Deductibilitate combustibil

Problema:

Firma noastra are ca obiect de activitate colectare si transport deseuri periculoase. Avem un parc auto format din 7 masini din care 5 masini mici cu care circula agentii si 2 vehicule mari cu care se transporta deseurile care nu depasesc un tonaj de 2.7 tone. Precizam ca agentii au dreptul sa circule in interes personal 100 km/luna.

Administratorul firmei se deplaseaza foarte mult in interesul firmei dar nu isi face nici foaie de parcus nici ordin de deplasare. Va rugam sa ne precizati daca cheltuiala cu combustibilul si TVA este deductibila in cazul nostru. In cazul in care (in cazul administratorului spre exemplu) aceasta nu este deductibila am putea crea un cont de cheltuiala analitic nedeductibil pentru a ne putea justifica cu plata in casa?

Solutie:

Conform art. 21 alin. (1) din Legea 571/2003 privind Codul fiscal pentru determinarea profitului impozabil sunt considerate cheltuieli deductibile numai cheltuielile efectuate in scopul realizarii de venituri impozabile, inclusiv cele reglementate prin acte normative in vigoare.

La art. 21 alin 4 lit (t) din acelasi act normativ se precizeaza ca nu sunt deductibile, in perioada 1 ianuarie 2011-31 decembrie 2011 inclusiv, cheltuielile privind combustibilul pentru vehiculele rutiere motorizate care sunt destinate exclusiv transportului rutier de persoane, cu o greutate maxima autorizata care sa nu depaseasca 3.500 kg si care sa nu aiba mai mult de 9 scaune de pasageri, incluzand si scaunul soferului, aflate in proprietatea sau in folosinta contribuabilului, cu exceptia situatiei in care vehiculele se inscriu in oricare dintre urmatoarele categorii:

1. vehiculele utilizate exclusiv pentru: interventie, reparatii, paza si protectie, curierat, transport de personal la si de la locul de desfasurare a activitatii, precum si vehiculele special adaptate pentru a fi utilizate drept care de reportaj, vehiculele utilizate de agenti de vanzari si de agenti de recrutare a fortei de munca;

2. vehiculele utilizate pentru transportul de persoane cu plata, inclusiv pentru activitatea de taxi;

3. vehiculele utilizate pentru inchirierea catre alte persoane, inclusiv pentru desfasurarea activitatii de instruire in cadrul scolilor de soferi.

Cheltuielile cu combustibil nu sunt deductibile, in afara de exceptiile mentionate, pentru vehiculele rutiere motorizate care sunt destinate exclusiv transportului rutier de persoane.

Avand in vedere ca obiectul dumneavoastra de activitate il constituie colectarea si transportul deseurilor periculoase, cheltuielile cu combustibilul sunt deductibile pentru cele doua 2 vehicule mari.

La pct 45 indice 1 lit e) din Normele de aplicare a Codului fiscal se precizeaza ca vehiculele destinate exclusiv utilizarii de agenti de vanzari reprezinta vehiculele utilizate in cadrul activitatii unei persoane impozabile de catre angajatii acesteia care se ocupa in principal cu prospectarea pietei, desfasurarea activitatii de merchandising, negocierea conditiilor de vanzare, derularea vanzarii bunurilor, asigurarea de servicii postvanzare si monitorizarea clientilor.

In acest sens va este utila fisa postului. Atributiile postului reprezinta o concretizare a felului muncii. Acestea sunt prevazute in fisa postului, anexa la CIM (lit. F din Anexa la OMMSS 64/2003 pentru aprobarea modelului-cadru al CIM).
In acelasi sens sunt si prevederile literei F din Anexa 3 la Contractul colectiv de munca unic la nivel national pentru anii 2007-2010.

Asadar, fisa postului presupune enumerarea atributiilor care revin salariatului, reperezentand o concretizare a obligatiilor principale pe care salariatul si le asuma la incheierea CIM.

Utilizarea exclusiva a vehiculului pe activitatile exceptate va rezulta din: obiectul de activitate al persoanei impozabile, dovada faptului ca persoana impozabila are personal angajat cu calificare in domeniile exprese de lege, foile de parcurs din care rezulta ca numai personalul calificat in aceste scopuri utilizeaza vehiculele in cauza si orice alte dovezi suplimentare care pot fi furnizate. Daca acele vehicule sunt partial utilizate pentru activitati exceptate si partial pentru activitati care nu se regasesc pe exceptiile stipulate de lege, cheltuielile cu combustibilul nu vor fi deductibile.

Pentru a demonstra utilizarea in scop exclusiv pentru aceasta activitate, conducerea societatii va trebui sa emita o decizie prin care stabileste destinatia exclusiva a autoturismului, persoana care o va folosi. Totodata utilizarea exclusiva trebuie sa reiasa si din foile de parcurs intocmite de catre agentul de vanzari.

In concluzie, in conditiile in care autoturismul va fi utilizat exclusiv de catre agentul de vanzari pentru desfasurarea acestei activitati, cheltuiala cu combustibilul va fi deductibila.

In situatia in care autoturismul utilizat de administratorul societatii este destinat exclusiv transportului rutier de persoane si are o greutate maxima autorizata care nu depaseste 3.500 kg si nu are mai mult de 9 scaune de pasageri, incluzand si scaunul soferului, cheltuielile cu combustibilul sunt deductibile doar in situatia in care autoturismul este utilizat exclusiv pentru activitatile exceptate, mai sus redate.

Cheltuielile nedeductibile se pot inregistra in evidenta contabila in conturi analitice distincte.