Cheltuieli deductibile atribuibile autoturismelor utilizate de personalul cu functii de conducere si de administrare

In urma modificarilor legislative aduse codului Fiscal prin OUG 24/2012, sunt nedeductibile fiscal la calculul impozitului pe profit "50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv in scopul activit ii economice".

Persoanele care utilizeaza autoturismele firmei detinute in leasing operational de catre companie sunt o parte agenti de vanzari si o parte au alte functii, dar tuturor li se permite sa mearga cu masina de la birou la domiciliu si de la domiciliu la birou, inclusiv peste weekend, cu riscul ca acest lucru sa nu poate fi considerat ca utilizare in scopul activitatii economice. In consecinta, vom stabili daca 50% din cheltuielile cu autoturismul sunt nedeductibile fiscal.

Raspuns:
Dispozitiile art. 21 alin 4 lit. t) pct. 2 din Codul fiscal prevad ca nu se aplica limitarea la 50% a cheltuielilor deductibile legate de autoturismele aflate in proprietatea sau folosinta societatii atunci cand sunt utilizate de agentii de vanzari, in conditiile prevazute la art. 145 indice 1, alin. (3), lit. b).

Aceste dispozitii au fost intarite de prevederile alin. 5 al pct. 45 indice 1 din HG 670/2012 privind normele metodologice de aplicare a art. 145 indice 1 alin. 3 lit. b, care considera ca utilizarea autoturismelor si in scop personal este neglijabila daca nu se poate face dovada "unei practici abuzive."

Se considera ca sunt utilizate in vederea desfasurarii activitatii unei societati, vehiculele puse la dispozitia agentilor de vanzari care se ocupa in principal cu prospectarea pietei, desfasurarea activitatii de merchandising, negocierea conditiilor de vanzare, derularea vanzarii bunurilor/serviciilor, asigurarea de servicii postvanzare si monitorizarea clientilor.

Recunoasterea cheltuielilor legate de utilizarea autovehiculelor de catre agentii de vanzari este limitata la cel mult un vehicul utilizat de fiecare agent de vanzari.

Faptul ca autovehiculul respectiv este utilizat pentru activitatile exceptate, prevazute la art. 21, alin. (4), lit. t), din Codul fiscal trebuie sa rezulte din informatiile prezentate in functie de fiecare situatie in parte, legate de obiectul de activitate al persoanei juridice, dovada ca aceasta detine personal angajat cu calificare in domeniile prevazute de exceptii, foile de parcurs care trebuie sa contina date privind categoria masinii utilizate, scopul si locul deplasarii, kilometrii parcursi, norma proprie de consum de carburant a masinii etc. sau orice alte dovezi care pot fi utile.

In ceea ce priveste cheltuielile de functionare, intretinere si reparatii aferente autoturismelor utilizate de personalul cu functii de conducere si de administrare in societate (asa cum sunt acestea definite in Codul muncii) deductibilitatea cheltuielilor este limitata la 50% si la un singur autoturism (art. 21, alin. (3), lit. n) din Codul fiscal ). Limitarea se refera la cheltuielile de reparatii, de intretinere, cheltuielile cu lubrifiantii, cu piesele de schimb, cheltuielile cu combustibilul utilizat pentru functionarea vehiculului etc.).

Utilizarea unui vehicul in folosul propriu de catre angajatii unei societati ori punerea la dispozitie in vederea utilizarii in mod gratuit altor persoane salariate, pentru alte scopuri decat desfasurarea activitatii sale economice, este denumita in continuare uz personal.

Cheltuielile legate de utilizarea unui autovehicul cu o masa totala autorizata mai mica de 3.500 kg si cu mai putin de 9 scaune de catre salariati, alte persoane decat cele cu functii de conducere si de administrare si agentii de vanzari sunt considerate deductibile daca sunt folosite in scopul activitatii (in mod exclusiv), respectiv pentru deplasari in tara si strainatate in interesul activitatii, pentru deplasari la clienti si/sau furnizori, pentru deplasari la punctele de lucru, la banca, la vama, la autoritatile fiscale etc. si pentru recunoasterea acestor cheltuieli este necesar sa se detina documente si sa se completeze foaia de parcurs.