Factura electronica in 2013 | Conditii obligatorii la emiterea facturilor electronice

In 2013, conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca persoanele care emit facturi si chitante in forma electronica sunt urmatoarele:

- sa dispuna de mijloace tehnice si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii, fiabilitatii si continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor in forma electronica;
- sa foloseasca personal cu cunostinte de specialitate in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si cu o practica suficienta in ceea ce priveste procedurile de securitate corespunzatoare;
- sa fie in masura sa gestioneze si sa arhiveze toate informatiile privind fiecare factura in forma electronica emisa, pe perioada de timp stabilita prin normele legale in vigoare;
- sa utilizeze sisteme de arhivare electronica in conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica. Pe durata arhivarii, persoanele care au responsabilitatea arhivarii vor lua masuri ca orice factura in forma electronica sa poata fi accesata numai de catre emitent, beneficiar sau organele abilitate prin lege.

Respectarea acestor conditii va fi verificata de Ministerul Comunicatiilor si Societatii Informationale.

Activitatile de emitere, transmitere si arhivare a facturilor si chitantelor in forma electronica pot fi externalizate in baza unui contract de prestari servicii incheiat intre emitentul de drept al facturii si chitantei in forma electronica si un furnizor de servicii de emitere a documentelor in forma electronica.

Certificatul aferent semnaturii electronice a persoanelor care presteaza servicii de emitere, transmitere sau arhivare a facturilor in forma electronica va contine informatii privind calitatea de furnizor de servicii si datele sale de identificare.

Furnizorii de servicii de emitere a facturilor in forma electronica pot sa presteze servicii de conversie a unei facturi deja emise pe suport hartie in factura in forma electronica, la cererea beneficiarului.

Conversia se poate realiza numai dupa factura in original. Factura in forma electronica rezultata dobandeste calitatea de document justificativ numai dupa inscrierea precizarii: "prezenta factura este conforma cu originalul emis initial pe suport hartie avand seria ... nr. …… din data de ………, emisa de …………" si atasarea semnaturii electronice a furnizorului de servicii de emitere a facturilor in forma electronica, precum si a marcii temporale certificand momentul conversiei, atat in cazul facturilor individuale, cat si in cazul in care conversia se face pentru un pachet sau lot de facturi.