Diurna. Ce este, cum se acorda + un MODEL de calcul pentru diurna interna si cea externa

Ce este diurna

Diurna reprezinta suma de bani acordata salariatilor de catre angajatori pentru a acoperi cheltuielile suplimentare pe care acestia le suporta atunci cand sunt in deplasare, fie in tara, fie in strainatate. Diurna ajuta la compensarea costurilor cu cazarea, masa si alte necesitati ale angajatilor pe durata deplasarilor.

Ce prevede Codul Muncii despre diurna

Diurna se acorda atat in perioada de delegare, cat si in perioada de detasare.

Delegarea si detasarea sunt doua concepte distincte in dreptul muncii, fiecare avand reguli si implicatii specifice pentru angajator si salariat.

Delegarea

- reprezinta exercitarea temporara a atributiilor de serviciu ale salariatului in afara locului sau obisnuit de munca, la dispozitia angajatorului, in cadrul aceleiasi organizatii;

- poate fi dispusa pentru o perioada de pana la 60 de zile calendaristice in 12 luni, cu posibilitatea de prelungire pentru perioade succesive de maximum 60 de zile, cu acordul salariatului;

- salariatul are dreptul la rambursarea cheltuielilor de transport si cazare, plus o indemnizatie de delegare;

- salariatul poate refuza prelungirea perioadei de delegare fara a fi sanctionat disciplinar pentru acest refuz.

Detasarea

- implica schimbarea temporara a locului de munca la un alt angajator, adesea intr-un context diferit, pentru a efectua lucrari specifice in interesul acestuia. Spre deosebire de delegare, detasarea poate include chiar si schimbarea tipului de munca efectuata, dar necesita consimtamantul scris al salariatului;

- initial, detasarea poate fi dispusa pe o perioada de cel mult un an, cu posibilitatea de prelungire pentru motive obiective, din 6 in 6 luni, cu acordul ambelor parti;

- ca si in cazul delegarii, salariatul detasat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, plus o indemnizatie de detasare;

Ghidul practic al contabilitatii Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete

Vezi AICI detalii

Diferente e-TVA Solutii la notificarile ANAF

Vezi AICI detalii

PortalContabilitate ro - acces 12 luni consultanta in scris si telefonica 30 intrebari

Vezi AICI detalii

- salariatul poate refuza detasarea dispusa de angajatorul sau numai in mod exceptional si pentru motive personale temeinice.

Fiecare situatie impune obligatii specifice angajatorilor de a compensa adecvat salariatii pentru disconfortul si costurile suplimentare generate de aceste schimbari.

Cum si cand se poate acorda diurna?

Diurna se acorda pe baza ordinului de deplasare, care trebuie sa prevada perioada si locul deplasarii. Modul in care se acorda diurna este reglementat de normele interne ale fiecarei companii, dar cu respectarea limitelor stabilite de H.G. nr. 714/2018 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii in interesul serviciului:

- pentru o distanta cuprinsa intre 5 si 50 km de localitatea in care isi are locul permanent de munca;

- cuantumul neimpozabil este de 23 lei/zi (incepand cu 01.04.2023).

Diurna interna vs diurna externa

Exista diferente intre diurna acordata pentru deplasarile interne si cea pentru deplasarile externe. Pentru deplasarile in afara tarii, valoarea diurnei externe este, de regula, mai mare, reflectand costurile suplimentare pe care le implica deplasarea internationala.

Conditii de acordare si neimpozitare a diurnei interne

Diurna interna se acorda conform unor criterii bine definite, inclusiv durata deplasarii si distanta parcursa de la sediul de munca la locul deplasarii. Aceasta este neimpozabila pana la plafonul stabilit de Codul fiscal la art. 76 alin. (2) lit. k):

(i) in tara, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizatie, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul autoritatilor si institutiilor publice, in limita a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat;

(ii) in strainatate, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurna, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, in limita a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat.

Plafonul aferent valorii a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat se calculeaza distinct pentru fiecare luna in parte, prin raportarea celor 3 salarii la numarul de zile lucratoare din luna respectiva, iar rezultatul se multiplica cu numarul de zile corespunzator fiecarei luni din perioada de delegare/detasare/desfasurare a activitatii in alta localitate, in tara sau in strainatate

Diurna care nu se incadreaza in plafon, reprezinta venit impozabil, pentru care se datoreaza impozit, contributii sociale si contributia asiguratorie pentru munca.

Calcul diurna interna

Numarul zilelor calendaristice in care persoana se afla in delegare, se calculeaza de la data si ora plecarii pana la data si ora inapoierii mijlocului de transport din si in localitatea unde isi are locul permanent de munca, considerandu-se fiecare 24 de ore cate o zi de delegare.

Exemplu:

Salariata Y, angajata a firmei X din Craiova, este trimisa intr-o delegatie la Sibiu pentru 3 zile. Pentru deplasarea in alta localitate situate la o distanta de peste 5 km de localitatea in care isi are locul permanent de munca, se aplica o indemnizatie de delegare de 23 lei pe zi.

23 lei/zi × 2,5 × 3 zile = 172,50 lei

Conditii de acordare si neimpozitare a diurnei externe

- Diurna de 32 euro pentru Albania, Bosnia si Herzegovina, Bulgaria, Macedonia, Serbia, Croatia, Muntenegru, etc.;

- Diurna de 32 USD pentru Algeria, Angola, Antigua si Barbuda, Antile, Argentina, Bahamas, Bahrain, etc.;

- Diurna de 35 euro pentru Austria, Germania, Italia, Franta, Spania, Ungaria, Finlanda, etc.

- Diurna de 38 euro pentru Elvetia, Israel, Singapore, Kazahstan, Norvegia, Iordania, Kenya; 

etc.

Lista completa a indemnizatiilor de diurna si cazare pentru personalul roman trimis in strainatate in cadrul misiunilor temporare se regaseste in Anexa la H.G. nr. 518/1995.

Potrivit prevederilor art. 7^1 din HG.518/1995, perioada pentru care se acorda diurna in valuta se determina in functie de mijlocul de transport folosit, avandu-se in vedere:

a) momentul decolarii avionului, la plecarea in strainatate, si momentul aterizarii avionului, la sosirea in tara, de si pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a Romaniei;

b) momentul trecerii cu trenul sau cu mijloacele auto prin punctele de trecere a frontierei de stat a Romaniei, atat la plecarea in strainatate, cat si la inapoierea in tara.

Pentru fractiunile de timp care nu insumeaza 24 de ore, diurna se acorda astfel: 50% pana la 12 ore si 100% pentru perioada care depaseste 12 ore.

Calcul diurna externa

Sa presupunem ca un angajat are un salariu de baza de 5.555 lei.

Vom considera ca angajatul pleaca intr-o deplasare intr-o tara unde diurna este de 35 euro pe zi.

Pasul 1: Calculul pe baza diurnei stabilite prin HG 518/1995:

2,5 × 35 euro/zi = 87,5 euro/zi × 5 lei/euro = 437,5 lei/zi

Pasul 2: Calculul bazat pe salariului de baza

Numarul de zile lucratoare din luna: 20 zile lucratoare

(5.555 lei × 3):20 zile lucratoare = 833,25 lei/zi

Compararea rezultatelor pentru a determina diurna maxima neimpozabila:

Dintre cele doua rezultate calculate, suma cea mai mica este cea care stabileste diurna maxima neimpozabila pe zi. Astfel, suma mai mica este 437,5 lei/zi, care devine diurna maxima neimpozabila zilnica.

Asadar, pentru a determina diurna neimpozabila, se incepe cu valoarea impusa de H.G. 518/1995 si se compara cu valoarea a trei salarii raportate la numarul de zile lucratoare din luna respectiva. Suma cea mai mica dintre cele doua calcule va reprezenta diurna maxima neimpozabila pe zi, care va fi inmultita cu numarul de zile calendaristice ale delegatiei pentru a obtine totalul diurnei neimpozabile pentru intreaga perioada a delegatiei.

Clauza de mobilitate si diurna: Diferente si particularitati

Clauza de mobilitate este o prevedere contractuala care include compensatii financiare pentru angajatii care sunt nevoiti sa isi schimbe locul de munca in mod frecvent. Desi similara cu diurna, indemnizatia de mobilitate este acordata pe o baza continua si nu doar pentru perioadele de deplasare. In plus, nu se poate acorda in aceeasi perioada si diurna si indemnizatie de mobilitate, neimpozabile.

Codul muncii, prevede la art. art. 25 ca prin clauza de mobilitate, partile stabilesc in contractul individual de munca, faptul ca in considerarea specificului muncii, executarea obligatiilor de serviciu de catre salariat nu se realizeaza intr-un loc stabil de munca. In acest caz salariatul beneficiaza de prestatii suplimentare in bani sau in natura.

Din punct de vedere fiscal, conform art. 76 alin. (4^1) din Codul fiscal:

”Urmatoarele venituri cumulate lunar nu reprezinta venit impozabil in intelesul impozitului pe venit, in limita plafonului lunar de cel mult 33% din salariul de baza corespunzator locului de munca ocupat:

a) prestatiile suplimentare primite de salariati in baza clauzei de mobilitate (…) in limita a 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizatia de delegare/detasare, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul autoritatilor si institutiilor publice;”

Asadar, indemnizatia de mobilitate neimpozabila trebuie sa indeplineasca doua conditii:

- sa se incadreze in plafonul de 2,5 ori diurna stabilita pentru institutii publice;

- sa se incadreze in plafonul de 33 % din salariul de baza brut.

Spre exemplu, indemnizatia de mobilitate in tara se va acorda in cuantum de 57,50 lei/zi (23 * 2,5) pentru o deplasare de cel putin 12 ore la o localitate aflata la cel putin 5 km distanta cu respectarea plafonului de 33%.

Concluzie

In concluzie, diurna reprezinta o compensatie vitala pentru angajatii in deplasare sau detasare, astfel incat acestia sa nu fie dezavantajati financiar in timpul misiunilor de serviciu. Intelegerea profunda a aspectelor legate de diurna si aplicarea corespunzatoare a acestora, ajuta la conformitatea cu legea si la sustinerea unei culturi corporative care valorizeaza si respecta drepturile si bunastarea angajatilor sai.