Cheltuieli deductibile. Cheltuielile auto pot fi deduse 100% daca sunt folosite si in scop personal de angajati?

Reglementari privind telemunca

Conform art. 5 alin. (2) din Legea 81/2018 privind reglementarea activitatii de telemunca, in cazul activitatii de telemunca, contractul individual de munca contine, in afara elementelor prevazute la art. 17 alin. (3) din Legea nr. 53/2003, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, urmatoarele:

“a) precizarea expresa ca salariatul lucreaza in regim de telemunca;
b) perioada si/sau zilele in care telesalariatul isi desfasoara activitatea la un loc de munca organizat de angajator;
c) Abrogata prin punctul 3. din Ordonanta de urgenta nr. 36/2021 incepand cu 06.05.2021.
d) programul in cadrul caruia angajatorul este in drept sa verifice activitatea telesalariatului si modalitatea concreta de realizare a controlului;
e) modalitatea de evidentiere a orelor de munca prestate de telesalariat;
f) responsabilitatile partilor convenite in functie de locul/locurile desfasurarii activitatii de telemunca, inclusiv responsabilitatile din domeniul securitatii si sanatatii in munca in conformitate cu prevederile art. 7 si 8;
g) obligatia angajatorului de a asigura transportul la si de la locul desfasurarii activitatii de telemunca al materialelor pe care telesalariatul le utilizeaza in activitatea sa, dupa caz;
h) obligatia angajatorului de a informa telesalariatul cu privire la dispozitiile din reglementarile legale, din contractul colectiv de munca aplicabil si/sau regulamentul intern, in materia protectiei datelor cu caracter personal, precum si obligatia telesalariatului de a respecta aceste prevederi;
i) masurile pe care le ia angajatorul pentru ca telesalariatul sa nu fie izolat de restul angajatilor si care asigura acestuia posibilitatea de a se intalni cu colegii in mod regulat;
j) conditiile in care angajatorul suporta cheltuielile aferente activitatii in regim de telemunca.”

Cum trebuie completat CIM-ul in cazul telemuncii

Astfel cum se prevede la lit. b) de mai sus in contractul individual cu clauza de telemunca/act aditional trebuie sa se mentioneze perioada si/sau zilele in care telesalariatul isi desfasoara activitatea la un loc de munca organizat de angajator. Locul de munca organizat de angajator poate fi sediul social sau punctele de lucru.
Se acorda diurna si cheltuieli de cazare in cazul muncii la domiciliu?

In zilele in care salariatul presteaza activitate la sediul social sau la punctele de lucru asa cum sunt mentionate in contractul individual de munca, salariatul nu este delegat intrucat se deplaseaza la locul de munca prevazut in contractul individual de munca.

Salariatii nu pot beneficia de diurna si de decontarea cheltuielilor de cazare in temeiul art. 44 alin. (2) dn Codul muncii. Daca sunt acordate salariatilor, atunci vor fi tratate din punct de vedere fiscal drept avantaje salariale si vor fi supuse corespunzator impozitului pe veniturile din salarii si contributiilor sociale obligatorii.

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

TVA 2025 Noile cote si efectele in practica

Vezi AICI detalii

Deducere cheltuieli privind deplasarea salariatilor la/de la locul de munca la domiciliu

Din punct de vedere a cheltuielilor privind deplasarea salariatilor la/de la locul de munca la domiciliu, acestea pot reprezenta:

“a) cheltuieli sociale, pentru care exista obligatia a fi prevazute in contractul de munca sau in regulamentul intern, conform art. 76.alin. 4 lit. a) din Codul fiscal:

76.(4) Urmatoarele venituri nu sunt impozabile, in intelesul impozitului pe venit:

a) ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru dispozitive medicale, ajutoarele pentru nastere/adoptie, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii ca urmare a calamitatilor naturale, veniturile reprezentand cadouri in bani si/sau in natura, inclusiv tichete cadou, oferite salariatilor, precum si cele oferite pentru copiii minori ai acestora, contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, contravaloarea serviciilor turistice si/sau de tratament, inclusiv transportul, pe perioada concediului, pentru salariatii proprii si membrii de familie ai acestora, acordate de angajator pentru salariatii proprii sau alte persoane, astfel cum este prevazut in contractul de munca sau in regulamentul intern.”

Se va mentiona, in regulamentul intern sau in contractul de munca, care este contravaloarea transportului decontat de catre angajator pentru fiecare salariat si mai ales modul de justificare a acesteia.

Se impune utilizarea formularului de decont, intocmit de fiecare salariat in parte si aprobat de superiorul direct.

Documente justificative deducere cheltuieli

Documentele justificative anexate pot fi facturi, bilete de calatorie, bonuri de combustibil.

In mod obligatoriu se va mentiona, in formularul de decont, adresa de domiciliu a fiecarui salariat pentru a se justifica distanta parcursa lunar, programul de lucru, respectiv orele lucrate din luna si confirmate prin foile de pontaj, norma proprie de consum pentru angajatii ce utilizeaza autoturisme proprii pentru deplasare.

Contributii obligatorii privind valoarea transportului

Referitor la contributiile de asigurari sociale obligatorii, potrivit art. 142 lit. b) pt. CAS, art. 157 alin. (2) pentru CASS si art. 220 4 alin. (2) pt. CAM, din acelasi act normativ, valoarea transportului la si de la locul de munca al salariatului nu se cuprinde in baza lunara de calcul al contributiilor de asigurari sociale obligatorii.

Cum se face decontarea transportului

Decontarea transportului la si de la locul de munca trebuie sa fie prevazuta in contractul individual sau colectiv de munca sau in regulamentul intern pentru a nu reprezenta avantaj de natura salariala.

“b) cheltuieli de deplasare, pentru care nu exista obligatia de a fi prevazute in contractul de munca sau in regulamentul intern dar trebuie justificat faptul ca sunt reale si efectuate in scopul desfasurarii activitatii angajatorului, potrivit art. 76 alin. (4) lit. g) din Codul fiscal:”

In situatia in care salariatii nu au domiciliu in aceeasi localitate cu locul de munca sunt aplicabile dispozitiile art. 76 alin. (4) lit. g) din Codul fiscal conform caruia daca salariatii au resedinta in alta localitate decat aceea in care au locul de munca, angajatorul poate suporta contravaloarea transportului daca nu le asigura locuinta sau nu suporta contravaloarea chiriei. In acest caz, nu este necesara reglementarea in contractul de munca spre deosebire de art. 76 alin. (4) lit. a).

“76.(4) Urmatoarele venituri nu sunt impozabile, in intelesul impozitului pe venit:

g) contravaloarea cheltuielilor de deplasare pentru transportul intre localitatea in care angajatii isi au resedinta si localitatea unde se afla locul de munca al acestora, pentru situatiile in care nu se asigura locuinta sau nu se suporta contravaloarea chiriei, conform legii;”

Si in acest caz se impune utilizarea formularului de decont pentru justificarea cheltuielilor de deplasare ale salariatilor proprii. De asemenea, trebuie sa existe documente justificative ale cheltuielilor cu transportul la si de la locul de munca.

De asemenea, contravaloarea tranportului nu intra in baza de calcul a contributiilor sociale conform art.142 lit. f) conform caruia, nu se cuprind in baza lunara de calcul al contributiilor de asigurari sociale urmatoarele:

“f) contravaloarea cheltuielilor de deplasare pentru transportul intre localitatea in care angajatii isi au resedinta si localitatea unde se afla locul de munca al acestora, pentru situatiile in care nu se asigura locuinta sau nu se suporta contravaloarea chiriei, conform legii.”

Deducere cheltuieli privind impozit pe profit

Din punct de vedere al impozitului pe profit, daca aceste cheltuieli sunt incluse in contractul colectiv de munca sau in regulamentul intern acestea sunt cheltuieli sociale deductibile limitat conform art. 25 alin. (3) lit b) pct. 4 din Codul fiscal, in limita unei cote de pana la 5%, aplicata asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului, potrivit Codului muncii.

Salariatilor care vin la serviciu cu masina personala li se va putea deconta combustibilul pentru transportul la si de la locul de munca. Este necesar pentru aceasta bonul fiscal.

De ce trebuie intocmite foi de parcurs

Salariatii trebuie sa justifice aceste cheltuieli fie prin intocmirea unor foi de parcurs sau a unui decont lunar al salariatului din care sa rezulte numarul de kilometri parcursi de acasa la locul de munca, precum si numarul de zile in care s-a deplasat la locul de munca.

In baza acestor documente se poate stabili suma care se va deconta pentru transport (nr. de kilometri x consum mediu al autovehiculului/100 x pret /l de combustibil).

Daca nu se deconteaza efectiv costul transportului ci se va acorda o suma pe kilometru, aceasta suma nu poate fi considerata contravaloare transport la si de la locul de munca si astfel va intra in baza de calcul a impozitului pe venit si se vor calcula si contributii sociale obligatorii.

Decontarea transportului la si de la locul de munca trebuie sa fie prevazuta in contractul de munca pentru a nu reprezenta avantaj de natura salariala. Avantajul de natura salariala reprezinta pentru angajator cheltuiala deductibila fiscal integral in baza art. 25 alin. (2) din Codul fiscal.

Conditii deducere cheltuieli auto

Potrivit prevederilor art. 25 alin. 3 lit. l) din Codul fiscal, au deductibilitate limitata: 50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii economice, cu o masa totala maxima autorizata care sa nu depaseasca 3.500 kg si care sa nu aiba mai mult de 9 scaune de pasageri, incluzand si scaunul soferului, aflate in proprietatea sau in folosinta contribuabilului.

Aceste cheltuieli sunt integral deductibile pentru situatiile in care vehiculele respective se inscriu in oricare dintre urmatoarele categorii:
1. vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgenta, servicii de paza si protectie si servicii de curierat;
2. vehiculele utilizate de agentii de vanzari si de achizitii;
3. vehiculele utilizate pentru transportul de persoane cu plata, inclusiv pentru serviciile de taximetrie;
4. vehiculele utilizate pentru prestarea de servicii cu plata, inclusiv pentru inchirierea catre alte persoane sau pentru instruire de catre scolile de soferi;
5. vehiculele utilizate ca marfuri in scop comercial.

Cheltuielile care intra sub incidenta acestor prevederi nu includ cheltuielile privind amortizarea.

Asadar, aceste deduceri se acorda doar pentru autoturismele aflate in poprietatea sau folosinta societati.

La pct. 16 din Normele Metodologice, se precizeaza ca, in sensul prevederilor art. 25 alin. (3) lit. l) din Codul fiscal, regulile de deducere, termenii si expresiile utilizate, conditiile in care vehiculele rutiere motorizate, supuse limitarii fiscale, sunt cele prevazute la pct. 68 din normele metodologice date in aplicarea art. 298 al titlului VII "Taxa pe valoarea adaugata" din Codul fiscal.

Justificarea utilizarii vehiculelor, in sensul acordarii deductibilitatii integrale la calculul rezultatului fiscal, se efectueaza pe baza documentelor financiar-contabile si prin intocmirea foii de parcurs care trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele informatii: categoria de vehicul utilizat, scopul si locul deplasarii, kilometrii parcursi, norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.

In cadrul cheltuielilor aferente vehiculelor rutiere motorizate supuse limitarii fiscale se cuprind cheltuielile direct atribuibile unui vehicul, cum sunt: impozitele locale, asigurarea obligatorie de raspundere civila auto, inspectiile tehnice periodice, rovinieta, chiriile, partea nedeductibila din taxa pe valoarea adaugata, dobanzile, comisioanele, diferentele decurs valutar inregistrate ca urmare a derularii altor contracte decat cele de leasing.

Prin urmare, pentru autoturismele in folosinta pot fi deduse toate cheltuielile atribuibile vehiculului respectiv ( revizii auto, aigurare, reparatii etc).

Concluzie

Avand in vedere ca autoturismele respective sunt utilizate atat in scop personal cat si in scopul desfasurarii activitatii, aceste cheltuieli sunt deductibile in cota de 50%. In aceasta situatie nu este necesara intocmirea foilor de parcurs.

Daca salariatii aflati in telemunca sunt trimisi in interes de serviciu in alta localitate decat cea in care au domiciliul ori se afla sediul societatii (locul de munca conform contractelor individuale de munca) atunci se poate considera ca ei sunt delegati, si, in consecinta, pot beneficia de cazare si diurna in temeiului art.43 si art. 44 alin.(2) din Codul muncii.

Conform art. 76 alin. (4) din Codul fiscal:

“h) indemnizatia de delegare, indemnizatia de detasare, inclusiv indemnizatia specifica detasarii transnationale, prestatiile suplimentare primite de salariati in baza clauzei de mobilitate, precum si orice alte sume de aceeasi natura, primite de salariati potrivit legislatiei in materie, pe perioada desfasurarii activitatii in alta localitate, in tara sau in strainatate, in interesul serviciului, in limita plafonului neimpozabil stabilit la alin. (2) lit. k), precum si cele primite pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare;

j) indemnizatiile si orice alte sume de aceeasi natura, primite pe perioada deplasarii, in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul desfasurarii activitatii, astfel cum este prevazut in raportul juridic, de catre administratorii stabiliti potrivit actului constitutiv, contractului de administrare/mandat, de catre directorii care isi desfasoara activitatea in baza contractului de mandat potrivit legii, de catre membrii directoratului de la societatile administrate in sistem dualist si ai consiliului de supraveghere, potrivit legii, si de catre manageri, in baza contractului de management prevazut de lege, in limita plafonului neimpozabil stabilit la alin. (2) lit. m), precum si cele primite pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare. Plafonul zilnic neimpozabil se acorda numai daca durata deplasarii este mai mare de 12 ore, considerandu-se fiecare 24 de ore cate o zi de deplasare in interesul desfasurarii activitatii.”

Explicatii oferite in 2025 de specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.