Scoatere din evidenta clienti neincasati. MONOGRAFIE si reglementari cheie

Reglementari cheie despre clientii neincasati

Scoaterea din evidenta a creantelor neincasate trebuie realizata cu respectarea stricta a reglementarilor contabile si fiscale in vigoare. 

Iata principalele aspecte ce trebuie cunoscute si aplicate:

1. Demonstrarea efectuariii tuturor demersurilor legale pentru decontarea creantelor.  Din punct de vedere contabil, potrivit pct. 328 din Reglementarile contabile privind situatiile financiare anuale individuale si situatiile financiare anuale consolidate, aprobate prin OMFP 1802/2014, eliminarea creantelor si datoriilor din evidenta contabila a unei societati este conditionata de demonstrarea efectuarii tuturor demersurilor legale pentru decontarea acestora. 

Acest lucru presupune existenta unor dovezi concrete precum notificari oficiale transmise partenerilor comerciali, somatii de plata, extrase de cont cu mentiuni specifice realizate in contextul inventarierilor anuale obligatorii, actiuni formulate in instantele judecatoresti sau alte proceduri similare care atesta eforturile intreprinse pentru recuperarea sumelor sau clarificarea obligatiilor financiare.

2. Procedura de scoatere din evidenta a creantelor prescrise sau neincasabile ar trebui prevazuta in manualul de politici contabile al societatii/entitatii. In principiu, cauzele care au condus la neincasare si demersurile intreprinse pentru recuperarea creantelor sunt prezentate intr-un referat/memoriu supus aprobarii conducerii societatii (administrator, adunarea generala a asociatilor/actionarilor, dupa caz), la care se ataseaza in fotocopie documentatia aferenta din care reiese demersurile intreprinse. 

3. Lista dosar cu documente necesare pentru scoaterea din gestiune. Pentru a justifica scaderea din gestiune a creantei, in special in fata organelor de control fiscal, trebuie pregatit un dosar care sa cuprinda:

• Dovada radierii/dizolvarii: Un extras oficial din registrul comertului care sa ateste starea debitorului si faptul ca acesta a fost lichidat fara succesor.
• Referat/Memoriu justificativ: Document intern, aprobat de conducerea societatii, care sa descrie creanta (valoare, vechime, facturi), cauzele neincasarii si demersurile intreprinse.
• Proces-verbal de inventariere: Creantele trebuie supuse inventarierii anuale, unde comisia constata caracterul nerecuperabil al sumei si propune scoaterea din evidenta.
• Decizie interna de scoatere din evidenta: Aprobata de administrator sau de Adunarea Generala a Asociatilor.
• Dovezi ale demersurilor de recuperare: Corespondenta, notificari de plata sau dovezi privind inscrierea la masa credala (daca a fost cazul inainte de radiere).

4. Deductibilitate la determinarea rezultatului fiscal. Din punctul de vedere al impozitului pe profit, potrivit prevederilor art. 25 (4) lit. h) din Codul fiscal, NU sunt deductibile la determinarea rezultatului fiscal, pierderile inregistrate la scoaterea din evidenta a creantelor, pentru partea neacoperita de provizion, potrivit art. 26, precum si cele inregistrate in alte cazuri decat urmatoarele:

1. punerea in aplicare a unui plan de reorganizare confirmat printr-o sentinta judecatoreasca, in conformitate cu prevederile Legii nr. 85/2014;
2. procedura de faliment a debitorilor a fost inchisa pe baza hotararii judecatoresti;
3. debitorul a decedat si creanta nu poate fi recuperata de la mostenitori;
4. debitorul este dizolvat, in cazul societatii cu raspundere limitata cu asociat unic, sau lichidat, fara succesori
5. debitorul inregistreaza dificultati financiare majore care ii afecteaza intreg patrimoniul;
6. au fost incheiate contracte de asigurare. 

Asadar, cheltuielile cu pierderile din creantele neacoperite de provizion sunt deductibile doar in cazurile precizate la pct.1-6 

5. Instiintarea clientilor cu privire la scoaterea lor din evidente NU este obligatorie. Reglementarile contabile nu contin prevederi in acest sens. Conform pct. 28 alin. (1) din Normele privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, aprobate prin OMFP 2861/2009 creantele si obligatiile fata de terti sunt supuse verificarii si confirmarii pe baza extraselor debitoare si creditoare ale conturilor de creante si datorii care detin ponderea valorica in totalul soldurilor, pe baza extraselor de cont/punctajelor reciproce scrise, in caz contrar aplicandu-se rigorile legii. Prin urmare, daca societatea a efectuat astfel de punctaje cu clientii sau a incercat sa le efectueze, dar clientii n-au raspuns solicitarilor, nu va fi nevoie de o instiintare suplimentara cu prilejul scoaterii din evidente. Din punct de vedere fiscal, Codul Fiscal nu prevede nicio obligatie de instiintare a clientilor cu privire la creantele anulate si scoase din evidenta.

6. Ajustarea TVA se poate realiza doar in anumite situatii. Potrivit prevederilor art. 287 lit. f) din Codul fiscal, ajustarea TVA-ului este permisa numai in cazul in care se face dovada ca s-au luat masuri comerciale pentru recuperarea creantelor de pana la 1.000 lei, inclusiv, respectiv ca au fost intreprinse proceduri judiciare pentru recuperarea creantelor mai mari de 1.000 lei. 

In cazul in care societatea are dreptul sa ajusteze TVA conform articolului mai sus mentionat, se va emite o factura cu semnul minus cu valoarea creantei totale si TVA colectata, pe care o va inregistra astfel:

4111 = 4427 valoarea TVA cu minus
654 = 4111 valoarea fara TVA a creantei pe care o scoateti din gestiune. 

Ajustarea (recuperarea) TVA in cazul clientilor neincasati radiati sau in faliment

In cazul clientilor radiati, cheltuiala aferenta scoaterii din evidenta a creantelor este nedeductibila la calculul impozitului pe profit. De asemenea, nu exista posibilitatea ajustarii bazei de impozitare pentru TVA.

Ajustarea TVA se poate face in cazul intrarii in faliment a beneficiarului /clientului sau ca urmare a punerii in aplicare a unui plan de reorganizare admis si confirmat printr-o sentinta judecatoreasca. Ajustarea se poate efectua chiar daca societatea nu s-a inscris la masa credala.

In cazul falimentului beneficiarului, ajustarea TVA este permisa incepand cu data sentintei sau, dupa caz, a incheierii, prin care s-a decis intrarea in faliment, in termen de 5 ani incepand cu data de 1 ianuarie a anului urmator celui in care s-a decis, prin sentinta sau, dupa caz, prin incheiere, intrarea in faliment.

Pentru ajustarea TVA se va intocmi factura.

Pe factura se va face urmatoarea mentiune, de exemplu: Stornare facturii nr din data, ca urmare a falimentului beneficiarului conform Hotararii nr. .........din data .., iar la rubrica TVA se mentioneaza: Ajustare TVA conform art. art. 287 lit. d) din Codul fiscal.

Ajustarea TVA se raporteaza in decontul de TVA (cod 300) la rd.16 Regularizari taxa colectata, cu semnul minus.

De asemenea factura se raporteaza in declaratia 394, in luna in care a fost emisa, cu semnul minus.

Din punctul de vedere al impozitului pe profit, potrivit art. 26 alin. (1) lit. c) din Codul fiscal
, contribuabilul are dreptul la deducerea rezervelor si provizioanelor/ajustarilor pentru depreciere, numai in conformitate cu prezentul articol, astfel:

c) ajustarile pentru deprecierea creantelor, inregistrate potrivit reglementarilor contabile aplicabile, in limita unui procent de 30% din valoarea acestora, daca creantele indeplinesc cumulativ urmatoarele conditii:

1. sunt neincasate intr-o perioada ce depaseste 270 de zile de la data scadentei;
2. nu sunt garantate de alta persoana;
3. sunt datorate de o persoana care nu este persoana afiliata contribuabilului.

Monografia contabila ajustare TVA

Inregistrare clienti incerti:
4118 Clienti incerti sau in litigiu = 4111 Clienti

Constituire ajustari:
6814 Cheltuieli de exploatare privind ajustarile pentru deprecierea activelor circulante = 491 Ajustari pentru deprecierea creantelor client (cheltuieli deductibile in cota de 30%)

Inregistrarea pierderii din creante initiale:

Anularea ajustarii pentru deprecierea creantelor (provizion calculat):
491 = 7814 30% impozabil

La scoaterea din evidenta a creantelor: 654 = 4118 deductibil 30% conform art. 25 alin. (4) lit. h) pct. 1 si 2.

Ajustarea TVA:
4111/4118 = 4427 storno (valoare cu semnul minus).

Participa ACUM la Webinarul LIVE exceptional sustinut de expertii Gabriel Jinga si Gabriel Gheorghe! - TVA in practica: dincolo de reguli - se vor analiza STUDII DE CAZ si interpretari fiscale. Pentru DETALII click AICI>>>

MONOGRAFIE contabila clienti neincasati

Potrivit functiunii conturilor Reglementariile contabile, cu ajutorul contului 654 "Pierderi din creante si debitori diversi" se tine evidenta pierderilor din creante.

In debitul contului 654 "Pierderi din creante si debitori diversi" se inregistreaza:

• sumele trecute pe cheltuieli cu ocazia scoaterii din evidenta a clientilor incerti sau a debitorilor (411, 451, 453, 461);
• diferenta dintre valoarea creantelor cedate in schimbul titlurilor primite si valoarea mai mica a titlurilor primite, la data dobandirii acelor titluri (411).

Prin urmare, clientii neincasati se scad din evidenta prin inregistrarea:
654 = 4111 (sau 4118 „Clienti incerti sau in litigiu” )

Citeste si: [MODEL] Referat pentru scoaterea din evidenta contabila a creantelor neincasate