Studiu de caz: Transmiterea facturilor prin intermediul mijloacelor electronice

Pot fi primite de catre o societate facturi prin intermediul e-mailului? In ce conditii inscrise in Codul fiscal sunt valabile astfel de facturi? Exista prevederi diferite in ceea ce priveste crearea unei arhive electronice sau doar primirea acestor facturi prin e-mail si arhivarea in formatul tiparit?

In primul rand, dispozitiile din Legea 260/2007 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice care impuneau omologarea sistemelor informatice de catre Autoritatea Nationala pentru Reglementare in Comunicatii si Tehnologia Informatiei au fost abrogate prin OUG 109/2009 pentru modificarea si completarea Legii 571/2003 privind Codul fiscal

Astfel, in acest moment, modalitatea de transmitere a facturilor in sistem electronic este reglementata de prevederile art. 155 alin. (8) lit. c) din Codul fiscal si pct. 73 la Titlul VI Taxa pe valoarea adaugata din Normele metodologice de aplicarea a Codului fiscal.

In ceea ce priveste operatiunile efectuate in Romania, se pot transmite facturi prin mijloace electronice daca partile incheie un acord prin care sa se prevada aceasta procedura de facturare si daca este garantata autenticitatea sursei si integritatea continutului facturii prin: semnatura electronica, conform prevederilor Legii 455/2001 privind semnatura electronica, prin schimbul electronic de date EDI definit la art. 2 din Recomandarile Comisiei 1994/820/EC din 19 octombrie 1994 referitor la aspectele legale ale schimbului electronic de date sau orice alte mijloace electronice agreate de Directia generala a tehnologiei informatiei din cadrul Ministerului Economiei si Finantelor.

In plus, o alta conditie impune existenta unui document centralizator pe suport hartie, cu evidenta tuturor facturilor transmise prin schimbul electronic de date EDI intr-o luna calendaristica de o persoana impozabila inregistrata in scopuri de TVA sau a tuturor facturilor astfel primite intr-o luna calendaristica de orice persoana obligata la plata taxei, in cazul in care furnizorul/prestatorul nu este inregistrat in scopuri de TVA. Deducerea TVA se face pe baza exemplarului original al facturii, asa cum se prevede in mod expres la pct. 46 alin. 1 din Normele metodologice date in aplicarea art. 146 alin. 1 lit. a din Codul fiscal .

Se mentioneaza faptul ca facturile comunicate prin fax, de exemplu, nu sunt considerate facturi in original, conform normelor metodologice in vigoare. Prin urmare, cel interesat in obtinerea si conservarea originalului facturii este clientul/beneficiarul. In schimb, furnizorul/prestatorul are doar obligatia emiterii facturii, pe care o poate comunica clientului prin orice modalitate de comunicare (bineinteles, in spiritul unor relatii de afaceri corecte, este de datoria furnizorului sa puna la dispozitia clientului factura in original).

Trebuie amintit ca nu exista nicio dispozitie legala care sa prevada obligativitatea obtinerii confirmarii de primire a facturii de catre client, semnaturile de predare/primire din formularele de facturi nefacand parte din elementele obligatorii pe care trebuie sa le contina o factura, asa cum sunt ele precizate la art. 155 alin. 5 din Codul fiscal. Prin urmare, facturile pot fi transmise prin mijloace electronice daca sunt respectate conditiile de mai sus.