Cheltuieli de deplasare efectuate de administrator

Problema:
1.Va rog sa-mi spuneti pentru administratorul unui SRL, care nu este angajat cu contract de munca, se poate acorda diurna? Ce cheltuieli poate deconta, ce acte se intocmesc ca sa poata deconta cheltuielile respective cu deplasarea in interesul societatii?
2.Dar in situatia in care se angajeaza acelasi administrator la societate, ce cheltuieli poate deconta si ce acte se intocmesc?

Solutie:
Potrivit art. 21 din Legea 571/2003 privind Codul fiscal, pentru determinarea profitului impozabil sunt considerate cheltuieli deductibile numai cheltuielile efectuate in scopul realizarii de venituri impozabile, inclusiv cele reglementate prin acte normative in vigoare (alin. (1)).

Sunt cheltuieli efectuate in scopul realizarii de venituri si cheltuielile de transport si de cazare in tara si in strainatate, efectuate pentru salariati si administratori, precum si pentru alte persoane fizice asimilate acestora, stabilite prin norme (alin. (2)) lit. e);

Suma cheltuielilor cu indemnizatia de deplasare acordata salariatilor pentru deplasari in Romania si in strainatate, este deductibila in limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutiile publice (alin. (3) lit. b));

Alin. (4) litera f) al acestui articol stabileste ca nu sunt deductibile la determinarea profitului impozabile cheltuielile inregistrate in contabilitate, care nu au la baza un document justificativ, potrivit legii, prin care sa se faca dovada efectuarii operatiunii sau intrarii in gestiune, dupa caz.

Asadar, sunt deductibile la determinarea profitului impozabil cheltuielile de transport si cazare efectuate pentru administratorul societatii pentru deplasarile efectuate in interesul societatii.

Pentru fiecare deplasare efectuata se va intocmi Ordin de deplasare (DELEGATIE - Cod 14-5-4) la care administratorul va atasa documentele justificative cu privire la cheltuielile efectuate.

In cazul in care administratorul se deplaseaza pentru intalniri de afaceri, cheltuielile efectuate pentru acordarea unor tratatii si mese partenerilor de afaceri reprezinta cheltuieli de protocol. In baza art. 21 alin. (3) lit. a) din Codul fiscal, cheltuielile de protocol sunt deductibile in limita unei cote de 2% aplicata asupra diferentei rezultate dintre totalul veniturilor impozabile si totalul cheltuielilor aferente veniturilor impozabile, altele decat cheltuielile de protocol si cheltuielile cu impozitul pe profit.
Pentru a dovedi ca deplasarea este efectuata in scopul realizarii de venituri impozabile, la referatul privind scopul deplasarii se vor anexa diverse documente justificative care sa demonstreze ca deplasarea a fost efectuata pentru intalniri cu clientii, ca de exemplu: procese verbale incheiate cu acestia, contracte incheiate, note de negociere, oferte etc.

Cu privire la Ordinul de deplasare (DELEGATIE - Cod 14-5-4) Normele specifice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, cuprinse in Anexa nr. 2 la OMEF 3512/2008 prevad urmatoarele:

?1. Serveste ca:
- dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea;
- document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.
2. Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale cu plata in numerar.
3. Circula:
- la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare;
- la persoana care efectueaza deplasarea;
- la persoanele autorizate ale unitatii la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea sosirii si plecarii persoanei delegate;
- la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de catre titular, la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurarii materialelor, stabilindu-se diferenta de primit sau de restituit, cu luarea in considerare a eventualelor penalizari si semnatura pentru verificare.
In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de catre titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie.
In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Dispozitie de incasare catre casierie;
- la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza;
- la conducatorul unitatii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.
4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:
- denumirea unitatii;
- denumirea si numarul formularului;
- numele, prenumele si functia persoanei delegate; scopul, destinatia si durata deplasarii; stampila unitatii; semnatura conducatorului unitatii; data;
- data (ziua, luna, anul, ora) sosirii si plecarii in/din delegatie;
- ziua si ora plecarii; ziua si ora sosirii; data depunerii decontului; penalizari calculate; avans spre decontare;
- cheltuieli efectuate: felul actului si emitentul, numarul si data actului, suma;
- numarul si data documentului pentru restituirea diferentei; diferenta de primit/restituit;
- semnaturi: conducatorul unitatii; controlul financiar preventiv, persoana care verifica decontul, seful de compartiment, dupa caz; titularul de avans.?

Astfel cum prevede art. 1 alin. (2) din ordinul mai sus mentionat, modelele documentelor financiar-contabile cuprinse in anexa nr. (3) pot fi adaptate din punctul de vedere al formatului, in functie de necesitati, cu obligatia respectarii continutului minimal prevazut in anexa nr. 2.

Prevederile articolul 44 alin.(2) din Codul muncii stabilesc ca ?Salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de delegare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil.?
In consecinta, daca administratorul isi exercita functia in baza unui contract individual de munca, situatie posibila in cazul societatilor comerciale cu raspundere limitata, el are dreptul pe durata la delegarii la indemnizatia de deplasare.Administratorul care isi exercita functia in baza unui contract de mandat/administrarea nu i se poate acorda indemnizatie de deplasare.
Daca administratorul exercita, in cadrul societatii si o alta functie in baza unui contract individual de munca i se va acorda indemnizatie de deplasare pe perioada delegarii in calitate de salariat.