Studiu de caz: Deductibilitatea cheltuielilor cu autoturismele

Intrebare:

La firma la care lucrez activitatea principala este televiziune prin cablu si am mai multe puncte de lucru iar fiecare punct de lucru are cate o masina pentru interventii . -exista 2 asociati care sunt si directori cf contractului de munca si au fiecare cate o masina.

Ce fac din punct de vedere al TVA si al cheltuielilor pentru calculul profitului impozabil pt masinile de la punctele de lucru? Dar cu reparatii, service, piese auto?

Solutie acordata in luna iunie de catre
Serviciul de Consultanta Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 2009

Raspuns:

Prin normele de aplicare ale O.U.G. nr. 34/2009 aprobate prin H.G. nr. 488 din 28 aprilie 2009 publicate in M.Of. nr. 286 din 30 aprilie 2009, la punctul 45^1 alineatul (1) litera a), vehiculele utilizate exclusiv pentru interventie sunt definite drept vehicule care pot fi inzestrate sau nu cu echipamente tehnice specifice si sunt destinate deservirii personalului specializat pentru deplasarea in actiuni de interventie.

Pentru a face dovada ca fiecare vehicul din patrimoniul firmei dvs. este distribuit unui punct de lucru doar pentru interventiile care se efectueaza in cadrul activitatii economice desfasurate in baza obiectului specific de activitate, trebuie sa existe o decizie a conducatorului firmei dvs. emisa in acest sens.

Marea Cartea Verde a Monografiilor Contabile

Vezi detalii

Contabilitatea operatiunilor de transport si logistica

Vezi detalii

Controalele fiscului. Inspectia fiscala si controlul antifrauda

Vezi detalii

De asemenea, inca o dovada a faptului ca astfel de vehicule sunt utilizate pentru interventii, este completarea fisei postului fiecarui salariat cu astfel de atributii. Astfel de atributii trebuie de asemenea inserate in Regulamentul de ordine si functionare interioara a firmei dvs. (R.O.F.I.). Numai in astfel de conditii cheltuiala aferenta combustibilului se considera deductibila d.p.d.v. fiscal la determinarea profitului impozabil. In aceleasi conditii se deduce integral si suma TVA inscrisa in documentele fiscale de aprovizionare cu combustibil.

Pentru justificarea consumului de combustibil aferent actiunilor de interventie in caz de avarie sau defectiuni majore, trebuie sa fiti in posesia urmatoarelor documente justificative:

 bonul fiscal emis la vanzarea carburantilor auto. Acesta este un document justificativ de exercitare a dreptului de deducere a TVA, dar si de inregistrare a cheltuielilor de exploatare cu combustibilul. Deci acest document are un caracter fiscal.

Exercitarea dreptului de deducere a TVA pe baza bonurilor emise de casele de marcat electronice fiscale se face sub rezerva indeplinirii urmatoarelor conditii cumulative:

 bonul fiscal sa fie stampilat de catre firma de comercializare a combustibilului;
 bonul fiscal sa cuprinda informatii referitoare la denumirea cumparatorului si numarul de inmatriculare a autovehiculului;
 combustibilul sa fie utilizat pentru vehiculele exceptate de la limitarea dreptului de deducere a TVA si a cheltuielilor de exploatare.

 ordinul de deplasare. Este un document financiar-contabil reglementat prin

O.M.E.F. nr. 3512 din 27 noiembrie 2008 care se intocmeste in urmatoarele scopuri:

- exprimarea dispozitiei conducatorului firmei catre persoana delegata sa efectueze deplasarea;
- document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate;
- document pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale cu plata in numerar.

 raport de activitate. Acest document nu este reglementat printr-un act normativ, dar se utilizeaza de catre fiecare societate pentru pontajul zilnic al salariatilor si pentru evidenta activitatii zilnice desfasurate de acestia. Dintr-un astfel de raport se poate constata deplasarea angajatilor la diverse interventii.

 avizul de insotire si documentul de transport al bunurilor. Astfel de documente se intocmesc in situatia in care este necesara instalarea unui echipament in cadrul unei actiuni de interventie . Un astfel de document trebuie sa se afle la bordul autovehiculului rutier si sa insoteasca bunul pe toata durata derularii transportului. Acest document se anexeaza la ordinul de serviciu impreuna cu raportul de activitate.

In situatia in care nu se face dovada utilizarii de catre salariati a vehiculelor respective pentru actiuni de interventie, cheltuiala aferenta combustibilului este nedeductibila d.p.d.v. fiscal la determinarea profitului impozabil asa cum este reglementata prin articolul 24 alineatul 4 litera t).

In astfel de situatii se considera ca vehiculele respective sunt utilizate exclusiv pentru transportul de persoane. Din acest motiv, se limiteaza si dreptul de deducere a TVA aferenta combustibilului utilizat.

Cheltuielile cu piesele de schimb, reparatiile efectuate si alte servicii de intretinere ale vehiculelor cu capacitate maxima de 3.500 kg, si cel mult noua locuri pe scaune se considera deductibile la determinarea profitului impozabil chiar daca acestea sunt destinate exclusiv transportului de persoane, dar in scopul activitatii economice pentru care a fost autorizata firma dvs.

Prin O.U.G. nr. 34/2009 nu au fost limitate cheltuielile de reparatii si piese de schimb aferente vehiculelor utilizate de angajati in scopul desfasurarii activitatii economice. Astfel de cheltuieli au fost limitate doar pentru directori si administratori.

Articol adaugat in 17 iunie 2009

Drepturile de proprietate intelectuala asupra continutului acestui articol apartin Editurii Rentrop & Straton. Articolul poate fi preluat n limita a 500 de caractere, cu conditia sa fie insotit de textul: "Sursa: Portalul fiscalitatea.ro" si link catre www.fiscalitatea.ro . In caz contrar, vom actiona conform legilor privind protectia drepturilor de proprietate intelectuala.