SAF-T si D406 in 2025. Ce verificari trebuie sa faceti inainte sa raportati in SAF-T

Ce trebuie sa stiti daca raportati SAF-T

Pentru raportarea SAF-T (Declaratia informativa D406), Ordinul nr. 1783/2021 si procedura din Anexa nr. 3 stabilesc ca fisierul trebuie validat atat sintactic, cat si semantic, folosind programul Validator pus la dispozitie de ANAF. Practic, pe langa respectarea structurii XML, este important sa acordati atentie corelatiilor dintre date.

Corelatii de verificat inainte de transmiterea D406 (SAF-T)

Balanta de verificare:
Balanta raportata trebuie sa fie echilibrata (total debit = total credit). Verificati ca toate conturile societatii sa fie mapate corespunzator pe conturi SAF-T (altfel exista riscul ca unele sa nu apara in balanta SAF-T).
Clienti (Customers):
Soldurile clientilor raportate individual trebuie sa corespunda cu totalul din balanta de verificare pe conturile de clienti. Atentie la situatiile in care soldurile se raporteaza eronat (ex. in valuta in loc de lei).
Furnizori (Suppliers):
Soldurile furnizorilor raportate in SAF-T trebuie sa corespunda cu totalul din balanta. Rulajele din balanta trebuie sa corespunda cu cele din registrul jurnal si din facturi/plati.

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilitatii Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete

Vezi AICI detalii

Cartea Verde a Contabilitatii - Editie revizuita

Vezi AICI detalii

Corelatia dintre balanta si registrul jurnal

Rulajul lunar din balanta trebuie sa fie identic cu rulajul din registrul jurnal. Diferente pot aparea doar din setari gresite sau mapari incomplete.
Rulaje pe parteneri:
Pentru clienti si furnizori, rulajele trebuie sa fie consistente intre balanta, jurnal, facturi si plati. Diferente pot exista in cazul unor tranzactii speciale (diferente de curs, compensari, ajustari).

Corelatia SAF-T cu declaratiile fiscale

-SAF-T vs. D300 (decont TVA): verificarea tax codes raportate fiecare cod de TVA din SAF-T trebuie sa corespunda unui rand din D300.
-SAF-T vs. D390 (declaratia recapitulativa): corelarea operatiunilor intracomunitare.
-SAF-T vs. D394 (livrari/achizitii interne).
-SAF-T vs. D100 (pentru impozitul pe veniturile nerezidentilor cu retinere la sursa).

Teste de consistenta

Pe langa corelatiile contabile si fiscale enumerate, este recomandat ca fisierul SAF-T sa fie supus unor teste de consistentaatat cu ajutorul programului Validator pus la dispozitie de ANAF, cat si prin verificari interne automate. Scopul acestor teste este sa confirme: coerenta intre soldurile de deschidere si inchidere; respectarea maparilor corecte pentru clienti, furnizori si conturi contabile; consistenta intre informatiile raportate in sectiunile Registru jurnal, Customers, Suppliers si facturi/plati; concordanta datelor din SAF-T cu declaratiile fiscale periodice (D300, D390, D394, D100).
ANAF a subliniat ca va extinde treptat aceste teste de consistenta, inclusiv pe subsectiunile de facturi, pentru a ajuta contribuabilii sa ajunga la o raportare uniforma si corecta.

Raportari suplimentare

Temei legal

Ordinul nr. 1783/2021 privind natura informatiilor pe care contribuabilul/platitorul trebuie sa le declare prin fisierul standard de control fiscal, modelul de raportare, procedura si conditiile de transmitere, precum si termenele de transmitere si data/datele de la care categoriile de contribuabili/platitori sunt obligate sa transmita fisierul standard de control fiscal

ANEXA Nr. 3 
Procedura si conditiile de transmitere a fisierului standard de control fiscal (SAF-T)

1. Pentru pregatirea si transmiterea fisierului standard de control fiscal prin intermediul Declaratiei informative D406 se deruleaza urmatoarele activitati:
a) generarea fisierului SAF-T in format XML de catre sistemul informatic al contribuabilului/platitorului;
b) verificarea structurii fisierului XML si a corelatiilor dintre date prin programul informatic "Validator" pus la dispozitie de catre Agentia Nationala de Administrare Fiscala (ANAF);
c) generarea Declaratiei informative D406 ca document electronic in format PDF cu XML atasat (daca acesta a indeplinit conditiile de verificare) semnat electronic.
2. Pentru pregatirea Declaratiei informative D406, ANAF pune la dispozitia contribuabilului/platitorului doua forme de asistenta:
a) specificatiile pentru formatul si continutul Declaratiei informative D406;
b) programul "Validator" pentru fisierul SAF-T in format XML - program independent, in format executabil, interpretat, scris in limbaj Java, cu care contribuabilii/platitorii pot valida sintactic si in parte semantic raportarea, inainte de a o incarca pe portalul ANAF.
3. In cadrul procesului de pregatire a fisierului XML, contribuabilii/platitorii au la dispozitie mai multe metode de lucru, cum ar fi:
a) pentru contribuabilii/platitorii care dispun de sisteme informatice de contabilitate sau sisteme ERP, "generare automata" din sistemul informatic a fisierului in format XML;
b) pregatirea cu un editor de XML a declaratiei prin editarea pe schema SAF-T cu introducerea directa a datelor relevante. Validarea declaratilor informative D406 se poate face cu validatorul pus la dispozitie de catre ANAF. Aceasta metoda poate fi utilizata de catre contribuabilii/platitorii care nu dispun de sisteme informatice de contabilitate sau sisteme ERP;
c) "Generare externa", prin prelucrarea fisierului de catre un operator de date specializat. Aceasta metoda poate fi utilizata de contribuabilii/platitorii care folosesc servicii financiar-contabile externalizate.
4. Declarantul poate genera fisierul SAF-T in format XML cu ajutorul validatorului (program Soft J), pus la dispozitie de catre ANAF. Acesta poate fi utilizat independent de catre contribuabil/platitor pentru verificari in sistemul informatic propriu, la sediul sau, cu mijloacele sale tehnice. Validatorul Soft J realizeaza verificarile si validarile sintactice ale fisierului in format XML (forma, formatul datelor, continut etc.) si o serie de verificari semantice doar asupra fisierului in format XML. Declaratia informativa D406 - in format PDF cu XML atasat - se genereaza in mod automat prin intermediul Soft J pus la dispozitie de Agentia Nationala de Administrare Fiscala.
5. In situatia in care contribuabilul/platitorul opteaza sa nu foloseasca capabilitatea din Soft J, pusa la dispozitie de Agentia Nationala de Administrare Fiscala, urmatoarele reguli trebuie sa fie respectate cand PDF-ul este generat programatic:
A. Documentul PDF trebuie sa contina urmatoarele campuri de metadate (in engleza: macrofields):
a) cif = cui declarant, fara prefixul RO;
b) an_r = anul raportarii;
c) luna_r = luna raportarii;
d) d_rec = I sau R (initiala sau rectificativa);
e) totalPata_A = suma de control;
f) universalCode = tipDeclaratie_versiunePrg = D406_J1.0.0.
B. Documentul PDF trebuie sa respecte formularul (modelul) prevazut in anexa nr. 2 la ordin.
6. In cadrul programului Soft J se urmaresc pasii de mai jos:
- pasul 1. Selectarea si incarcarea fisierului XML generat pentru validare, prin apasarea butonului "Alege fisiere";
- pasul 2. Selectarea tipului de declaratie: Declaratie informativa D406 pentru raportarea SAF-T sau Declaratie informativa D406T pentru raportarea unei declaratii de test (pentru testarea aplicatiei de catre contribuabili/platitori).
7. Pentru etapa de validare a fisierului XML exista 3 optiuni din care se poate alege:
- optiunea 1. Validarea fisierului XML pentru verificarea erorilor, prin apasarea butonului "Validare";
- optiunea 2. Validarea fisierului XML si crearea Declaratiei informative D406 - Fisierul standard de control fiscal (SAF-T), cu XML atasat, prin apasarea butonului "Validare + creare PDF";
- optiunea 3. Validarea fisierului XML, crearea Declaratiei informative D406 - Fisierul standard de control fiscal (SAF-T) cu XML atasat si semnarea electronica, urmate de apasarea butonului "Validare + creare PDF semnat".
8. La sfarsitul etapei prevazute la pct. 6, contribuabilul/platitorul are pregatita Declaratia informativa D406 pe care o transmite catre ANAF utilizand canalele electronice specifice.
9. Pentru a putea incarca in portalul ANAF Declaratia informativa D406, impreuna cu fisierul XML atasat, aceasta trebuie semnata electronic cu certificat digital calificat, rezultand astfel un fisier PDF cu XML atasat si semnat electronic.
10. Transmiterea unei Declaratii informative D406 se face doar in situatia in care procesarea a fost realizata cu succes.
11. Dimensiunea Declaratiei informative D406 in format PDF cu XML atasat nu trebuie sa depaseasca limita maxima specificata in "Ghidului contribuabilului pentru pregatirea si transmiterea Declaratiei informative D406 - Fisierul standard de control fiscal (SAF-T)", care se publica pe site-ul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala. Daca Declaratia informativa D406 are o dimensiune mai mare decat limita maxima, documentul nu va fi acceptat la incarcare in platforma e-guvernare.ro sau prin portalul ANAF. Pentru a putea incarca toate informatiile solicitate, la generare, declaratia trebuie impartita in segmente, conform informatiilor prezentate la pct. 27 si 28, pana cand toate informatiile aferente perioadei de raportat sunt transmise.
12. In situatia in care, ca urmare a incercarii de transmitere a Declaratiei D406, sunt primite mesaje de eroare/erori, utilizatorul trebuie sa verifice cauza erorii prin analiza documentului generat de programul "Validator", fisierul SAFT.xml.err.txt. Odata identificata eroarea sau identificate erorile, se corecteaza problema semnalata de catre utilizator si se genereaza un nou fisier XML. Cu fisierul nou-obtinut se reiau pasii prezentati la pct. 5 si 6, pentru validarea si generarea Declaratiei informative D406, incepand cu pasul 1. Daca nu s-au primit mesaje de eroare, declaratia este pregatita pentru semnarea electronica si transmitere.
13. Transmiterea Declaratiei informative D406 se poate face de catre contribuabilii/platitorii cu obligatia de depunere, incepand cu prima zi calendaristica a lunii urmatoare perioadei pentru care obligatia devine activa, pana la data-limita de depunere - ultima zi a lunii care urmeaza perioadei pentru care se face raportarea.
14. Transmiterea se poate face doar de catre contribuabilul/platitorul cu obligatie de depunere sau de catre imputernicitul/reprezentantul legal al acestuia folosind certificatul calificat de semnatura digitala cu care acestia sunt inrolati in sistemul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala cu drept de depunere a documentelor si formularelor fiscale in format electronic.
15. La transmiterea Declaratiei informative D406 se efectueaza verificarea si validarea identitatii contribuabilului/platitorului pentru care se depune Declaratia informativa D406, in raport cu identitatea cu care acesta sau imputernicitul/reprezentantul acestuia este inrolat in sistemul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala pentru depunerea declaratiilor si formularelor fiscale in format electronic.
16. Formularele si fisierele SAF-T atasate pentru care nu este validata identitatea sunt respinse.
17. Declaratia informativa D406 se depune doar online, in format electronic, prin intermediul serviciului public digital "Servicii online - Depunere declaratii" al Agentiei Nationale de Administrare Fiscala sau prin intermediul site-ului www.e-guvernare.ro, serviciul "Depunere declaratii ANAF".
18. Prima Declaratie informativa D406 validata, depusa pentru o luna sau un trimestru de catre un contribuabil/platitor este considerata declaratie initiala. Declaratiile ulterioare depuse pentru aceeasi perioada (luna/trimestru) sunt automat considerate declaratii rectificative.
19. Dupa incarcarea Declaratiei informative D406 - Fisierul standard de control fiscal (SAF-T) se afiseaza indexul de incarcare, pe baza caruia contribuabilul/platitorul sau imputernicitul/reprezentantul acestuia se poate informa despre stadiul procesarii declaratiilor si formularelor depuse si despre rezultatele procesarii acestora.
20. Rezultatele procesarii cuprind eventualele erori si avertismente detectate la incarcare si procesare si un fisier recipisa care confirma ca declaratia depusa a fost depusa la termen si ca a fost corect procesata.
21. Declaratiile rectificative care se depun pentru corectarea unei erori materiale, omisiuni etc. trebuie sa cuprinda toate informatiile din declaratia initiala, plus cele asupra carora s-au efectuat corectii.
22. In urma incarcarii Declaratiei informative D406, in portalul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala, documentul este verificat si analizat, iar in cazul in care contribuabilul/platitorul este inregistrat in Spatiul Privat Virtual (SPV), acesta poate primi eventuale mesaje de validare, eroare, atentionare in sectiunea "Mesaje".
23. Recipisa si informatiile despre procesarea Declaratiei informative D406 sunt transmise in mod automat de catre Agentia Nationala de Administrare Fiscala contribuabilului/platitorul inscris in SPV sau imputernicitului/reprezentantului acestuia prin SPV. Alternativ, contribuabilii/platitorii pot verifica stadiul si rezultatele procesarii folosind indexul de incarcare prin interogare directa pe site-ul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala.
24. In cazul in care un contribuabil/platitor a primit o recipisa in care se mentioneaza ca incarcarea s-a realizat cu erori, acesta este responsabil sa corecteze respectivele erori in fisierul XML generat in format SAF-T si sa retransmita declaratia reluand pasii descrisi la pct. 5 si 6.
25. In cazul depunerii Declaratiei informative D406, pentru o perioada de raportare, prin mai multe formulare D406 (ce contin date raportate modal), se va genera o recipisa pentru fiecare formular depus. Confirmarea transmiterii valide a declaratiei poate fi realizata doar in ultima recipisa din serie. De exemplu, daca transmiterea s-a facut prin 3 fisiere D406 - primele doua recipise semnaleaza ca respectivele formulare D406 au fost transmise, care sunt eventualele erori si daca nu au fost identificate erori - este transmisa confirmarea ca nu are erori), iar a treia recipisa semnaleaza ca declaratia a fost transmisa, de exemplu, ca nu are erori si ca declaratia in ansamblu este conforma.
26. In cazul contribuabililor/platitorilor cu activitate economica mare, materializata intr-un numar foarte mare de inregistrari contabile si informatii de transmis prin Fisierul standard de control fiscal (SAF-T) - modul de pregatire si depunere a Declaratiei informative D406 permite transmiterea folosind mai multe formulare D406 (raportare modala), fiecare cu sectiuni sau subsectiuni din declaratia informativa, transmise succesiv de catre contribuabilii/platitorii respectivi pentru perioada de depunere (luna, trimestru), pana la data-limita. Sistemele ANAF asigura primirea, procesarea si pastrarea integrala a declaratiilor informative D406.
27. Raportarea modala reprezinta raportarea datelor in mai multe parti. Raportarea modala priveste strict planul de transport al datelor de la contribuabil/platitor la ANAF, pentru raportarea in format electronic. Raportarea modala se aplica pe un fisier XML generat si functioneaza identic pentru toate fisierele extrase/pregatite, indiferent de numarul campurilor si continutul lor. Impartirea fisierelor XML pentru raportare modala cu mai multe formulare D406 pentru aceeasi luna este in sarcina contribuabilului/platitorului, la pregatirea Declaratiei informative D406. Aceasta metoda se foloseste in cazul unor declaratii de dimensiuni foarte mari, iar impartirea se face la nivel de subsectiune. Validarea unui fisier XML cu informatii SAF-T, transmise modal, se face individual, fisier cu fisier. Regulile de validare sunt urmatoarele:
- sectiunea "HEADER" trebuie sa fie prezenta in fiecare fisier XML generat - pentru a identifica a cui este raportarea, cine transmite, ce transmite, pentru ce perioada, in ce context;
- sectiunile "MASTERFILES", "GENERAL LEDGER" si "SOURCE DOCUMENTS" se raporteaza de oricate ori este nevoie pentru a acoperi continutul informational al acestora, respectand criteriul de dimensiune maxima permisa a fisierului XML;
- in cazul in care o sectiune raportata in intregime din punctul de vedere al continutului informational duce la depasirea dimensiunii maxime admise pentru fisierul XML, se genereaza fisiere XML care contin doar date extrase din subsectiuni ale sectiunii, astfel incat sa fie respectata dimensiunea maxima a documentului XML;
- in cazul in care intr-o perioada de raportare, pentru o anumita sectiune sau subsectiune, contribuabilul/platitorul nu are date noi de raportat, prin comparatie cu ce a raportat deja in perioada anterioara, sectiunea sau subsectiunea respectiva poate fi lasata vida, adica se specifica in documentul XML doar tagul XML de inceput si cel de sfarsit al sectiunii sau subsectiunii.
28. Raportarea modala este considerata completa daca sunt prezente concomitent toate sectiunile si campurile obligatorii ale fisierului standard de control SAF-T, fapt ce se verifica pentru fiecare depunere de acest tip ce apartine unei perioade de raportare lunara/trimestriala.
29. Informatii detaliate referitoare la procedura de depunere a Declaratiei informative D406 se publica pe site-ul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala, prin intermediul "Ghidului contribuabilului pentru pregatirea si transmiterea Declaratiei informative D406 - Fisierul standard de control fiscal (SAF-T)".


Explicatii oferite in 2025 de specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.