Sistemul RO E-Factura inca NU este eligibil pentru toate achizitiile publice din tara

Conform Ordinului 120/2021, a fost reglementat sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, precum si factura electronica la nivel national. Pana acum, operationalizarea deplina a sistemului RO e-Factura a inceput de joi, 11 noiembrie, pentru relatia intre companii si autoritatile publice, iar in scurt timp va fi disponibil si pentru restul achizitiilor publice din tara.

OUG 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in România a fost publicata in Monitorul Oficial, Partea I nr. 960 din 7 octombrie 2021.

In prezent, factura electronica se foloseste pentru relatia dintre firme si autoritatile statului ( B2G). Dupa o perioada de acomodare cu lucru in platforma Ro e-Factura, aceasta va deveni obligatorie pentru toate achizitiile publice realizate in Romania. De asemenea, Ro e-Facturare va deveni instrumentul exclusiv pentru facturare incepand, cel mai probabil, din 2023.

Termenii si expresiile de mai jos au urmatoarele semnificatii:

a) factura electronica - factura emisa, transmisa si primita intr-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronica si automata;
b) operator economic - orice entitate care desfasoara o activitate economica constând in executarea de lucrari, livrarea de bunuri/produse si/sau prestarea de servicii;
c) emitent al facturii electronice - operatorul economic care emite factura electronica catre destinatar si o transmite in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura;
d) destinatar al facturii electronice - operatorul economic, autoritatea contractanta, entitatea contractanta si orice alta entitate care primeste factura electronica insotita de semnatura electronica a Ministerului Finantelor in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura;

e) elemente principale ale unei facturi electronice - un ansamblu de componente esentiale de informatii pe care trebuie sa le contina o factura electronica pentru a permite interoperabilitatea transfrontaliera, inclusiv informatiile necesare pentru a asigura conformitatea juridica;
f) model de date semantice - un set de termeni structurati si interconectati in mod logic, precum si semnificatiile acestora, care precizeaza elementele principale ale unei facturi electronice in conformitate cu standardul european privind factura electronica;
g) sintaxa - limbajul sau dialectul care poate fi citit automat, utilizat pentru reprezentarea elementelor de date incluse intr-o factura electronica, in conformitate cu standardul european privind factura electronica;
h) legaturi sintactice - orientari cu privire la modul in care un model de date semantice pentru o factura electronica ar putea fi reprezentat in diferitele sintaxe;
i) standard international privind factura electronica - un standard international astfel cum este definit la art. 2 alin. (1) lit. a) din Regulamentul (UE) nr. 1.025/2012 al Parlamentului European si al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind standardizarea europeana, de modificare a Directivelor 89/686/CEE si 93/15/CEE ale Consiliului si a Directivelor 94/9/CE, 94/25/CE, 95/16/CE, 97/23/CE, 98/34/CE, 2004/22/CE, 2007/23/CE, 2009/23/CE si 2009/105/CE ale Parlamentului European si ale Consiliului si de abrogare a Deciziei 87/95/CEE a Consiliului si a Deciziei nr. 1.673/2006/CE a Parlamentului European si a Consiliului;
j) standard european privind factura electronica - standard european special pentru modelul de date semantice privind elementele esentiale ale unei facturi electronice, astfel cum este definit la art. 2 alin. (1) lit. b) din Regulamentul (UE) nr. 1.025/2012;
k) specificatiile nationale de utilizare a facturii electronice - RO_CIUS - specificatii tehnice de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice asa cum sunt prevazute in standardul european SR EN 16931-1, aplicabile la nivel national;
l) subcontractant/subantreprenor - operatorul economic definit la art. 3 alin. (1) lit. yy) din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare, art. 3 alin. (1) lit. zz) din Legea nr. 99/2016 privind achizitiile sectoriale, cu modificarile si completarile ulterioare, respectiv art. 5 alin. (1) lit. gg) din Legea nr. 100/2016 privind concesiunile de lucrari si concesiunile de servicii, cu modificarile si completarile ulterioare, care si-a exprimat optiunea de a fi platit direct in conditiile art. 218 din Legea nr. 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, respectiv ale art. 232 din Legea nr. 99/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, si ale art. 97 din Legea nr. 100/2016, cu modificarile si completarile ulterioare;
m) relatia dintre un operator economic si autoritati contractante, respectiv entitati contractante - B2G - tranzactia dintre un operator economic care are calitatea de contractant sau subcontractant/subantreprenor in temeiul Legii nr. 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, Legii nr. 99/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, Legii nr. 100/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, si al Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 114/2011 privind atribuirea anumitor contracte de achizitii publice in domeniile apararii si securitatii, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 195/2012, cu modificarile si completarile ulterioare, si autoritati contractante sau entitati contractante care primesc si prelucreaza facturi electronice;
n) relatia comerciala dintre doi operatori economici - B2B - tranzactia având ca obiect executia de lucrari, livrarea de bunuri/produse si/sau prestarea de servicii dintre doi operatori economici;
o) emitentul unei facturi electronice in relatia B2G - operatorul economic aflat intr-o relatie definita la lit. m) care emite, in baza unui angajament legal, factura electronica si o transmite in sistemul national privind factura electronica RO eFactura;
p) destinatarul unei facturi electronice emise in relatia B2G - autoritatea contractanta, entitatea contractanta sau unitatea de achizitii centralizate cu atributii in acest sens potrivit legii, care primeste factura electronica insotita de semnatura electronica a Ministerului Finantelor in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

Structura facturii electronice respecta:

a) specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice asa cum sunt prevazute in standardul european SR EN 16931-1, care sunt aplicabile la nivel national;
b) specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice - RO_CIUS - si regulile operationale specifice aplicabile la nivel national;
c) continutul semantic asa cum este descris in standardul SR EN 16931-1, sintaxele identificate in CEN/TS 16931-2, in conformitate cu art. 2 alin. (1) lit. j), si corelarea adecvata definita in subpartea aplicabila a CEN/TS 16931-3.

Elemente principale ale facturii electronice sunt:

a) identificatorii de proces si de factura;
b) data facturii;
c) informatii privind identificarea operatorului economic care a livrat bunurile/produsele, a prestat serviciile sau a executat lucrarile;
d) informatii privind destinatarul facturii electronice;
e) informatii privind beneficiarul platii;
f) informatii privind reprezentantul fiscal al emitentului;
g) identificarea tipului de bunuri/produse livrate, servicii prestate sau lucrari executate;
h) referirea la contractul de achizitii publice/sectoriale, de concesiune de lucrari si servicii, precum si, dupa caz, la contractul de achizitii publice in domeniile apararii si securitatii;
i) detalii privind executarea lucrarilor, livrarea bunurilor/ produselor sau prestarea serviciilor;
j) instructiuni de plata;
k) informatii privind creditari sau debitari;
l) informatii privind pozitiile de pe factura;
m) defalcarea TVA;
n) totalul facturii.
Factura electronica se transmite de catre emitent in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

In situatia in care factura electronica transmisa respecta structura necesara, se aplica semnatura electronica a Ministerului Finantelor si se comunica de indata destinatarului. Aplicarea semnaturii electronice a Ministerului Finantelor atesta primirea acesteia in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

In situatia in care factura electronica transmisa nu respecta structura necesara, emitentul primeste mesaj cu erorile identificate. Dupa corectarea erorilor identificate, factura electronica se transmite in cadrul aceluiasi sistem national privind factura electronica RO e-Factura.