Studiu de caz: Procedura de transmitere a facturilor in mod electronic

Valabil la 6.09.2011

In ultima vreme, au fost nenumarate subiectele care au facut referire la obtinerea certificatului digital de catre firme. In acest sens, se vor da lamuriri asupra modului in care va proceda o societate pentru a putea emite facturi cu semnatura electronica si pentru obtinerea autorizatiei de transmitere prin e-mail astfel incat aceste facturi sa fie valabile. In consecinta, se va stabili si baza legala a acestei proceduri.

Dispozitiile din Legea 260/2007 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice care impuneau omologarea sistemelor informatice de catre Autoritatea Nationala pentru Reglementare in Comunicatii si Tehnologia Informatiei au fost abrogate prin OUG 109/2009 pentru modificarea si completarea Legii 571/2003 privind Codul fiscal.

In prezent, prevederile art. 155 alin. (8) lit. c) din Codul fiscal si cele de la pct. 73 la din Normele metodologice de aplicarea a Codului fiscal stabilesc modalitatea de transmitere a facturilor in mod electronic.

Asadar, in sensul art. 155 alin. (8) lit. c) din Codul fiscal, se pot transmite facturi prin mijloace electronice in urmatoarele conditii:

a) pentru operatiuni efectuate in Romania, inclusiv pentru livrari intracomunitare:

1. partile sa incheie un acord prin care sa se prevada aceasta procedura de facturare;

2. sa se garanteze autenticitatea sursei si integritatea continutului facturii prin:

(i) semnatura electronica, conform prevederilor Legii 455/2001 privind semnatura electronica; sau
(ii) schimbul electronic de date EDI definit la art. 2 din Recomandarile Comisiei 1994/820/CE din 19 octombrie 1994 referitor la aspectele legale ale schimbului electronic de date; sau
(iii) alte modalitati de garantare a autenticitatii sursei si integritatii continutului facturii decat cele prevazute la lit. (i) si (ii), situatie in care persoana care transmite facturi prin mijloace electronice va trebui sa solicite confirmarea Directiei generale a tehnologiei informatiei din cadrul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala ca sunt indeplinite conditiile si modalitatile de garantare a autenticitatii sursei si integritatii continutului facturii;

3. sa existe un document centralizator pe suport hartie, cu evidenta tuturor facturilor transmise prin schimbul electronic de date EDI intr-o luna calendaristica de o persoana impozabila inregistrata conform art. 153 din Codul fiscal sau a tuturor facturilor astfel primite intr-o luna calendaristica de orice persoana obligata la plata taxei, in cazul in care furnizorul/prestatorul nu este inregistrat conform art. 153 din Codul fiscal;

b) pentru achizitiile intracomunitare efectuate in Romania:

1. partile sa incheie un acord prin care sa se prevada aceasta procedura de facturare;
2. sa existe un document pe suport hartie cu evidenta tuturor facturilor primite prin schimbul electronic de date EDI intr-o luna calendaristica de orice persoana impozabila sau persoana juridica neimpozabila inregistrata conform art. 1531 din Codul fiscal;
(2) In sensul alin. (1) lit. b) conditiile pentru facturarea prin mijloace electronice sunt stabilite de tara in care au loc livrarile intracomunitare.

In concluzie, se pot transmite facturi prin mijloace electronice (ex. e-mail) cu respectarea conditiilor mai sus mentionate.