Incasare facturi in contul personal. Cum se inregistreaza in contabilitate

Ce este factura?

Factura este documentul justificativ care sta la baza inregistrarii in contabilitate a operatiunilor economice si este reglementata la art. 319 din Codul fiscal.

Cand se intocmesc facturile

Sunt considerate facturi documentele sau mesajele pe suport hartie ori in format electronic, daca acestea indeplinesc conditiile stabilite la art. 319 din Codul fiscal.

ATENTIE! Incepand cu data de 01.07.2024, pentru operatiunile realizate intre persoane impozabile stabilite in Romania conform art. 266 alin. (2), sunt considerate facturi numai facturile care indeplinesc conditiile prevazute de Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania, precum si pentru completarea Ordonantei Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cartii de identitate a vehiculului si certificarea autenticitasii vehiculelor rutiere in vederea introducerii pe piata, punerii la dispozitie pe piata, inmatricularii sau inregistrarii in Romania, precum si supravegherea pietei pentru acestea, cu modificarile ti completarile ulterioare.

Incepand cu data de 01.01.2025, obligatia de transmitere a facturilor in SPV se extinde si in cazul tranzactiilor B2C (business to customer – facturi emise catre persoane fizice).

Persoana impozabila trebuie sa emita o factura catre fiecare beneficiar, in urmatoarele situatii:

a) pentru livrarile de bunuri sau prestarile de servicii efectuate;

Calendarul contabilului vesel 2026

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilitatii Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete

Vezi AICI detalii

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

b) pentru fiecare vanzare la distanta pe care a efectuat-o, impozabila in Romania in conditiile prevazute la art. 275 alin. (2) din Codul fiscal, cu exceptia cazului in care persoana impozabila utilizeaza regimul special prevazut la art. 315 din Codul fiscal;

c) pentru livrarile intracomunitare de bunuri efectuate in conditiile prevazute la art. 294 alin. (2) lit. a)-c) din Codul fiscal; d) pentru orice avans incasat in legatura cu una dintre operatiunile mentionate la lit. a) si b).

Cand NU exista obligatia emiterii facturilor

Prin exceptie, persoana impozabila nu are obligatia emiterii de facturi pentru operatiunile scutite fara drept de deducere a taxei conform art. 292 alin. (1) si (2).

De asemenea, persoana impozabila este scutita de obligatia emiterii facturii pentru urmatoarele operatiuni, cu exceptia cazului in care beneficiarul solicita factura:

a) livrarile de bunuri prin magazinele de comert cu amanuntul si prestarile de servicii catre populatie, pentru care este obligatorie emiterea de bonuri fiscale, conform Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicate, cu modificarile si completarile ulterioare;

b) livrarile de bunuri si prestarile de servicii, altele decat cele mentionate la lit. a), furnizate catre beneficiari persoane neimpozabile, altele decat persoanele juridice neimpozabile, pentru care este obligatorie emiterea de documente legal aprobate, fara nominalizarea cumparatorului, cum ar fi: transportul persoanelor pe baza biletelor de calatorie sau abonamentelor, accesul pe baza de bilet la: spectacole, muzee, cinematografe, evenimente sportive, targuri, expozitii;

c) livrarile de bunuri si prestarile de servicii, altele decat cele mentionate la lit. a) si b), furnizate catre beneficiari, persoane neimpozabile, altele decat persoanele juridice neimpozabile, care prin natura lor nu permit furnizorului/prestatorului identificarea beneficiarului, cum sunt: livrarile de bunuri efectuate prin automatele comerciale, serviciile de parcari auto a caror contravaloare se incaseaza prin automate, servicii de reincarcare electronica a cartelelor telefonice preplatite.

Prin normele metodologice se vor stabili documentele pe care furnizorii/prestatorii trebuie sa le intocmeasca in vederea determinarii corecte a bazei de impozitare si a taxei colectate pentru astfel de operatiuni.

Pentru livrarile intracomunitare de bunuri efectuate in conditiile prevazute la art. 294 alin. (2), persoana impozabila are obligatia de a emite o factura cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei.

Pentru alte operatiuni decat livrarile intracomunitare de bunuri, persoana impozabila are obligatia de a emite o factura cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei, cu exceptia cazului in care factura a fost deja emisa.

Cum se pot corecta facturile

Corectarea informatiilor inscrise in facturi sau in alte documente care tin loc de factura se efectueaza astfel:

a) in cazul in care factura nu a fost transmisa catre beneficiar, aceasta se anuleaza si se emite o noua factura;

b) in cazul in care factura a fost transmisa beneficiarului, fie se emite o noua factura care trebuie sa cuprinda, pe de o parte, informatiile din factura initiala, numarul si data facturii corectate, valorile cu semnul minus sau, dupa caz, o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, iar pe de alta parte, informatiile si valorile corecte, fie se emite o noua factura continand informatiile si valorile corecte si concomitent se emite o factura cu valorile cu semnul minus sau, dupa caz, cu o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, in care se inscriu numarul si data facturii corectate.

Cum se inregistreaza in contabilitate facturile incasate in cont personal

O persoana a incasat de la un client din China 7535,85 usd in contul personal. Acesti bani ii considera dividende si achita impozitul pe dividende? Cum ii inregistreaza in contabilitate facturile?

Specialistul ne spune ca daca incasarea facturilor se realizeaza in contul personal al administratorului, atunci va rog mult sa aveti in vedere urmatoarea baza legala:

Art.144 alin (1) si (3) din Legea 31/1990.

“Este interzisa creditarea de catre societate a administratorilor acesteia, prin intermediul unor operatiuni precum:
a) acordarea de imprumuturi administratorilor;
b) acordarea de avantaje financiare administratorilor cu ocazia sau ulterior incheierii de catre societate cu acestia de operatiuni de livrare de bunuri, prestari de servicii sau executare de lucrari;

Prevederile de mai sus nu se aplica:
a) in cazul operatiunilor a caror valoare exigibila cumulata este inferioara echivalentului in lei al sumei de 5.000 de euro;
b) in cazul in care operatiunea este incheiata de societate in conditiile exercitarii curente a activitatii sale, iar clauzele operatiunii nu sunt mai favorabile administratorului decat cele pe care, in mod obisnuit, societatea le practica fata de terte persoane.”

Si conform art. 272. alin (1) lit c) Se pedepseste cu inchisoare de la 6 luni la 3 ani sau cu amenda administratorul, care se imprumuta, sub orice forma, direct sau printr-o persoana interpusa, de la societatea pe care o administreaza, suma imprumutata fiind superioara limitei prevazute de mai sus.

Solutia ar fi, daca se doreste remedierea situatiei depunerea sumei de bani incasate in contul bancar al societatii cu explicatia incasare pentru clientul X sau in casierie, dar aici tinand cont de plafonul zilnic de plati si de caracterul fragmentat daca este cazul.

Daca banii nu se intorc in societate si raman la dispozitia administratorului atunci vom inregistra in contabilitate in felul urmator:

1. Incasare facturii in contul administratorului:
461.admin = 4111

Suma incasata de administrator o puteti trata ca pe dividende. Calcul impozit pe dividende aferent sumelor platite, aplicand metoda sutei marite:
1171 = 457 suma bruta (este necesar ca societatea sa fi avut profit, daca este pe pierdere nu se pot repartiza dividende)
457 = 461 admin suma neta
457 = 446 impozit dividende
446 = 5121 plata impozit dividende

Mai exista riscul de reincadrare a sumei de catre inspectorii ANAF la venituri din alte surse aplicand un impozit de 10%.

SAU

Puteti sa realizati toate procedurile prin intermediul contului 542.

1. Incasare facturii in contul administratorului:
542.admin = 4111

2. Plata facturi furnizori, salarii, etc. din contul administratorului:
401 = 542.admin
421 = 542.admin

La sfarsitul lunii contabile, o sa aveti un sold debitor sau creditor in contului 542, iar acesta va reflecta suma de incasat de la administrator, respectiv suma de platit administratorului.

Totodata, as dori sa mai mentionez ca daca preferati sa inregistrati tranzactiile conform variantei 2 (cea mai frecvent utilizata in practica) chiar daca nu veti impozita sumele incasate de administrator ca si dividende, tot va exista riscul de reincadrare din partea ANAF.

Operatiunile de incasari/plati vor fi inregistrate in baza extrasului de cont furnizat de catre administrator pentru cele achitate prin card/virament bancar, respectiv bon fiscal/chitanta pentru cele achitate in numerar.

V-ar fi de mare folos daca administratorul ar putea sa va pregateasca un decont (chiar si in excel), in care mentioneaza toate platile efectuate, precum si documentele justificative aferente.


Raspuns oferit in luna februarie 2025 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.