Conditii pentru emiterea facturii doar in format electronic

O societate care are activitatea principala comertul online doreste sa renunte la printarea exemplarului si sa mearga doar pe utilizarea facturilor electronice. Compania a luat aceasta decizie ca urmare a primirii unui numar foarte mare de comenzi.

Acum, reprezentantul societatii a apelat la sfatul specialistilor nostri pentru a afla daca in cazul in care opteaza pentru trimiterea facturii strict in format electronic are nevoie de acceptul in scris al clientilor sau daca este suficienta adresa de email pe care clientul o mentioneaza in comanda facuta pe site. Trebuie informati inainte ca le va fi transmisa factura in format electronic? Societatea are nevoie de obtinerea unei semnaturi electronice pentru emiterea facturilor in format electronic? Mai jos redam raspunsul unuia dintre consultantii nostri.

Raspunsul specialistului

Referitor la acceptul scris al clientilor,conform art.319 alin.(24) Cod fiscal coroborat cu pct.98.(3) din normele metodologice, utilizarea facturii electronice face obiectul acceptarii de catre destinatar, acceptarea clientului a facturii electonice putand include orice acord scris, formal sau informal, precum si un accept tacit, cum ar fi faptul ca a procedat la procesarea ori plata facturii electronice.

Acceptul clientului de a utiliza factura electronica reprezinta confirmarea acestuia ca detine mijloacele tehnice necesare primirii facturii electronice, precum si ca are capacitatea de a asigura autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea facturii.

Factura electronica prin definitie este un document care este emis in conditiile in care prezinta semnatura electronica, conform art.3 din Legea 148/2012.

Baza legala: art.319 alin. (24)-(28) Cod fiscal coroborat cu pct.98-99 normele de aplicare; Legea 148/2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice.

In concluzie, pentru a emite facturi electronice aveti obligatia semnarii electronice a acestor documente, deci trebuie sa obtineti un certificat digital in acest sens. Atat timp cat clientii fac comanda prin sistem electronic (fiind inregistrati printr-o adresa de email), iar societatea dvs le retrimite tot electronic confirmarea primirii comenzii si factura emisa, clientii efectuand plata produselor achizitionate, se considera ca acestia si-au dat acceptul tacit pentru a primi in format electronic factura electronica.

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

Autoturisme pe firma Regim fiscal-contabil

Vezi AICI detalii

Proceduri contabile pentru societati comerciale - Stick USB

Vezi AICI detalii

Raspuns oferit de specialistii Portal Contabilitate, un proiect de consultanta specializata marca Rentrop&Straton.