Acest site foloseste cookie-uri. Apasati butonul alaturat pentru o navigare cat mai usoara.
Daca folositi acest site, sunteti de acord cu utilizarea cookie-urilor.
X Acest site foloseste Cookies.
Continuarea navigarii implica acceptarea lor. Detalii aici
Fiscalitatea.ro cauta meniu

Ce se intampla cu actele arhivate in firma? Totul despre pastrarea documentelor si eliminarea din arhiva

26-Aug-2014
12490
Ce se intampla cu actele pe care nu mai e obligatoriu sa le pastram in firma? Cum procedam cu documentele arhivate de mai mult de 10 ani? Exista reglementari speciale in ce priveste distrugerea acestora? Exista restrictii, riscam amenzi? Acestora, dar si altor intrebari, vom raspunde prin cele ce urmeaza.

Pentru actele care nu mai sunt obligatorii de pastrat in firma, adica cele mai vechi de 10 an, sunt reglementari speciale in ceea ce priveste distrugerea lor?

Conform art. 25 alin. (1) din Legea Contabilitatii 82/1991, cu modificarile si completarile ulterioare, registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani.

Conform art.35 alin.(3) din Legea Contabilitatii 82/1991, cu modificarile si completarile ulterioare, situatiile financiare anuale se pastreaza timp de 10 ani.

Arhivarea documentelor financiar contabile si distrugerea acestora se face in conformitate cu prevederile legale din Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar contabile din Anexa 1 a Ordinului Ministrului Economiei si Finantelor nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile.
Manual de Inventariere. Societati Comerciale. PFA. ONG
Manual de Inventariere. Societati Comerciale. PFA. ONG
Vezi detalii
Operare SAGA. Exemple practice si recomandari
Operare SAGA. Exemple practice si recomandari
Vezi detalii
Protectia datelor cu caracter personal
Protectia datelor cu caracter personal
Vezi detalii



La pct. 57 din din Anexa 1 a Ordinului Ministrului Economiei si Finantelor nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile, se prevede ca:

"57. Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei."

La art. 11 din Legea Arhivelor Nationale 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, se prevede ca:

"Art. 11

(1) In cadrul fiecarei unitati creatoare si detinatoare de documente functioneaza cate o comisie de selectionare, numita prin decizia sau ordinul conducatorului unitatii respective, fiind compusa din: un presedinte, un secretar si un numar impar de membri numiti din randul specialistilor proprii. Aceasta comisie se intruneste anual sau ori de cate ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistica in parte, stabilindu-i valoarea practica sau istorica; hotararea luata se consemneaza intr-un proces-verbal, intocmit potrivit anexei nr. 5.

(2) Procesul-verbal de selectionare, insotit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum si de inventarele documentelor ce se pastreaza permanent, se inainteaza spre aprobare Comisiei centrale de selectionare, in cazul creatorilor si detinatorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul serviciilor judetene ale Arhivelor Nationale, in cazul celorlalti creatori si detinatori de documente.

(3) Documentele se scot din evidentele arhivelor si se pot elimina numai in baza proceselor-verbale ale comisiilor prevazute la alin. (2).


(4) In cazul administratorului unic, acesta poarta raspunderea pentru selectionarea documentelor ce urmeaza a fi arhivate."

De asemenea, conform art. 18 din Legea Arhivelor Nationale 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, in cazul desfiintarii unui creator de documente, asa cum este cazul unui societati comerciale radiate, documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurari sociale ale cetatenilor, sunt preluate de Arhivele Nationale sau de directiile judetene ale Arhivelor Nationale.

Asadar, documentele din arhiva societatii al caror termen legal de pastrare a expirat se elimina de catre o comisie sub conducerea administratorului, pe baza de proces-verbal, conform pct.57 din OMFP 3512/2008 mentionat mai inainte. Acest proces-verbal se inainteaza spre aprobare comisiei prevazute la art.11 din Legea Arhivelor Nationale nr.16/1996 mentionate si dupa aprobare, documentele eliminate din arhiva se trimit la unitatile de colectare a deseurilor de hartie.

Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro
Ti-a placut acest articol?
Da Like, Printeaza sau trimite pe Email!
Votati articolul "Ce se intampla cu actele arhivate in firma? Totul despre pastrarea documentelor si eliminarea din arhiva":
Rating:

Nota: 4.12 din 25 voturi
Control ANAF - 12 solutii pentru a evita amenzile

Atentie contabili!

ANAF face controale drastice in 2017!
Noul Cod Fiscal a modificat legislatia. Amenzile sunt uriase!
Cititi si respectati noile reguli stabilite de lege

Descarcati GRATUIT Raportul Special realizat de specialisti
"Control ANAF - 12 solutii pentru a evita amenzile"!


 



x

Trimite opinia ta comunitatii Fiscalitatea.ro



Pentru a activa formularul, trebuie sa raspundeti corect la intrebare!

Comentarii (2)

27-Aug-2014

studiu de caz: o firma de contabilitate detine documente ale unui client despre care, de mai bine un an de zile , nu mai stie nimic . Societatea-client nu este suspendata, nu este inchisa, Ce se poate intampla dacafirma de contabilitate arunca documentele ?.

27-Aug-2014

studiu de caz: o firma de contabilitate detine documente ale unui client despre care, de mai bine un an de zile , nu mai stie nimic . Societatea-client nu este suspendata, nu este inchisa, Ce se poate intampla dacafirma de contabilitate arunca documentele ?.





MonitorulJuridic.ro - Cel mai bun serviciu de monitorizare a actelor publicate in Monitorul Oficial
© 2007 - 2017 RENTROP & STRATON. All rights reserved.

Atentie contabili!

ANAF face controale drastice in 2017!
Aflati cum sa va aparati de amenzile uriase
Descarcati GRATUIT Raportul Special realizat de specialisti
"Control ANAF - 12 solutii pentru a evita amenzile"