Decontarea utilitatilor. Ce document e indispensabil?

In ceea ce priveste decontarea utilitatilor, e bine sa stim care este documentul in baza caruia putem intocmi procedura corecta de decontare. Dam astfel ca exemplu o societate care are spatiul in care isi desfasoara activitatea inchiriat de la o persoana fizica. In consecinta, vom stabili in baza carui document poate societatea sa isi deconteze cheluielile cu chiria si utilitatile care vin pe numele proprietarului.

Raspuns:

Documentul in baza caruia societatea isi poate deconta chiria este contractul de inchiriere inregistrat la autoritatea fiscala si care este prevazut in Actul constitutiv ca sediu social /punct de lucru, inregistrat la Registrul Comertului. Pentru plata chiriei, proprietarul trebuie sa va emita o chitanta, document care sta la baza inregistrarii in contabilitate a cheltuielii cu chiria si a platilor efectuate.
Pentru decontarea utilitatilor veti avea ca document facturile emise de furnizorii de utilitati, emise pe numele proprietarului, care se vor deconta si deduce in baza contractului de inchiriere si a spatiului pus la dispozitie.

Nu aveti drept de deducere a TVA pentru facturile primite, avand in vedere ca nu sunt emise pe numele societatii.

Cheltuielile sunt deductibile in baza art 21 alin 3 lit m din Codul fiscal , care prevede:

"(3) Urmatoarele cheltuieli au deductibilitate limitata:
m) cheltuielile de functionare, intretinere si reparatii aferente unui sediu aflat in locuinta proprietate personala a unei persoane fizice, folosita si in scop personal, deductibile in limita corespunzatoare suprafetelor puse la dispozitia societatii in baza contractelor incheiate intre parti, in acest scop"

Normele metodologice prevad:

"37. In cazul in care sediul unui contribuabil se afla in locuinta proprietate a unei persoane fizice, cheltuielile de functionare, intretinere si reparatii aferente sediului sunt deductibile in limita determinata pe baza raportului dintre suprafata pusa la dispozitie contribuabilului, mentionata in contractul incheiat intre parti, si suprafata totala a locuintei. Contribuabilul va justifica cheltuielile de functionare, intretinere si reparatii aferente sediului cu documente legale, cum sunt contractele incheiate cu furnizorii de utilitati si alte documente."