Cum imbunatateste un software HR activitatea specialistului in administrarea personalului

Ultimii ani au marcat schimbari importante la nivelul companiilor romanesti, inclusiv la nivelul departamentului de resurse umane. Unul dintre motivele care au stat la baza acestor schimbari este adoptarea la scara larga a automatizarilor oferite de software-urile de resurse umane.

Soft-urile sau programele de administrare de personal elibereaza timp pretios pentru specialistul HR, timp ce poate fi folosit pentru activitati mai putin repetitive, cu un plus de valoare adus oamenilor si business-ului in general. Administrarea de personal este unul dintre procesele considerate „core” in cadrul departamentului – alaturi de pontaj si salarizare, si implicit printre primele care au beneficiat de adoptarea unei solutii software.

Sa vedem cum a schimbat implementarea unui soft de administrare de personal activitatea de zi cu zi a specialistului responsabil.

Care sunt atributiile specialistului in administrarea personalului?

Specialistul in administrarea personalului sau HR cu atributii administrative se ocupa in cadrul companiei, de:

• gestionarea dosarelor angajatilor;
• mentinerea la zi a informatiilor in legatura cu angajatii (prezenta, concediile medicale sau cele de maternitate, etc);
• redactarea documentelor specifice departamentului, asa cum sunt contractele de munca;
• gestionarea diverselor cereri ale angajatilor din zona resurselor umane (concedii, etc.);
• asistenta acordata responsabilului cu salarizarea; in multe dintre companii, de altfel, gestionarea procesului de salarizare revine tot administratorului de personal;
• in multe dintre organizatii, specialistul in administrarea personalului gestioneaza si pontajul;
• gestionarea delegatiilor personalului (cheltuieli, rezervari, calculul indemnizatiilor etc.);
• diverse alte proiecte din cadrul departamentului HR.

Cartea verde a contabilitatii 2020 varianta tiparita

Vezi AICI detalii

MICROintreprinderea in 2020 Regim fiscal-contabil

Vezi AICI detalii

Masuri fiscale URGENTE si IMEDIATE pentru iesirea din criza

Vezi AICI detalii

Lista poate continua, fiecare organizatie alegand sa gestioneze in maniera proprie aceasta zona. Multe dintre companiile mici si mijlocii aloca persoanei care ocupa aceasta functie si sarcina salarizarii si a pontajului, celelalte activitati considerate esentiale in cadrul departamentului HR.

Sunt activitati repetitive, cu indiscutabile beneficii atunci cand se decide achizitionarea unui soft de resurse umane.

Trei modalitati prin care specialistul HR beneficiaza de implementarea unui soft de administrare a personalului

1. Dosarul electronic al angajatului: economie de timp si energie

Daca vorbim despre specialistul in administrarea personalului, acesta are la dispozitie, atunci cand utilizeaza un software de administrare a personalului, dosarul electronic al angajatului.

Din programul de personal, specialistul HR poate extrage informatiile dorite in orice moment, economisind timp pretios. Contractele de munca, datele personale complete si modificarile survenite de-a lungul timpului, concediile sau cursurile la care a participat, toate sunt la dispozitia responsabilului de administrare a personalului in acelasi loc, intr-un format usor de parcurs, in orice moment.

Un alt beneficiu major, desi poate nu cel mai vizibil, este unicitatea informatiilor colectate in dosarul electronic al fiecarui angajat, prin stocarea lor intr-o baza de date unica, permanent actualizata. Folosind o baza de date unica si un sistem electronic este mai usor ca, din punct de vedere al securitatii acestor date, sa se protejeze accesul la ele prin setarea a diferite drepturi de acces si administrare, tinand cont de natura profund confidentiala a acestor informatii.

Toate acestea conduc la o diminuare substantiala a confuziei legate de diverse informatii care altfel ar fi adunate din diverse surse, a riscurilor de eroare sau a celor de accesare de catre persoane neautorizate – factor important mai ales din perspectiva implicatiilor legale pe care le pot avea aceste informatii.

2. Avantajul mobilitatii

Mobilitatea este una dintre trasaturile prezentului, dar mai ales ale viitorului pietei muncii. Romania ultimilor ani s-a adaptat si ea la aceasta realitate. Munca de la distanta este din ce in ce mai des perceputa ca o normalitate, mai degraba decat ca un beneficiu oferit de angajator.

Un soft de administrare a personalului ofera suportul necesar pentru ca munca angajatului sa se desfasoare de la distanta. Colegii au in timp real acces la ultimele variante ale documentelor, activitatea decurgand firesc, fara a avea de suferit pentru ca unul sau mai multi membri ai echipei lucreaza de acasa.

Accesarea instantanee de catre persoanele abilitate este posibila in cazul solutiilor HR în cloud – cum este programul de administrarea personalului de la Sincron HR Software. Tehnologia in cloud permite inlocuirea aplicatiilor sau programelor descarcate si stocate pe calculator sau server cu aplicatii internet.

Mai mult decat atat, Sincron HR este gandita ca solutie mobile-first, putand fi utilizata in cele mai bune conditii de pe orice dispozitiv mobil.

3. De la administrarea de personal la managementul talentelor

Una dintre tendintele ultimilor ani este aceea a unei abordari diferite a angajatilor, moderna si cuprinzatoare, ce vizeaza managementul resurselor umane sau al talentelor mai degraba decat doar administrarea de personal.

Din ce in ce mai multe companii inteleg importanta extinderii preocuparii departamentului de HR dincolo de managementul de personal, ce gestioneaza mai degraba aspectele administrative legate de prezenta angajatului in cadrul companiei.

Prin comparatie, o abordare ce vizeaza managementul resurselor umane va privi angajatii ca resurse valoroase pentru companie. Atragerea, motivarea, evolutia si engagement-ul angajatilor in cadrul companiei vor fi permanent urmarite prin initiative ce tin de zona de talent management, progresul lor fiind monitorizat si incurajat.

Acest tip de abordare este posibil si datorita existentei unui software de management al performantei angajatilor, ce poate prelua inclusiv o parte din sarcinile administrative ale specialistului HR.

Specialistul HR are, in acest fel, posibilitatea de a se dedica si altor activitati in afara celor administrative, agenda sa zilnica suferind modificari importante.