Copierea de continut din prezentul site este supusa regulilor precizate in Termeni si conditii! Click aici.
Prin utilizarea siteului sunteti de acord, in mod implicit cu Termenii si conditiile! Orice abatere de la acestea constituie incalcarea dreptului nostru de autor si va angajeaza raspunderea!
X

Ce se intampla cu actele arhivate in firma? Totul despre pastrarea documentelor si eliminarea din arhiva

26-Aug-2014
25390
Ce se intampla cu actele pe care nu mai e obligatoriu sa le pastram in firma? Cum procedam cu documentele arhivate de mai mult de 10 ani? Exista reglementari speciale in ce priveste distrugerea acestora? Exista restrictii, riscam amenzi? Acestora, dar si altor intrebari, vom raspunde prin cele ce urmeaza.

Pentru actele care nu mai sunt obligatorii de pastrat in firma, adica cele mai vechi de 10 an, sunt reglementari speciale in ceea ce priveste distrugerea lor?

Conform art. 25 alin. (1) din Legea Contabilitatii 82/1991, cu modificarile si completarile ulterioare, registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani.

Conform art.35 alin.(3) din Legea Contabilitatii 82/1991, cu modificarile si completarile ulterioare, situatiile financiare anuale se pastreaza timp de 10 ani.

Arhivarea documentelor financiar contabile si distrugerea acestora se face in conformitate cu prevederile legale din Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar contabile din Anexa 1 a Ordinului Ministrului Economiei si Finantelor nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile.
  • NOUTATI din Codul Fiscal
    Validat de expertul
    Portal Codul Fiscal
    Locul prestarii de servicii Daca societatea A primeste o factura de onorarii avocati de la firma B din RO cu TVA si trebuie sa refactureze jumatate din acest cost catre partenerul C din asocierea A si C, C...citeste mai mult
  • NOUTATI din Codul Fiscal
    Validat de expertul
    Portal Codul Fiscal
    Concesiune bunuri de la primarie Societatea de transport primeste conform HCL de la Primarie Bunuri de retur, subdiviziunea, Bunuri concesionate autobuze electrice 10 buc = 26215985 lei, tramvaie 13 buc 135362500...citeste mai mult
  • NOUTATI din Codul Fiscal
    Validat de expertul
    Portal Codul Fiscal
    Retur produse finite. Evidenta la pret standard Va rog sa faceti referire la produse finite si nu la marfuri. Cont 345, nu cont 371. Incarcarea in gestiune 711 = 345 cu cost standard sau pret de vanzare? Daca este incarcare in...citeste mai mult
  • NOUTATI din Codul Fiscal
    Validat de expertul
    Portal Codul Fiscal
    Evidentiere bransamente gaze finantate de client si operator de retea In cazul bransamentelor de gaze, partial sau total confinantate de client, care este valoarea amortizarii fiscale pentru care avem drept de deducere, in urmatoarele doua cazuri? 1....citeste mai mult
  • NOUTATI din Codul Fiscal
    Validat de expertul
    Portal Codul Fiscal
    Parofie, termen depunere D406 Sunt o parohie la care se tin evidenta contabila contabilitate dubla neplatitor TVA. Parohia are un punct de lucru platitor TVA cu contabilitate dubla in care sunt inregistrari cu...citeste mai mult



La pct. 57 din din Anexa 1 a Ordinului Ministrului Economiei si Finantelor nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile, se prevede ca:

"57. Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei."

La art. 11 din Legea Arhivelor Nationale 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, se prevede ca:

"Art. 11

(1) In cadrul fiecarei unitati creatoare si detinatoare de documente functioneaza cate o comisie de selectionare, numita prin decizia sau ordinul conducatorului unitatii respective, fiind compusa din: un presedinte, un secretar si un numar impar de membri numiti din randul specialistilor proprii. Aceasta comisie se intruneste anual sau ori de cate ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistica in parte, stabilindu-i valoarea practica sau istorica; hotararea luata se consemneaza intr-un proces-verbal, intocmit potrivit anexei nr. 5.

(2) Procesul-verbal de selectionare, insotit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum si de inventarele documentelor ce se pastreaza permanent, se inainteaza spre aprobare Comisiei centrale de selectionare, in cazul creatorilor si detinatorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul serviciilor judetene ale Arhivelor Nationale, in cazul celorlalti creatori si detinatori de documente.

(3) Documentele se scot din evidentele arhivelor si se pot elimina numai in baza proceselor-verbale ale comisiilor prevazute la alin. (2).


(4) In cazul administratorului unic, acesta poarta raspunderea pentru selectionarea documentelor ce urmeaza a fi arhivate."

De asemenea, conform art. 18 din Legea Arhivelor Nationale 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, in cazul desfiintarii unui creator de documente, asa cum este cazul unui societati comerciale radiate, documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurari sociale ale cetatenilor, sunt preluate de Arhivele Nationale sau de directiile judetene ale Arhivelor Nationale.

Asadar, documentele din arhiva societatii al caror termen legal de pastrare a expirat se elimina de catre o comisie sub conducerea administratorului, pe baza de proces-verbal, conform pct.57 din OMFP 3512/2008 mentionat mai inainte. Acest proces-verbal se inainteaza spre aprobare comisiei prevazute la art.11 din Legea Arhivelor Nationale nr.16/1996 mentionate si dupa aprobare, documentele eliminate din arhiva se trimit la unitatile de colectare a deseurilor de hartie.

Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro

Sfaturi de la Experti - Intrebari si Raspunsuri



Urmareste-ne pe Google News
keyboard_double_arrow_right

Atentie contabili!

Modificari importante in Codul fiscal!
Descarcati GRATUIT Raportul Special realizat de specialisti 
MODIFICARI la Situatiile Financiare: Ce a schimbat Ordinul 107/2025?


MODIFICARI la Situatiile Financiare: Ce a schimbat Ordinul 107/2025?
keyboard_double_arrow_left






Sfaturi de la experti



Subiectele saptamanii

  • Venituri neimpozabile. Ce venituri intra in plafonul lunar de 33% in 2025

    • Veniturile neimpozabile care pot fi incluse in plafonul lunar de 33% din salariul de baza sunt reglementate conform modificarilor aduse Codului Fiscal si in continuarea acestui articol le vom vedea pe cele care sunt in continuare aplicabile, pentru anul 2025. Reamintim ca in acest plafon sunt incluse mai multe beneficii care pot fi acordate de angajatori salariatilor lor. Acestea nu sunt supuse impozitului pe venit, in conditiile in care acestea respecta anumite limite si reguli stabilite prin...» citeste mai departe aici

  • Baza de calcul CASS PFA. Model de calcul pentru PFA la norma de venit si reglementari cheie

    • Contributia de asigurari sociale de sanatate trebuie achitata in anul 2025 si de catre persoanele fizice. In acest articol vom vedea ce contributii trebuie sa plateasca aceste persoane, un model de calcul pentru PFA la norma de venit, dar si cateva reglementari cheie.» citeste mai departe aici

  • [MODEL] Cerere corectie decont TVA si reglementari cheie

    • Cererea de corectie decont TVA este un document folosit atat de contribuabilii persoane juridice, cat si de persoanele fizice inregistrate in scopuri de TVA pentru a rectifica anumite informatii declarate anterior. Corectarea erorilor trebuie realizata cu respectarea unor proceduri stricte impuse de legislatia fiscala pentru a evita posibilele sanctiuni. In acest articol, explicam in detaliu procedura de corectare a decontului de TVA, reglementarile cheie pe care trebuie sa le respectati si va...» citeste mai departe aici

  • Proiect: Pragul pentru deducerea cheltuielilor cu achizitiile ar putea fi MAJORAT la suma de 6.075 lei

    • Un nou Proiect Legislativ, propus de USR, ar putea veni in sprijinul antreprenorilor care vor beneficia de o limita mai mare pentru deducerea cheltuielilor cu achizitiile curente de care afacerile lor au nevoie. Daca in prezent pragul pentru deducerea cheltuielilor cu achizitiile de bunuri este de 2.500 lei, acesta ar putea fi majorat la suma de 6.075 lei, pentru a fi adaptat la preturile de piata curente, care sunt mult mai mari fata de cat erau in momentul in care a fost stabilit actualul...» citeste mai departe aici

  • Declaratia 101. Termen depunere si instructiuni de completare

    • Declaratia 101 privind impozitul pe profit este un document fiscal esential ce trebuie depus anual de contribuabilii obligati la plata acestui impozit, conform prevederilor Codului fiscal. Formularul trebuie completat cu atentie pentru a reflecta corect rezultatul fiscal al exercitiului financiar. In acest articol, analizam cine are obligatia de a depune declaratia 101, care este termenul limita de depunere, instructiunile de completare si principalele aspecte legislative pe care trebuie sa le...» citeste mai departe aici

Atentie contabili!
MODIFICARI la Situatiile Financiare: Ce a schimbat Ordinul 107/2025?
Modificari importante in Codul fiscal!
Descarcati GRATUIT
Raportul Special

realizat de specialisti
MODIFICARI la Situatiile Financiare: Ce a schimbat Ordinul 107/2025?
Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentul UE 679/2016