Registrul inventar: Cum se completeaza documentul pentru PFA-uri si care este modelul utilizat in 2023?

Care este modalitatea de completare a registrului inventar pentru un PFA si care este formularul actual? Am intalnit mai multe opinii.

Se completeaza in fiecare an un formular cu valorile la 31.12.22 pt active (stocuri materiale?, obiecte de inventar, imobilizari...).

Se completeaza de la inceputul activitatii in ordinea cronologica pt obiecte de inventar si imobilizari. La data iesirii din evidenta se completeaza datele de iesire pt pozitia respectiva?

Daca este asa, cum se completeaza o pozitie pentru o imobilizare amortizabila? Imi puteti da un exemplu? Multumesc.

 

Completarea registrului inventar pentru PFA-uri – raspunsul specialistului:

 

Inventarierea patrimoniului reprezinta procesul prin care se efectueaza un inventar sau o evaluare detaliata a tuturor elementelor active si pasive ale unei entitati intr-un anumit moment, in scopul obtinerii unei imagini exacte si actualizate a patrimoniului acesteia.

Este important ca inventarierea patrimoniului sa fie efectuata cu precizie si in conformitate cu regulile si principiile contabile aplicabile, pentru a asigura acuratetea si transparenta informatiilor financiare prezentate.

Rezultatele inventarierii, se inscriu in registrul inventar.

Prin intermediul Registrului Inventar, PFA-ul inregistreaza si evalueaza activul si pasivul sau, inclusiv stocuri, active fixe, creante si datorii. Acest document permite PFA-ului sa tina evidenta clara si actualizata a patrimoniului sau si sa reflecte corect pozitia financiara la momentul inventarierii.

In procesul de inventariere, PFA-ul va inregistra in Registrul Inventar fiecare bun sau datorie in parte, mentionand informatii precum descrierea detaliata, cantitatea, valoarea. Prin centralizarea acestor informatii, PFA-ul poate obtine o imagine completa si precisa a patrimoniului sau.

Registrul Inventar trebuie intocmit si actualizat in mod regulat, de obicei la sfarsitul fiecarui exercitiu financiar. Este important ca PFA-ul sa respecte regulile si principiile contabile aplicabile si sa pastreze Registrul Inventar intr-o forma fizica sau electronica, astfel incat sa fie disponibil pentru verificari ulterioare.

Informatii privind Registrul inventar se regasesc in Ordinul ministrului finantelor nr. 170/2015 pentru aprobarea Reglementarilor contabile privind contabilitatea in partida simpla si in Reglementarile contabile privind contabilitatea in partida simpla din 17.02.2015:

Art. 2. -
Reglementarile contabile privind contabilitatea in partida simpla se aplica de catre urmatoarele categorii de persoane:
a) persoanele fizice si asocierile fara personalitate juridica ale caror venituri sunt supuse impozitului pe venit in conformitate cu prevederile Codului fiscal, al caror venit net anual este determinat in sistem real, pe baza datelor din contabilitate, fiind obtinut din urmatoarele surse:
- activitati independente;
- cedarea folosintei bunurilor;
- activitati agricole, silvicultura si piscicultura;

Art. 5. -
(1) Persoanele prevazute la art. 2 lit. a) care opteaza pentru tinerea evidentei contabile pe baza regulilor contabilitatii in partida dubla organizeaza si conduc contabilitatea proprie in baza reglementarilor contabile in vigoare, aplicabile operatorilor economici, pana la nivel de balanta de verificare, fara a intocmi situatii financiare anuale. Evidenta contabila astfel tinuta trebuie sa permita determinarea informatiilor necesare pentru indeplinirea obligatiilor prevazute de legislatia in vigoare.
(2) Persoanele prevazute la alin. (1) intocmesc Registrul- jurnal (cod 14-1-1) si Registrul-inventar (cod 14-1-2). Intocmirea, editarea si pastrarea registrelor contabile si a celorlalte documente financiar-contabile se efectueaza conform normelor privind documentele financiar-contabile, elaborate de Ministerul Finantelor Publice.
(3) Persoanele prevazute la alin. (1) vor prelua, pe baza inventarului si a informatiilor privind creantele si datoriile, ca solduri initiale, la inceputul exercitiului financiar pentru care au optat sa treaca la conducerea contabilitatii in partida dubla, sumele din documentele intocmite pentru tinerea contabilitatii in partida simpla, respectiv din:
- Registrul-inventar;
- Registrul-jurnal de incasari si plati;
- fisa mijlocului fix;
- extras de cont;
- alte documente.

Conform prevederilor pct. 13 din Capitolul III Norme generale privind contabilitatea in partida simpla si documentele financiar-contabile, Registrul-inventar (cod 14-1-2/b) serveste la inregistrarea elementelor de natura activelor si datoriilor inventariate.
Redau mai jos Nomenclatorul registrelor si formularelor financiar-contabile (extras din Sectiunea 1, Cap. V Registrele si documentele financiar-contabile utilizate in scopul conducerii contabilitatii in partida simpla

	Nr. crt.	Denumirea formularului	Cod
	1.	Registrul-jurnal de incasari si plati	14-1-1/b
	2.	Registrul-inventar	14-1-2/b
	3.	Fisa mijlocului fix	14-2-2
	4.	Factura
	5.	Aviz de insotire a marfii	14-3-6A
	6.	Lista de inventariere	14-3-12
	7.	Chitanta	14-4-1
	8.	Chitanta pentru operatiuni in valuta	14-4-1/a
	9.	Dispozitia de plata/incasare catre casierie	14-4-4
	10.	Statul de salarii	14-5-1/k

 

 

REGISTRUL-INVENTAR


Potrivit informatiilor din aceasta sectiune, Registrul-inventar (cod 14-1-2/b) serveste ca document contabil de inregistrare a elementelor de natura activelor si datoriilor inventariate (elementele patrimoniale, creantele si datoriile) si se intocmeste intr-un exemplar.

Registrul-inventar se completeaza la inceputul activitatii (cu datele existente la acea data) la sfarsitul fiecarui exercitiu financiar (cu informatiile acumulate in cursul anului) precum si cu ocazia incetarii activitatii (pe baza listelor de inventar).

Registrul-inventar se completeaza prin inscrierea tuturor elementelor inventariate, element cu element, sau prin preluarea totalurilor din listele de inventariere a elementelor grupate dupa natura lor, potrivit optiunii dumneavoastra.

In cazul in care preluati totalurile din listele de inventar, respectivele liste de inventariere se anexeaza la Registrul-inventar.

In cazul incetarii activitatii, Registrul-inventar se completeaza cu valoarea elementelor inventariate faptic la acea data.

In coloana 1: se inscrie numarul curent al fiecarei operatiuni inregistrate in ordine cronologica.
In coloana 2: se inscriu elementele inventariate, fie element cu element, fie denumirea grupei de elemente inventariate preluata din lista de inventariere.
In coloana 3: se inscrie valoarea de inventar reprezentata de:
- valoarea de intrare a elementelor patrimoniale inventariate, potrivit documentelor justificative, sau totalurile din listele de inventariere a elementelor patrimoniale grupate dupa natura lor;
- valoarea ramasa de incasat, respectiv de plata, rezultata in urma inventarierii creantelor si a datoriilor.

In conditiile conducerii evidentei contabile in partida simpla cu ajutorul tehnicii de calcul, Registrul-inventar se editeaza anual sau la cererea organului de control.

Registrul-inventar se arhiveaza impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui.

Redau mai jos un model:

Nr. pagina: 1
REGISTRUL-INVENTAR LA DATA DE 31.12.2020

In cursul anului 2020, PFA a achizitionat mijloace fixe si obiecte de inventar, a desfasurat activitate economica si a incasat si platit diverse sume de bani, iar la sfarsitul anului 2020, cu ocazia inventarierii patrimoniului, a intocmit listele de inventar, pe baza carora a completat Registrul Inventar:

	Nr. crt.	Denumirea elementelor inventariate	Valoarea de inventar (lei)
	1	2	3
	1.	Birou din lemn cu 4 usi – negru (2 buc)	5.000
	2.	Birou din lemn cu 2 usi – alb (1 buc)	2.500
	3.	Fotoliu piele cu brate – negru (2 buc)	2.000
	4.	Fotoliu piele cu brate – alb (1 buc)	1.000
	5.	Laptop Lenovo V15 G3 IAP cu procesor Intel® Core™ i3-1215U pana la 4.40 GHz, 15.6", Full HD, 8GB, 256GB SSD – negru (1 buc.)	1.500
	6.	Cafetiera profesionala, Hendi, cana 1.8 lt, 2100W, 2 plite mentinere la cald, carcasa si suport filtru din inox (1 buc)	1.500
	7.	Hartie xerox (3 top)	90
	8.	Numerar in casierie (conform monetar)	3.750
	9.	Disponibilitati in cont (lei) conform extras	10.500
	10.	Disponibilitati in cont (eur) conform extras	21.000
	11.	Clienti neincasati (conform fisa)	5.800
	12.	Furnizori neachitati(conform fisa)	185

 

 
Nr. pagina: 2
REGISTRUL-INVENTAR LA DATA DE 31.12.2021

In cursul anului 2021, PFA nu a mai achizitionat alte mijloace fixe si nici alte obiecte de inventar (utilizand in continuare achizitiile din anul 2020) a desfasurat activitate economica si a incasat si platit diverse sume de bani, iar la sfarsitul anului 2021, cu ocazia inventarierii patrimoniului, a intocmit listele de inventar, pe baza carora a completat Registrul Inventar:

	Nr. crt.	Denumirea elementelor inventariate	Valoarea de inventar (lei)
	1	2	3
	1.	Birou din lemn cu 4 usi – negru (2 buc) Amortizare (5000/12/3)*12 Valoare ramasa (conform fisa mijloc fix)	5.000 1.666 3.334
	2.	Birou din lemn cu 2 usi – alb (1 buc)	2.000
	3.	Fotoliu piele cu brate – negru (2 buc)	2.000
	4.	Fotoliu piele cu brate – alb (1 buc)	1.000
	5.	Laptop Lenovo V15 G3 IAP cu procesor Intel® Core™ i3-1215U pana la 4.40 GHz, 15.6", Full HD, 8GB, 256GB SSD – negru (1 buc.)	1.500
	6.	Cafetiera profesionala, Hendi, cana 1.8 lt, 2100W, 2 plite mentinere la cald, carcasa si suport filtru din inox (1 buc)	1.500
	7.	Zat Tula, Kaffa, Etiopia (Natural) 1 kg	100
	8.	Numerar in casierie (conform monetar)	4.750
	9.	Disponibilitati in cont (lei) conform extras	11.500
	10.	Disponibilitati in cont (eur) conform extras	15.000
	11.	Clienti neincasati (conform fisa)	2.100
	12.	Furnizori neachitati(conform fisa)	200

 

 
Nr. pagina: 3
REGISTRUL-INVENTAR la data de 31.12.2022

In cursul anului 2022, PFA nu a mai achizitionat alte mijloace fixe si nici alte obiecte de inventar in schimb a vandut toate mijloacele fixe si obiectele de inventar, a desfasurat activitate economica si a incasat si platit diverse sume de bani, iar la sfarsitul anului 2022, cu ocazia inventarierii patrimoniului, a intocmit listele de inventar, pe baza carora a completat Registrul Inventar:

	Nr. crt.	Denumirea elementelor inventariate	Valoarea de inventar (lei)
	1	2	3
	1.	Numerar in casierie (conform monetar)	5.750
	2.	Disponibilitati in cont (lei) conform extras	27.500
	3.	Disponibilitati in cont (eur) conform extras	30.000
	4.	Clienti neincasati (conform fisa)	10.100
	5.	Furnizori neachitati(conform fisa)	400
	6.	Materiale de curatenie (conform lista)	750

 

 

In concluzie:
-In cazul achizitiilor de mijloce fixe, valoarea fiscala minima de inregistrare a unei imobilizari este de 2.500 lei, si se amortizeaza pe durata de viata prevazuta de Hotararea nr. 2139/2004 pentru aprobarea Catalogului privind clasificarea si duratele normale de functionare a mijloacelor fixe. Imobilizarea corporala si amortizarea acesteia se inscrie in Fisa mijlocului fix. In registrul inventar se inscrie doar valoarea la care aceasta este recunoscuta dupa ce se deduce amortizarea cumulata;

- Materiale de natura obiectelor de inventar, mobilierul incadrat ca obiect de inventar, materiale consumabile, materiale curatenie, tipizate, materiale birotica, etc., se inscriu la costul de achizitie;

- Creantele (ex. sumele de incasat de la client) se inscriu la valoarea din fisa contabila (cumulat, atasandu-se lista clientilor neincasati);

- Soldul contului bancar, se completeaza pe baza extrasului de cont;

- Sold de numerar din casierie, se completeaza pe baza monetarului;

- Datoriile fata de terti, inventariate pe baza facturilor primite si neachitate, a punctajelor realizate cu furnizorii, se completeaza cumulat, atasandu-se fise furnizorilor/balanta furnizorilor, etc.

Toate aceste informatii (precum si altele, in functie de situatia concreta) se completeaza cu ocazia inventarierii fizice.

Inventarierea consta in identificarea faptica a tuturor elementelor si evaluarea acestora la valoarea de inventar. Stocurilor determinate faptic se compara cu cele existente in contabilitate, pe baza datelor din fisele de magazie, fisele mijloacelor fixe.

In concluzie:
-modalitatea de completare a registrului inventar pentru un PFA este prezentata in modelul de mai sus (pentru anii 2019, 2021, 2022);
- formularul actual este cel prezentat in Ordinul ministrului finantelor nr. 170/2015 pentru aprobarea Reglementarilor contabile privind contabilitatea in partida simpla, avand cod 14-1-2/b;
-se completeaza in fiecare an cu valorile la 31 decembrie, atat pentru active (mijloace fixe, obiecte de inventar, materii prime si materiale, disponibilitati in conturi bancare si numerar, sume de incasat, etc.) cat si pentru passive (datorii la furnizori, la bugetul de stat, la banci, etc).
-la data iesirii din evidenta a unui bun, iesirea respectiva nu se completeaza in Registrul inventar. De asemenea, nici la 31 decembrie nu se va completa, nemaifiind in patrimoniul PFA cu ocazia inventarierii.


Raspuns oferit in luna iunie 2023 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.