Ce se intampla cu actele arhivate in firma? Totul despre pastrarea documentelor si eliminarea din arhiva
Ce se intampla cu actele pe care nu mai e obligatoriu sa le pastram in firma? Cum procedam cu documentele arhivate de mai mult de 10 ani? Exista reglementari speciale in ce priveste distrugerea acestora? Exista restrictii, riscam amenzi? Acestora, dar si altor intrebari, vom raspunde prin cele ce urmeaza. Pentru actele care nu mai sunt obligatorii de pastrat in firma, adica cele mai vechi de 10 an, sunt reglementari speciale in ceea ce priveste distrugerea lor?
Conform art. 25 alin. (1) din Legea Contabilitatii 82/1991, cu modificarile si completarile ulterioare, registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani.
Conform art.35 alin.(3) din Legea Contabilitatii 82/1991, cu modificarile si completarile ulterioare, situatiile financiare anuale se pastreaza timp de 10 ani.
Arhivarea documentelor financiar contabile si distrugerea acestora se face in conformitate cu prevederile legale din Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar contabile din Anexa 1 a Ordinului Ministrului Economiei si Finantelor nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile.
- NOUTATI din Codul Fiscal
- NOUTATI din Codul Fiscal
- NOUTATI din Codul Fiscal
- NOUTATI din Codul Fiscal
- NOUTATI din Codul Fiscal
al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei."
La art. 11 din Legea Arhivelor Nationale 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, se prevede ca:
"Art. 11
(1) In cadrul fiecarei unitati creatoare si detinatoare de documente functioneaza cate o comisie de selectionare, numita prin decizia sau ordinul conducatorului unitatii respective, fiind compusa din: un presedinte, un secretar si un numar impar de membri numiti din randul specialistilor proprii. Aceasta comisie se intruneste anual sau ori de cate ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistica in parte, stabilindu-i valoarea practica sau istorica; hotararea luata se consemneaza intr-un proces-verbal, intocmit potrivit anexei nr. 5.
(2) Procesul-verbal de selectionare, insotit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum si de inventarele documentelor ce se pastreaza permanent, se inainteaza spre aprobare Comisiei centrale de selectionare, in cazul creatorilor si detinatorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul serviciilor judetene ale Arhivelor Nationale, in cazul celorlalti creatori si detinatori de documente.
(3) Documentele se scot din evidentele arhivelor si se pot elimina numai in baza proceselor-verbale ale comisiilor prevazute la alin. (2). (4) In cazul administratorului unic, acesta poarta raspunderea pentru selectionarea documentelor ce urmeaza a fi arhivate."
De asemenea, conform art. 18 din Legea Arhivelor Nationale 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, in cazul desfiintarii unui creator de documente, asa cum este cazul unui societati comerciale radiate, documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurari sociale ale cetatenilor, sunt preluate de Arhivele Nationale sau de directiile judetene ale Arhivelor Nationale.
Asadar, documentele din arhiva societatii al caror termen legal de pastrare a expirat se elimina de catre o comisie sub conducerea administratorului, pe baza de proces-verbal, conform pct.57 din OMFP 3512/2008 mentionat mai inainte. Acest proces-verbal se inainteaza spre aprobare comisiei prevazute la art.11 din Legea Arhivelor Nationale nr.16/1996 mentionate si dupa aprobare, documentele eliminate din arhiva se trimit la unitatile de colectare a deseurilor de hartie.
Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro
Sfaturi de la Experti - Intrebari si Raspunsuri
Locul prestarii serviciilor transport marfa
Intrebare: Am un client SRL care desfasoara activitati de servicii de transport rutier intern si international, este platitor de TVA la incasare, are perioada fiscala luna si este platitor de impozit pe veniturile microintreprinderilor. 1. As dori sa stiu ce mentiune obligatorie, din punct de vedere fiscal, trebuie sa trec pe facturile emise catre clientii externi. In cazul clientilor externi din UE cu cod valid de TVA, mentionez ca pe factura, la produs/serviciu, trec numarul comenzii si data, ruta si...
vezi AICI raspunsul specialistilor << Transfer contract asociat implicatii contabile si fiscale
Intrebare: Va rog sa ne furnizati monografia contabila si implicatiile fiscale pentru urmatoarea speta: o firma SRL a facut viramente bancare pentru un contract de membru asociat la o asociatie non-profit, acum cativa ani. Nu a inregistrat dividende si nu a dobandit calitatea de actionar. In prezent, doreste preluarea acestui contract, printr-un act notarial, de catre o terta persoana fizica. Va rugam sa detaliati tratamentul contabil si fiscal.
vezi AICI raspunsul specialistilor << Achizitie intracomunitara de bunuri, factura emisa de furnizor cu cod de TVA invalid
Intrebare: Societatea a achizitionat bunuri prin intermediul platformei eMAG. La momentul lansarii comenzii aparea ca produsele sunt vandute de HTG Tech si livrate de eMAG. Din acest mesaj nu se intelegea ca este vorba despre o firma din Franta. La livrarea produselor s-a constatat ca factura este emisa de o firma din Franta, cu cod invalid in VIES, iar pe AWB apare locul expedierii: localitatea Bacu-Joita, din judetul Giurgiu. Factura primita a fost emisa cu TVA de Franta. Societatea a inregistrat toata...
vezi AICI raspunsul specialistilor << Livrare aparat aer conditiont. Servicii de proiectare sistem racire. Imobil situat in UE
Intrebare: Compania noastra este platitoare de TVA si este inregistrata in OSS. Am avut o vanzare catre o persoana fizica romana, cu livrarea marfii direct in Italia. Pentru aceasta tranzactie am emis factura cu TVA de Italia (22%), prin regimul OSS. Acum trebuie sa facturam aceluiasi client niste aparate de aer conditionat (pe care le livram tot in Italia) si prestari de servicii pentru proiectarea sistemului de racire a casei. Cum emitem factura? Cu TVA de Italia atat pentru bunuri, cat si pentru...
vezi AICI raspunsul specialistilor << 
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML
