Garantia de buna executie: cum se inregistreaza CORECT in contabilitate

Tratamentul contabil general al garantiei de buna executie

Cea mai frecventa eroare in practica este inregistrarea garantiei de buna executie direct pe cheltuieli. Aceasta este incorecta din punct de vedere contabil: la momentul constituirii garantiei, societatea nu suporta o pierdere sau un consum definitiv de resurse, ea doar indisponibilizeaza temporar o suma de bani pentru garantarea executarii obligatiilor contractuale.

Atat timp cat suma urmeaza sa fie restituita la finalizarea contractului, la expirarea perioadei de garantie sau la indeplinirea altor conditii contractuale, ea reprezinta un activ al societatii, o creanta fata de beneficiarul care detine suma in contul colateral.

Din perspectiva reglementarilor contabile aprobate prin OMFP nr. 1802/2014, contul 267 „Creante imobilizate” se utilizeaza pentru evidenta creantelor imobilizate, inclusiv a depozitelor, garantiilor si cautiunilor depuse de entitate la terti, care urmeaza sa fie detinute pe o perioada mai mare de un an. In debitul contului se inregistreaza creantele imobilizate, iar in credit se inregistreaza, intre altele, valoarea garantiilor restituite de terti si pierderile din creante imobilizate. 

Alegerea contului se face in functie de termenul de recuperare

Tratamentul contabil corect depinde de durata pentru care suma este indisponibilizata:
Pentru garantia cu termen de recuperare mai mare de un an - se utilizeaza contul 2678 „Alte creante imobilizate", cu analitic distinct pentru garantii de buna executie. Se recomanda evidentierea separata a beneficiarului, a contractului aferent si a contului colateral de Trezorerie pentru fiecare garantie in parte.

Pentru garantia cu termen de recuperare de pana la un an - se poate utiliza contul 461 „Debitori diversi", cu analitic distinct pentru garantii de buna executie.

Daca suma ramane intr-un cont bancar al societatii, dar cu utilizare restrictionata, fara sa rezulte constituirea unei creante fata de beneficiar, se poate justifica evidentierea prin analitice distincte ale contului 5121. Aceasta varianta se utilizeaza numai daca documentele arata ca suma continua sa reprezinte disponibil banesc al societatii, chiar daca utilizarea sa este restrictionata. 

Inregistrari contabile generale pentru garantia de buna executie

Vom prezenta mai jos monografia contabila pentru constituirea unei garantii de buna executie prin depunerea unei sume de bani intr-un cont colateral deschis de societate la trezorerie. De asemenea, vom prezenta si inregistrarile contabile aferente restituirii garantiei de buna executie. 

1. Constituirea garantiei de buna executie

In cazul in care garantia are un termen de recuperare mai mare de un an (suma depusa in contul colateral deschis la Trezorerie, cu natura unei creante fata de beneficiar):

2678 „Alte creante imobilizate — garantii de buna executie" = 5121 „Conturi la banci in lei" cu suma x lei

Daca garantia este cu termen de recuperare de pana la un an:

461 „Debitori diversi — garantii de buna executie" = 5121 „Conturi la banci in lei" cu suma x lei

Daca suma ramane intr-un cont colateral deschis pe numele societatii, iar din documente rezulta ca operatiunea reprezinta doar un transfer intre conturi bancare ale societatii, cu utilizare restrictionata, atunci se poate utiliza:

5121 „Conturi la banci in lei - cont colateral Trezorerie” = 5121 „Conturi la banci in lei - cont curent”, cu suma de x lei. 

2. Restituirea garantiei la finalizarea contractului

La restituirea garantiei, pentru a reflecta stingerea creantei si reintregirea disponibilitatilor banesti ale societatii, daca aceasta a fost evidentiata in contul 2678:

5121 „Conturi la banci in lei” = 2678 „Alte creante imobilizate - garantii de buna executie”, cu suma restituita.

Iar daca aceasta a fost evidentiata in contul 461:
5121 „Conturi la banci in lei” = 461 „Debitori diversi - garantii de buna executie”, cu suma restituita. 

3. Inregistrarea dobanzii aferente sumei din contul colateral

Daca pentru suma depusa in contul colateral se acorda dobanda in favoarea societatii, aceasta se recunoaste ca venit financiar.

La recunoasterea dobanzii aferente unei creante imobilizate:

2679 „Dobanzi aferente creantelor imobilizate" = 766 „Venituri din dobanzi" cu suma dobanzii

La incasarea efectiva a dobanzii:

5121 „Conturi la banci in lei" = 2679 „Dobanzi aferente creantelor imobilizate" cu suma incasata

Daca dobanda este creditata direct intr-un cont disponibil al societatii (fara a mai trece prin contul 2679):

5121 „Conturi la banci in lei" = 766 „Venituri din dobanzi" cu suma dobanzii

4. Executarea garantiei de catre beneficiar

Daca beneficiarul executa garantia, total sau partial, suma executata nu mai este recuperabila de societate. Creanta se scoate din evidenta pe baza documentelor care justifica executarea (notificarea beneficiarului, procesul-verbal de constatare a neconformitatilor etc.).

Daca garantia a fost evidentiata in contul 2678:

663 „Pierderi din creante imobilizate" = 2678 „Alte creante imobilizate - garantii de buna executie" cu suma executata

Daca garantia a fost evidentiata in contul 461:

654 / 6581 / 6588 = 461 „Debitori diversi — garantii de buna executie" cu suma executata

Atentie! Contul de cheltuiala utilizat la executarea garantiei din contul 461 trebuie ales in functie de natura juridica a executarii , daca reprezinta o pierdere din creanta, o despagubire, o penalitate contractuala, un cost al remedierilor neexecutate sau alta categorie de suma retinuta potrivit contractului. Nu exista un cont unic prestabilit , alegerea trebuie justificata prin natura economica a operatiunii.

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile - Lucrarea contine monografii contabile COMPLETE din domenii de activitate VARIATE. Comanda AICI >> 

Tratament contabil pentru garantia de buna executie constituita prin retineri succesive

Art. 154 alin. (4) lit. d) din Legea nr. 98/2016 permite constituirea garantiei de buna executie prin retineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale.

Art. 40 alin. (4)-(9) din H.G. nr. 395/2016 reglementeaza mecanismul specific, si anume:

• deschiderea contului la dispozitia autoritatii contractante
• deschiderea acestuia la Trezoreria Statului in cazul autoritatilor/institutiilor publice sau al operatorilor economici cu capital integral ori majoritar de stat
• depunerea initiala de minimum 0,5% din pretul contractului fara TVA
• alimentarea contului prin retineri succesive

ATENTIE! Acest cont este purtator de dobanda in favoarea contractantului.

Cartea Verde a Contabilitatii - instrumentul de lucru esential pentru contabilii care vor raspunsuri rapide si corecte la problemele din practica. Comanda AICI>>

Pentru a urmari tratamentul contabil pentru garantia de buna executie constituita prin retineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale, vom presupune urmatoarea situatie:

O societate din constructii are un contract de executie lucrari de constructii, pentru care s-a optat ca garantia de buna executie sa se constituie prin retineri succesive, motiv pentru care societatea a deschis un cont colateral la Trezoreria de care apartine societatea, dar la dispozitia autoritatii contractante (beneficiarul lucrarii). Societatea a depus 0,5% din valoarea contractului. In acest cont, autoritatea contractanta va vira succesiv, odata cu plata facturilor, valoarea pentru garantia de buna executie. La momentul receptiei la terminarea lucrarilor, in baza unei adrese din partea autoritatii contractante, se va debloca cuantumul de 70% si se vor vira in contul societatii de catre Trezorerie. Contul colateral este deschis pe numele societatii la Trezorerie, dar aceasta nu paote dispune de banii din acest cont decat cu acordul autoritatii contractante, la dispozitia careia s-a deschis acest cont.

Iata inregistrarile contabile aferente:

1. Constituire garantie:

Pentru suma initiala depusa de societate, reprezentand 0,5% din pretul contractului fara TVA, inregistrarea este:
5121 „Conturi la banci in lei – cont de disponibil la Trezorerie pentru garantia de buna executie” = 5121 „Conturi la banci in lei – cont curent”, cu suma depusa initial.

IMPORTANT! Inregistrarea 2678 „Alte creante imobilizate – garantii de buna executie” = 5121 „Conturi la banci in lei” NU mai reprezinta inregistrarea principala pentru situatia concreta descrisa. Aceasta ar fi fost adecvata daca garantia ar fi fost retinuta de beneficiar si ar fi ramas o creanta de recuperat de la acesta, fara virarea sumelor intr-un cont de disponibil deschis pe numele societatii.

2. Inregistrarea retinerilor succesive din facturile partiale:

Pentru alimentarile ulterioare ale contului de garantie, efectuate de autoritatea contractanta prin retineri succesive din facturile partiale, nu se mai trateaza operatiunea ca o depunere efectuata de societate, ci ca o incasare a creantei fata de client intr-un cont bancar cu utilizare restrictionata, astfel:

5121 „Conturi la banci in lei – cont de disponibil la Trezorerie pentru garantia de buna executie” = 4111 „Clienti”, cu suma retinuta din factura partiala si virata de autoritatea contractanta in contul de garantie.

Daca o parte din factura se incaseaza in contul curent, iar partea aferenta garantiei este virata in contul de Trezorerie, creanta fata de client se stinge distinct pe cele doua destinatii si anume pentru suma intrata in contul curent prin formula 5121 „Conturi la banci in lei – cont curent” = 4111 „Clienti”, iar pentru suma virata in contul de garantie prin inregistrarea mentionata mai sus.

3. Inregistrarea dobanzii:

Inregistrarea dobanzii prin contul 2679 nu mai este necesara. Intrucat dobanda este aferenta unui cont de disponibil deschis la Trezorerie si, potrivit art. 40 alin. (9) din H.G. nr. 395/2016 este cuvenita contractantului, urmeaza ca venitul financiar sa fie recunoscut direct, in contul in care dobanda este creditata. 

Astfel, se va inregistra:

5121 „Conturi la banci in lei – cont de disponibil la Trezorerie pentru garantia de buna executie” = 766 „Venituri din dobanzi”, cu suma dobanzii, daca dobanda se crediteaza in contul de Trezorerie
sau 

5121 „Conturi la banci in lei – cont curent” = 766 „Venituri din dobanzi”, cu suma dobanzii, daca dobanda se vireaza direct in contul curent al societatii.

4. Deblocarea garantiei:

Art. 154 indice 2 alin. (5) din Legea nr. 98/2016 prevede, pentru contractele de lucrari, eliberarea/restituirea a 70% din valoarea garantiei in termen de 14 zile de la data incheierii procesului-verbal de receptie la terminarea lucrarilor, iar restul de 30% la expirarea perioadei de garantie, pe baza procesului-verbal de receptie finala.

La deblocarea celor 70%, inregistrarea specifica este:

5121 „Conturi la banci in lei – cont curent” = 5121 „Conturi la banci in lei – cont de disponibil la Trezorerie pentru garantia de buna executie”, cu suma deblocata si virata societatii.

Pentru diferenta de 30% ramasa blocata pana la receptia finala nu se efectueaza o noua inregistrare la data receptiei la terminarea lucrarilor. Suma ramane evidentiata in acelasi analitic distinct al contului 5121 aferent contului de Trezorerie.

Sursa foto: Pexels.com