Refacerea evidentei contabile. Inchidere conturi si inregistrari contabile

Unul dintre specialistii nostri va analiza, in cele ce urmeaza, urmatoarea situatie: "Am preluat o societate comerciala, care in acest moment inchiriaza spatiul pe care il detine, in trecut societatea a desfasurat mai multe tipuri de activitati, balanta pe care a prezentat-o contine solduri pe care administratorul nu le poate identifica si nu are o baza de date, este vorba despre cheltuieli in avans, venituri in avans, contul 408 furnizori facturi nesosite, are sold la furnizori pe care nu il poate identifica in totalitate, la fel si la clienti. Cum pot sa inchid aceste conturi? Care sunt inregistrarile contabile pentru a inchide acele conturi, pe baza caror documente inchid acele conturi in aceasta situatie? Societatea este platitoare de TVA".

Raspunsul specialistului

Din punct de vedere contabil, inchiderea acestor conturi este foarte simpla, prin intermediul unui cont de cheltuieli sau de venituri, dar nu este recomandabil din punct de vedere fiscal deoarece, in mod sigur este vorba despre venituri impozabile si cheltuieli deductibile sau nedeductibile pentru care:
- fie s-au primit facturi;
- fie s-au emis facturi;
- fie au fost incasate sau platite sume, in numerar sau prin cont bancar.

Astfel exista dovada ca s-au efectuat operatiuni comerciale.

Neinregistrarea acestora in evidenta contabila reprezinta fapte de evaziune fiscala conform prevederilor art. 9 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 241 din 15 iulie 2005 pentru prevenirea si combaterea evaziunii fiscale

"Constituie infractiuni de evaziune fiscala si se pedepsesc cu inchisoare de la 2 ani la 8 ani si interzicerea unor drepturi urmatoarele fapte savarsite in scopul sustragerii de la indeplinirea obligatiilor fiscale:

a) ascunderea bunului ori a sursei impozabile sau taxabile;
b) omisiunea, in tot sau in parte, a evidentierii, in actele contabile ori in alte documente legale, a operatiunilor comerciale efectuate sau a veniturilor realizate;
c) evidentierea, in actele contabile sau in alte documente legale, a cheltuielilor care nu au la baza operatiuni reale ori evidentierea altor operatiuni fictive;
d) alterarea, distrugerea sau ascunderea de acte contabile, memorii ale aparatelor de taxat ori de marcat electronice fiscale sau de alte mijloace de stocare a datelor;
e) executarea de evidente contabile duble, folosindu-se inscrisuri sau alte mijloace de stocare a datelor; ....... "

In astfel de situatii, in prima etapa trebuie identificate listele de inventariere anuala a patrimoniului din anii precedenti in care s-au inscris activele si pasivele societatii existente la sfarsitul anului. De asemenea, trebuie verificate contractele incheiate cu diversi parteneri pentru realizarea operatiunilor economice. In a doua etapa, trebuie identificata decizia de alocare a numarului de facturi pentru fiecare an fiscal si modul de emitere a facturilor: pe suport hartie sau prin intermediul unui program informatic de editare. Fiecare factura emisa si valoarea acesteia trebuie identificata in copie, in carnet sau in modulele din cadrul programului informatic. In a treia etapa, trebuie solicitata de la banca o copie a extraselor de cont pentru a identifica incasarile si platile efectuate in baza contractelor comerciale care se regasesc la admistrator. Pe site M.F.P. pot fi identificate situatiile financiare depuse de catre societate in anii anteriori. De asemenea, daca societatea are SPV, poate regasi o parte din informatiile raportate prin declaratia informativa cod 394 in care poate identifica, cel putin, partenerii de la care a primit facturi emise cu TVA, dar care nu au fost inregistrate in evidenta contabila.

Practic, in baza acestor documente si informatii, dar si in baza documentelor justificative existente in arhiva societatii trebuie refacuta evidenta contabila a societatii in vederea identificarii tranzactiilor care au condus la inregistrarile contabile efectuate anterior care prezinta solduri. Refacerea contabilitatii trebuie propusa conducatorului societatii comerciale numai dupa ce va asigurati ca nu exista o alta evidenta contabila, astfel incat sa existe suspiciunea organizarii unei evidente contabile duble.

In eventualitatea unei inspectii fiscale i se poate solicita administratorului societatii refacerea documentelor de evidenta contabila distruse, caz contrar, poate fi acuzat de infractiunea reglementata prin Cap. 2 "Infractiuni " din Legea nr. 241/2005, art. 3 "Constituie infractiune si se pedepseste cu inchisoare de la 6 luni la 5 ani fapta contribuabilului care nu reface, cu intentie sau din culpa, documentele de evidenta contabila distruse, in termenul inscris in documentele de control."

In situatia in care societatea respectiva are un cod valid de TVA inseamna ca a desfasurat, cu continuitate, relativ recent, operatiuni din sfera de aplicare a TVA pe care le-a raportat prin decontul de TVA cod 300, caz contrar, codul de TVA ar fi fost anulat din oficiu de catre organul fiscal competent conform prevederilor art. 316 alin. (11) lit. d) si lit. e) din Codul fiscal:

"d) daca nu a depus niciun decont de taxa prevazut la art. 323 pentru 6 luni consecutive, in cazul persoanei care are perioada fiscala luna calendaristica, si pentru doua trimestre calendaristice consecutive, in cazul persoanei impozabile care are perioada fiscala trimestrul calendaristic, ....;
e) daca in deconturile de taxa depuse pentru 6 luni consecutive, in cazul persoanei impozabile care are perioada fiscala luna calendaristica, si pentru doua trimestre calendaristice consecutive, in cazul persoanei impozabile care are perioada fiscala trimestrul calendaristic, nu au fost evidentiate achizitii de bunuri/servicii si nici livrari de bunuri/prestari de servicii realizate in cursul acestor perioade de raportare, ....."

Astfel, este recomandabil sa consultati si evidenta A.N.A.F. cu privire la TVA.

• Registrul persoanelor impozabile inregistrate in scopuri de TVA conform art. 316;
• Registrul persoanelor impozabile a caror inregistrare in scopuri de TVA conform art. 316 a fost anulata;
• Registrul contribuabililor inactivi/reactivat ;
• Registrului persoanelor impozabile care aplica sistemul TVA la incasare.

In concluzie, nu recomand inchiderea conturilor care prezinta sold, dar recomand indentificarea tranzactiilor care au condus la astfel de inregistrari contabile astfel incat inchiderea acestora sa fie justificata cu documente, contracte, extrase de cont, inventarieri, punctaje, etc. De exemplu, cheltuielile in avans pot fi inchise doar prin cheltuieli efective de exploatare consemnate in facturi, autofacturi, chitante, bonuri fiscale etc. Veniturile in avans pot fi inchise doar prin conturi de venituri din activitatea de exploatare pentru care s-au emis facturi, fie in regim de taxare, fie in regim de scutire, in functie de natura operatiunii efectuate.

Raspuns oferit de specialistii Portal Codul Fiscal, un proiect de consultanta specializata marca Rentrop&Straton.