Speta zilei: Ordinea in care se scad facturile primite de la clienti

In relatiile comerciale intre firma noastra si clientii nostri, se intampla frecvent ca la incasarea unor sume de bani, acestia sa indice seria si nr. unei facturi, pe care o avem in evidenta, dar noi avem in sold o factura mai veche neachitata.

Cunoastem faptul ca trebuie sa facem punctaj cu clientul, dar de multe ori acesta nu se poate face imediat. Intrebarea noastra este daca avem obligatia sa scadem factura indicata de client pe ordinul de plata sau biletul la ordin, sau avem obligatia sa scadem factura cea mai veche, bineinteles alta decat cea inscrisa de client, pana la lamurirea situatiei. In acest timp, pana la efectuarea unui punctaj, mai avem si alte incasari cu aceasta neconcordanta.

Raspunsul consultantului fiscal Elena Ionescu: 

Din informatiile prezentate in intrebare retinem ca societatea are ca obiect principal de activitate Comertul cu ridicata al materialului lemnos si al materialelor de constructii si echipamentelor sanitare si de incalzire cod CAEN 4673.

Avand in vedere obiectul de activitate mentionat se presupune ca exista un numar foarte mare de documente si operatiuni care sunt inregistrate si descarcate din evidenta contabila.

Din punct de vedere al organizarii contabilitatii sunt aplicabile prevederile Legii nr. 82/1991, cu modificarile ulterioare, care la art. 1 alin. (1) dispun ca toate persoanele juridice au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitate financiara.

Aceasta prevedere este completata cu cea de la art. 6 care impune ca orice operatiune economico financiara sa fie consemnata intr-un document care va sta la baza inregistrarilor in contabilitatea societatii (document justificativ).

La art. 10 din Legea contabilitatii se precizeaza ca raspunderea pentru organizarea si conducerea activitatii respective revine administratorului sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii.

Ghidul Practic al Monografiilor Contabile 2024

Vezi AICI detalii

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2024 varianta tiparita

Vezi AICI detalii

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Potrivit dispozitiilor OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar contabile, cu modificarile ulterioare, pct. 25 se mentioneaza ca Factura este documentul justificativ care sta la baza inregistrarii in contabilitate a operatiunilor economice si ca toate operatiunile privind factura (intocmire, utilizare, arhivare, corectare, reconstituire) se efectueaza conform prevederilor Codului fiscal si ale Normelor metodologice de aplicare a acestuia.

Factura este documentul care, potrivit dispozitiilor art. 319 alin. (6) din Codul fiscal, trebuie intocmita pentru fiecare beneficiar in parte.

Informatiile obligatorii care trebuie inscrise pe factura sunt cele prevazute la alin. (20) si urmatoarele.

Sumele indicate pe factura pot fi exprimate in orice moneda, dar inregistrarea lor in evidenta proprie contabila si fiscala trebuie efectuata si in lei utilizandu-se cursul de schimb comunicat de BNR pentru data incasarii.

O informatie deosebita este cea referitoare la scadenta. Aceasta reprezinta data (inscrisa sau nu in factura) pana la care debitorul este obligat sa isi achite factura. Orice depasire a datei scadente atrage dupa sine penalizari de intarziere, in functie de cum s-a stabilit anterior in contract.

Prin stabilirea termenului de scadenta intr-o factura clientul este obligat sa-si achite facturile la timp, iar vanzatorul poate tine cont de data la care urmeaza sa incaseze creanta atunci cand isi stabileste viitoarele proiecte.

In acest scop, potrivit prevederilor pct. 61 si urmatoarele din Omfp nr. 1802/2014, societatea trebuie sa aiba stabilite proceduri clare, aprobate de administratorul entitatii sau de catre persoanele care au obligatia gestionarii acesteia, inclusiv proceduri proprii, specifice obiectului de activitate si in concordanta cu strategia adoptata de conducere.

Chiar inainte de a oferi clientilor posibilitatea platii la termen, societatea trebuie sa isi stabileasca propriile proceduri de lucru cu privire la:

intocmirea contractelor de vanzare-cumparare si a unor alte formulare care insotesc livrarea bunurilor (procese verbale de predare-primire, receptie, punere in functiune).
verificarea situatiei juridice a viitorului client si a situatiilor financiare publicate de acesta,
documentele care insotesc livrarea bunurilor trebuie sa fie asumate de catre client
- solicitarea de garantii suplimentare, in cazul clientilor noi.
- transmiterea instiintarilor de plata (inainte de livrarea produselor) precum si a calculului penalitatilor de intarziere (dupa expirarea scadentei) etc.

Calculul dobanzilor penalizatoare sunt prevazute atat de reglementarile contabile aprobate prin Omfp nr. 1802/2014 (pct. 310) cat si de cele ale Legii nr. 72/2013 privind masurile pentru combaterea intarzierii in executarea obligatiilor de plata a unor sume de bani rezultand din contracte incheiate intre profesionisti si intre acestia si autoritati contractante.

Conform acestor reglementari, daca se factureaza penalitati de intarziere atunci ele se inregistreaza in conturile de furnizori/clienti in relatie cu veniturile/cheltuielile din exploatare.

Penalitatile de intarziere trebuie sa fie corelate cu prevederile contractului de vanzare-cumparare incheiat de cele doua parti. In cazul in care nu s-a stabilit o alta valoare prin contract, dobanda penalizatoare curge de la scadenta pana la momentul platii si se calculeaza potrivit dispozitiilor privind dobanda legala remuneratorie si penalizatoare pentru obligatii banesti .

Prin prezentarea acestui cadru legal se are in vedere faptul ca organizarea activitatii la nivelul societatii trebuie sa respecte procedurile asumate de conducerea acesteia, ca entitatea dispune de un program informatic adecvat inregistrarii platii facturilor, inclusiv pentru calculul penalitatilor si ca exista prevederi contractuale exprese cu privire la modul de operare al platilor.

Raspuns oferit de specialistii Portal Codul Fiscal. Afla AICI cum poti beneficia si tu de consultanta specializata marca Rentrop&Straton.