "Furnizori - facturi nesosite"
neexigibila"

In acest caz, contul 408 prezinta un sold creditor de 2.704,87 lei.

Consumul materialelor pentru diverse lucrari executate in noiembrie 2018:
601 = 408 2.273
"Materiale auxiliare" "Furnizori - facturi nesosite"

Facturile se evidentiaza in jurnalul pentru cumparari intocmit in luna noiembrie 2018 intr-o coloana distincta, alocata operatiunilor neexigibile.

Inregistrarea sumei TVA deductibile trebuie efectuata prin debitul contului 4428 deoarece dreptul de deducere trebuie exercitat doar in decontul de TVA cod 300 aferent perioadei fiscale in care facturile au fost primite, respectiv luna martie 2019 sau trimestrul I 2019. In luna martie 2019, suma TVA deductibila neexigibila devine exigibila, caz in care se efectueaza inregistrarile contabile:

- primirea in luna martie 2019 a facturii emise in noiembrie 2019:
408 = 401 2.704,87
"Furnizori - facturi nesosite" "Furnizori - facturi nesosite"

- exigibilitatea sumei TVA deductibile care poate fi dedusa in baza facturii primite:
4426 = 4428 431,87

Facturile pentru care suma TVA a devenit exigibila se evidentiaza in jurnalul pentru cumparari intocmit in luna martie 2019/trimestrul I 2019 intr-o coloana distincta, alocata operatiunilor exigibile. 

Valoarea facturilor primite in luna martie 2019, desi sunt emise in luna noiembrie 2019, nu se raporteaza la randul 22 alocat pentru "Achizitii de bunuri si servicii taxabile cu cota de 19%, altele decat cele de la rd. 25”, ci la randul 32 “Regularizari taxa dedusa”, conform instructiunilor din O.P.A.N.A.F. nr. 591 din 27 ianuarie 2017 pentru aprobarea modelului si continutului formularului (300) "Decont de taxa pe valoarea adaugata".

Dovada primirii cu intarziere a facturilor este necesara pentru a justifica raportarea operatiunii prin declaratia informativa cod 394 pentru luna martie 2019, in loc de luna noiembrie 2018. In acest sens, am in vedere prevederile legale reglementate prin O.P.A.N.A.F. nr. 3769 din 23 decembrie 2015 privind declararea livrarilor/prestarilor si achizitiilor efectuate pe teritoriul national de persoanele inregistrate in scopuri de TVA, din anexa 2 "INSTRUCTIUNI de depunere si completare a formularului (394) "Declaratie informativa privind livrarile/prestarile si achizitiile efectuate pe teritoriul national de persoanele inregistrate in scopuri de TVA", cod MFP 14.13.01.02/f" punctul 1, lit. b) "Declaratia trebuie sa contina facturile care au fost primite in perioada de raportare, indiferent de data la care intervine exigibilitatea TVA, .…". Asa cum se poate constata, raportarea se efectueaza in perioada fiscala in care fiecare factura a fost primita, fara a se efectua pentru perioada in care factura respectiva a fost emisa. Acest aspect rezulta si din GHID DE COMPLETARE A DECLARATIEI INFORMATIVE 394, emis de catre M.F.P., la pag. 7. De asemenea, la pag. 9 se face diferenta dintre omisiune/eroare pentru care se depune o declaratie rectificativa si o factura primita cu intarziere pentru care nu se depune o declaratie rectificativa deoarece raportarea trebuie efectuata in luna primirii acesteia "In cazul in care, dupa depunerea declaratiei, persoana impozabila constata existenta unor omisiuni/erori in datele declarate, aceasta trebuie sa depuna o noua declaratie corect completata cu operatiunile care necesita modificarea si/sau operatiunile care nu au fost declarate, declaratie care inlocuieste declaratia informativa depusa initial. Nu vor face obiectul redepunerii declaratiei, facturile primite de persoana impozabila in alta perioada de raportare fata de data emiterii acestora de catre furnizori."

Astfel, primirea cu intarziere a unei facturi nu este tratata drept omisiune sau eroare de raportare, motiv pentru care, in astfel de situatii nu se depune o declaratie rectificativa cod 394 pentru luna noiembrie 2018, fiind suficienta raportarea operatiunii in luna in care factura a fost primita, fara a tine cont de data exigibilitatii TVA (data emiterii).

In situatia prezentata nu sunt implicatii fiscale deoarece dreptul de deducere s-a exercitat cu intarziere, in baza facturii primite in luna martie 2019. 

Raspuns oferit de specialistii Portal Codul Fiscal, un proiect de consultanta specializata marca Rentrop&Straton.