Cheltuieli cu diurna si cazarea in strainatate. Regim fiscal

Analizam mai jos cazul unei societati care are lucratori detasati intr-o tara membra UE pentru a vedea cat va fi diurna si in ce conditii sumele acordate salariatilor detasati sunt cheltuieli deductibile tinand cont ca serviciile de cazare nu sunt facute de unitati specializate.

Solutia consultantului:

Potrivit HG 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, in cazul institutiilor publice, pentru Franta nivelul diurnei este de 35 euro pe zi.

Pentru societatile comerciale, nivelul diurnei, din punct de vedere al deductibilitatii cheltuielilor, se situeaza la nivelul de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutii publice (art 21 alin 3 lit b din Codul fiscal ).

Potrivit art 21 alin (1) si alin (2) lit e din Legea 571/2003 privind Codul fiscal :
" (1) Pentru determinarea profitului impozabil sunt considerate cheltuieli deductibile numai cheltuielile efectuate in scopul realizarii de venituri impozabile, inclusiv cele reglementate prin acte normative in vigoare.
(2) Sunt cheltuieli efectuate in scopul realizarii de venituri si:
e) cheltuielile de transport si de cazare in tara si in strainatate, efectuate pentru salariati si administratori, precum si pentru alte persoane fizice asimilate acestora, stabilite prin norme".

Conform pct 27 din Normele metodologice de aplicare a art 21 alin (2) lit e din Codul fiscal :
"Calitatea de administrator rezulta din actul constitutiv al contribuabilului sau contractul de administrare/mandat. In sensul art. 21 alin. (2) lit. e) din Codul fiscal , persoanele fizice asimilate salariatilor cuprind si:

a) directorii care isi desfasoara activitatea in baza contractului de mandat, potrivit legii;
b) persoanele fizice rezidente si/sau nerezidente detasate, potrivit legii, in situatia in care contribuabilul suporta drepturile legale cuvenite acestora".

Potrivit art 21 alin (4) lit f din Codul fiscal , urmatoarele cheltuieli nu sunt deductibile:

"cheltuielile inregistrate in contabilitate, care nu au la baza un document justificativ, potrivit legii, prin care sa se faca dovada efectuarii operatiunii sau intrarii in gestiune, dupa caz, potrivit normelor".

Asadar, in cazul in care cazarea salariatilor nu se face in cadrul unei unitati specializate care sa elibereze factura in calitate de document justificativ, cheltuielile cu cazarea nu sunt deductibile la calculul profitului impozabil.

Ca solutie, recomand stabilirea in mod obiectiv a unei indemnizatii de cazare prin regulamentul intern al societatii, indemnizatie care sa fie cuprinsa in Decontul de cheltuieli pentru deplasari externe (prevazut de OMEF 3512/2008 ), in calitate de document justificativ. In acest caz, indemnizatia de cazare este integral deductibila la calculul profitului impozabil.