Creante prescrise. Scoaterea din evidenta contabila. Se instiinteaza clientii in acest caz?

In cazul unor clienti ale caror debite nu s-au incasat in decurs de 3 ani sau mai mult si pentru care nu s-au constituit provizioane, cum pot fi scosi din evidenta contabila? Trebuie instiintati? In cazul in care nu putem lua legatura cu ei cum procedam? Multumesc!

Raspunsul consultantului fiscal Constanta Popa:

Potrivit pct. 328 din Reglementarile contabile privind situatiile financiare anuale individuale si situatiile financiare anuale consolidate, aprobate prin OMFP 1802/2014, pentru scaderea creantelor si datoriilor din evidenta contabila societatea trebuie sa demonstreze ca au fost intreprinse toate demersurile legale pentru decontarea acestora.

Aceste demersuri legale se refera la notificari, somatii, extrase de cont cu prilejul inventarierilor anuale, actiuni formulate in instanta etc.

Procedura de scoatere din evidenta a creantelor prescrise sau neincasabile ar trebui prevazuta in manualul de politici contabile al societatii/entitatii. In principiu, cauzele care au condus la neincasare si demersurile intreprinse pentru recuperarea creantelor sunt prezentate intr-un referat/memoriu supus aprobarii conducerii societatii (administrator, adunarea generala a asociatilor/actionarilor, dupa caz), la care se ataseaza in fotocopie documentatia aferenta din care reiese demersurile intreprinse.

Aceasta nu exclude posibilitatea trecerii sumelor respective pe cheltuieli chiar si in lipsa dovezilor privind demersurile intreprinse, pe baza unui referat aprobat de conducerea (administratorul) societatii, din care sa reiasa justificarea economica a unei asemenea masuri (costurile de recuperare semnificativ mai mari fata de creantele propriu-zise; ponderea nesemnificativa a sumelor propuse a fi scazute din evidenta in totalul creanetelor incasate etc.).

Inregistrarea contabila este 654 „Pierderi din creante si debitori diversi” = 4111 „Clienti” (sau 4118 „Clienti incerti sau in litigiu”).

Cheltuiala inregistrata in contul 654 va fi nedeductibila la calculul impozitului pe profit conform art. 25 alin. (4) lit. h) din Codul fiscal, nefiind aplicabila niciuna din exceptiile reglementate pentru deductibilitate. De asemenea, nu se pune problema ajustarii TVA pe motiv de neincasare conform art. 287 lit. d) din Codul fiscal, nefiind vorba de clienti aflati in insolventa/faliment.

In privinta instiintarii clientilor cu privire la scoaterea lor din evidente, reglementarile contabile nu contin prevederi in acest sens, insa conform pct. 28 alin. (1) din Normele privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, aprobate prin OMFP 2861/2009 creantele si obligatiile fata de terti sunt supuse verificarii si confirmarii pe baza extraselor debitoare si creditoare ale conturilor de creante si datorii care detin ponderea valorica in totalul soldurilor, pe baza extraselor de cont/punctajelor reciproce scrise, in caz contrar aplicandu-se rigorile legii. Daca societatea a efectuat astfel de punctaje cu clientii sau a incercat sa le efectueze, dar clientii n-au raspuns solicitarilor nu se poate sustine ca nu a respectat prevederile pct. 28 alin. (1) din normele amintite, astfel ca nu va fi nevoie de o instiintare suplimentara cu prilejul scoaterii din evidente.

De asemenea, la art. 21 alin. (4) lit. o) din vechiul Cod fiscal, in vigoare pana la data de 31 decembrie 2015, era prevazuta expres obligatia contribuabililor care scot din evidenta clientii neincasati de a comunica in scris acestora scoaterea din evidenta a creantelor respective, in vederea recalcularii profitului impozabil la persoana debitoare, dupa caz. In prezent, la art. 25 alin. (4) lit. h) din actualul Cod fiscal aceasta obligatie de instiintare n-a mai fost preluata, astfel ca societatea nu mai este obligata nici din punct de vedere fiscal sa instiinteze in scris clientii cu privire la creantele anulate si scoase din evidenta.

 

 

Raspuns oferit de specialistii Portal Codul Fiscal. Afla AICI cum poti beneficia si tu de consultanta specializata marca Rentrop&Straton.