Contabilitatea in partida dubla. Registre si formulare obligatorii ale operatorilor economici

Agentia Nationala de Administrare Fiscala a publicat recent un nou ghid oficial cu privire la utilizarea documentelor financiar-contabile si intocmirea raportarilor anuale.

Ghidul se adreseaza persoanelor fizice si asocierilor fara personalitate juridica si persoanelor juridice romane care au obligatia de a conduce contabilitatea in partida simpla sau in partida dubla, dupa caz. Intr-un articol anterior am discutat despre normele generale, formularele financiar-contabile si registrele obligatorii ale contabilitatii in partida simpla.

CONTABILITATEA IN PARTIDA DUBLA

Conform ghidului lansat de ANAF, prezentat aici, categoriile de persoane care au obligatia sa conduca contabilitatea in partida dubla si sa intocmeasca situatii financiare anuale, sunt urmatoarele: 

-societatile comerciale, societatile/companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice; 
-asociatiile si celelalte persoane juridice cu si fara scop patrimonial; 
-subunitatile fara personalitate juridica, cu sediul in strainatate, care apartin persoanelor de la literele (a) si (b), cu sediul in Romania, precum si subunitatile fara personalitate juridica din Romania care apartin unor persoane juridice cu sediul in strainatate. 

NORME generale privind contabilitatea in partida dubla: 

PortalContabilitate ro - acces 12 luni consultanta in scris si telefonica 30 intrebari

Vezi AICI detalii

Ghidul Practic al Monografiilor Contabile

Vezi AICI detalii

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

1.Contabilitatea se tine in limba romana si in moneda nationala. 
2.Contabilitatea operatiunilor efectuate in valuta se tine atat in moneda nationala, cat si in valuta, potrivit reglementarilor elaborate in acest sens.
3.Orice operatiune economico-financiara efectuata se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ. 
4.Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate, dupa caz. 

REGISTRE OBLIGATORII

I. Registre contabile

Registrul-jurnal - este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza cronologic toate operatiunile economico-financiare efectuate de entitate. 

Registrul-inventar - este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza elementele de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, grupate in functie de natura lor, inventariate de entitate, potrivit legii. 

Cartea mare - este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza lunar si sistematic, prin regruparea conturilor, miscarea si existenta tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteza si sistematizare si contine simbolul contului si al conturilor corespondente (debitoare sau creditoare), rulajul debitor si creditor, precum si soldul contului.

Registrul Cartea mare:

- poate contine cate o fila pentru fiecare cont sintetic utilizat de entitate;

-sta la baza intocmirii balantei de verificare. Registrul Cartea mare;

-poate fi inlocuit cu Fisa de cont pentru operatiuni diverse. 

Pastrarea si arhivarea registrelor contabile si a documentelor justificative 

Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate se pastreaza in arhiva timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani. 
Prin exceptie, se pot stabili, in mod justificat, prin ordin al ministrului finantelor publice, registrele de contabilitate si documentele justificative care se pastreaza timp de 5 ani. 
In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar-contabile se vor lua masuri de reconstituire a acestora, potrivit reglementarilor emise in acest sens, in termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar in caz de forta majora, in termen de 90 de zile de la constatarea incetarii acesteia. 

Reguli pentru conducerea evidentelor contabile si fiscale: 

Evidentele contabile si fiscale se pastreaza, dupa caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului/platitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia, inclusiv pe suport electronic, sau pot fi incredintate spre pastrare unei societati autorizate, potrivit legii, sa presteze servicii de arhivare. 

Prin exceptie, evidentele contabile si fiscale ale exercitiului financiar in curs se pastreaza, dupa caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului/platitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia sau, in perioada 1 - 25 a lunii urmatoare perioadei fiscale de raportare, la sediul persoanei fizice ori juridice autorizate pentru prelucrarea lor in vederea intocmirii declaratiilor fiscale. 

In cazul in care evidentele contabile si fiscale sunt tinute cu ajutorul sistemelor electronice de gestiune, pe langa datele arhivate in format electronic contribuabilul/platitorul este obligat sa pastreze si sa prezinte aplicatiile informatice cu ajutorul carora le-a generat. 

Contribuabilul/Platitorul este obligat sa evidentieze veniturile realizate si cheltuielile efectuate din activitatile desfasurate, prin intocmirea registrelor sau a oricaror altor documente prevazute de lege.

Contribuabilul/Platitorul este obligat sa utilizeze pentru activitatea desfasurata documente primare si de evidenta contabila stabilite prin lege si sa completeze integral rubricile formularelor, corespunzator operatiunilor inregistrate. 

FORMULARE FINANCIAR-CONTABILE

Fisa mijlocului fix – serveste ca document pentru evidenta analitica mijloacelor fixe si se intocmeste pentru fiecare mijloc fix. In cazul mijloacelor fixe de aceeasi natura si de aceeasi valoare, care au aceleasi cote de amortizare si sunt puse in functiune in aceeasi luna, poate fi intocmita o singura fisa a mijloacelor fixe. 

Factura – este un document justificativ care sta la baza inregistrarii in contabilitate a operatiunilor economice si se utilizeaza in conformitate cu prevederile Codului Fiscal.

Avizul de insotire a marfii – serveste ca: document de insotire a marfii pe timpul transportului, document ce sta la baza intocmirii facturii, dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiasi entitati, document de primire in gestiune document de descarcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit, dupa caz.

Lista de inventariere – document utilizat pentru inventarierea bunurilor aflate in gestiune si care sta la baza intocmirii Registrului-inventar, in care sunt inregistrate elementele de natura activelor si datoriilor inventariate (elementele patrimoniale, creantele si datoriile entitatii). 

Chitanta si Chitanta pentru operatiuni in valuta – sunt documente justificative de inregistrare in registrul de casa/registrul de casa in valuta si in contabilitate a incasarilor si platilor efectuate in numerar (lei/valuta), precum si a depunerilor de sume la casieria entitatii. 

Dispozitia de plata/incasare catre casierie – serveste ca:

-dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;

-dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale; document justificativ de inregistrare in Registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ, dupa caz. 

Sursa: Agentia Nationala de Administrare Fiscala