Ce conditii trebuie sa indeplineasca o factura pentru a fi considerata factura electronica

Pentru ca o factura sa fie considerata factura electronica, aceasta trebuie sa fie emisa si primita in format electronic, tipul formatului electronic al facturii fiind optiunea persoanelor impozabile. 

Formatul electronic al unei facturi poate fi, de exemplu, de tip xml, pdf.

Facturile create pe suport hartie care sunt scanate, trimise si primite in format electronic sunt considerate facturi electronice. Facturile create in format electronic, de exemplu, prin intermediul unui program informatic de contabilitate sau a unui program de prelucrare a textelor, trimise si primite pe suport hartie nu sunt considerate facturi electronice!!!

Acceptarea de client a facturii electronice poate include orice acord scris, formal sau informal, precum si un accept tacit, cum ar fi faptul ca a procedat la procesarea ori plata facturii electronice.

Acceptul clientului de a utiliza factura electronica reprezinta confirmarea acestuia ca detine mijloacele tehnice necesare primirii facturii electronice, precum si ca are capacitatea de a asigura autenticitatea originii, integritatea con?inutului si lizibilitatea facturii.

Atentie! Incepand cu 1 ianuarie 2023, e foarte probabil ca sistemul E-Factura sa devina obligatoriu pentru toate firmele si toate tranzactiile. Santiunile pentru neconformare sunt dure: pe langa amenzi, vorbim si despre confiscarea marfii. Iata cum sa utilizezi factura electronica, click AICI<<

Cadrul legal general

Sistemul national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania este reglementat prin:

Cartea Verde a Contabilitatii 2026

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilitatii in 2026 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete

Vezi AICI detalii

PFA II IF Taxe Impozite Deduceri Contributii 2026

Vezi AICI detalii

Ordonanta de urgenta nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania, precum si pentru completarea Ordonantei Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cartii de identitate a vehiculului si certificarea autenticitatii vehiculelor rutiere in vederea introducerii pe piata, punerii la dispozitie pe piata, inmatricularii sau inregistrarii inRomania, precum si supravegherea pietei pentru acestea, publicata in Monitorul Oficial, Partea I nr. 960 din 07 octombrie 2021

Principalele prevederi

1. Factura electronica este factura emisa, transmisa si primita intr-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronica si automata;

2. Ministerul Finantelor, prin Centrul National pentru Informatii Financiare, creeaza, dezvolta si administreaza sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

3. Sistemul national privind factura electronica RO e-Factura devine operational in termen de maximum 30 de zile de la data intrarii in vigoare a prezentei ordonante de urgenta.

4. Procedura de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura se aproba prin ordin al ministrului finantelor in termen de 15 zile de la data publicarii prezentei ordonante de urgenta in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.

5. Structura facturii electronice respecta:

a) specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice asa cum sunt prevazute in standardul european SR EN 16931-1, care sunt aplicabile la nivel national;

b) specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice - RO_CIUS - si regulile operationale specifice aplicabile la nivel national;

c) continutul semantic asa cum este descris in standardul SR EN 16931-1, sintaxele identificate in CEN/TS 16931-2, in conformitate cu art. 2 alin. (1) lit. j), si corelarea adecvata definita in subpartea aplicabila a CEN/TS 16931-3.

6. Elemente principale ale facturii electronice sunt:

a) identificatorii de proces si de factura;
b) data facturii;
c) informatii privind identificarea operatorului economic care a livrat bunurile/produsele, a prestat serviciile sau a executat lucrarile;
d) informatii privind destinatarul facturii electronice;e) informatii privind beneficiarul platii;
f) informatii privind reprezentantul fiscal al emitentului;
g) identificarea tipului de bunuri/produse livrate, servicii prestate sau lucrari executate;
h) referirea la contractul de achizitii publice/sectoriale, de concesiune de lucrari si servicii, precum si, dupa caz, la contractul de achizitii publice in domeniile apararii si securitatii;
i) detalii privind executarea lucrarilor, livrarea bunurilor/produselor sau prestarea serviciilor;
j) instructiuni de plata;
k) informatii privind creditari sau debitari;
l) informatii privind pozitiile de pe factura;
m) defalcarea TVA;
n) totalul facturii.

7. Factura electronica se transmite de catre emitent in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

8. In situatia in care factura electronica transmisa respecta structura prevazuta la pct 5, se aplica semnatura electronica a Ministerului Finantelor si se comunica de indata destinatarului. Aplicarea semnaturii electronice a Ministerului Finantelor atesta primirea acesteia in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

9. In situatia in care factura electronica transmisa nu respecta structura prevazuta la pct 5, emitentul primeste mesaj cu erorile identificate. Dupa corectarea erorilor identificate, factura electronica se transmite in cadrul aceluiasi sistem national privind factura electronica RO e-Factura.

10. Exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de semnatura electronica a Ministerului Finantelor.

11. Data comunicarii facturii electronice catre destinatar se considera data la care factura electronica este disponibila acestuia pentru descarcare din sistemul national privind factura electronica RO e-Factura. Destinatarul este notificat cu privire la facturile electronice primitein sistemul national privind factura electronica RO e-Factura. Data comunicarii este accesibila in sistem si emitentului facturii electronice.

Atentie! Incepand cu 1 ianuarie 2023, e foarte probabil ca sistemul E-Factura sa devina obligatoriu pentru toate firmele si toate tranzactiile. Santiunile pentru neconformare sunt dure: pe langa amenzi, vorbim si despre confiscarea marfii. Iata cum sa utilizezi factura electronica, click AICI<<