Studiu de caz: Documentele necesare in cazul achizitiilor de la persoane fizice

Valabil la 31.08.2011

Pentru o mai buna ilustrare a situatiei de achizitie de la persoane fizice, se va alege drept exemplu o societate comerciala cu activitatea aferenta unui restaurant. Aceasta societate vrea sa achizitioneze legume si fructe proaspete de pe piata locala, de la persoane fizice. Care vor fi documentele necesare si procedura de lucru pentru operatiunile de tip achizitie, receptie, evidentierea platii catre producator? In plus, va trebui societatea sa emita chitanta pentru sumele incasate?

Conform pct. A.4 din Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin OMEF 3512/2008 privind documentele financiar-contabile documentele justificative provenite din tranzactii/operatiuni de cumparare a unor bunuri de la persoane fizice, pe baza de borderouri de achizitii, pot fi inregistrate in contabilitate numai in cazul in care se face dovada intrarii in gestiune a bunurilor respective. Avand in vedere si Normele specifice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin acelasi OMEF 3512/2008, pentru achizitiile de produse agricole de la persoanele fizice societatea comerciala trebuie sa intocmeasca urmatoarele formulare:

- Borderou de achizitie (de la producatorii individuali) cod 14-4-13/b, ce trebuie sa contina ca informatii minimale obligatorii:

- denumirea unitatii; codul de identificare fiscala; sediul (localitatea, str., numar); judetul;

- denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

- numarul si data contractului; producatorul: numele si prenumele, domiciliul, seria si numarul actului de identitate, dupa caz;

- denumirea produselor; codul; U/M; cantitatea; pretul unitar; valoarea; avansul acordat; suma platita; semnatura de primire a sumei;

- semnaturile: achizitor, gestionar;

- Nota de receptie si constatare de diferente cod 14-3-1A, ce trebuie sa contina ca informatii minimale obligatorii:

- denumirea unitatii;

- denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

- numarul facturii/avizului de insotire al marfii etc., dupa caz;

- numarul curent; denumirea bunurilor receptionate; U/M; cantitatea din borderoul de achizitie; cantitatea efectiv receptionata, pretul unitar de achizitie si valoarea, dupa caz;

- numele, prenumele si semnatura membrilor comisiei de receptie.

Producatorul agricol individual nu trebuie sa emita nicio chitanta, dovada platii catre acesta fiind chiar borderoul de achizitie, care are rubrici pentru datele de identificare a producatorului, suma incasata/platita si semnatura de primire a sumei din partea producatorului.