Evidenta operatiunilor din sfera TVA

jur. Aurelian Opre

Conform principiilor contabilitatii, inregistrarea operatiunilor in evidenta contabila se realizeaza subsecvent constatarii acestora printr-un document justificativ. Art. 6 din Legea nr. 82/1992 ? republicata (legea contabilitatii) dispune ca orice operatiune economico-financiara sa fie consemnata in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ.

Din punct de vedere fiscal, art. 79 din Codul de procedura fiscala (Ordonanta Guvernului nr. 92/2003 ? republicata) obliga agentii economici sa conduca evidenta fiscala, in vederea stabilirii starii de fapt fiscale si a obligatiilor fiscale datorate.

Coroborand dispozitiile citate din cele doua acte normative rezulta faptul ca evidentele tinute de catre societatile comerciale au atat rol contabil pentru operatiunile realizate, cat si rol fiscal pentru stabilirea sumelor datorate ca taxe si impozite bugetului de stat sau bugetelor locale, iar in materie de TVA, in baza acestor evidente pot fi stabilite sumele care pot fi solicitate la rambursare (TVA deductibila).

In fapt, cele doua reglementari cu caracter contabil si fiscal stabilesc important a existentei unor evidente corecte si complete a activitatilor economice desfasurate de societatile comerciale fara a putea aprecia utilitatea exclusiva a acestora in scopuri contabile sau fiscale. A da prioritate rolului contabil al acestor evidente inseamna a ajunge la concluzia ca ele sunt utile doar in scopuri interne societatilor comerciale astfel ca organizarea lor poate fi realizata in afara legii conform procedurilor interne, iar in sens contrar, maximizarea rolului fiscal (crearea de evidente pentru Fisc...) duce la concluzia ca in paralel cu activitatea economica, aceste entitati desfasoara o activitate de preconstituire de dovezi in eventualitatea unor controale fiscale.

Importanta existentei unor evidente corecte si complete a operatiunilor economice realizate de entitatile economice apare cel mai pregnant in materie de TVA, in speta in cazul persoanelor inregistrate in scopuri de TVA. In cazul acestora, daca la sfarsitul perioadei fiscale (luna sau trimestrul calendaristic) rezulta o suma negativa de TVA, rambursarea efectiva a sumelor solicitate prin decont se va realiza in general in urma controalelor fiscale. Constatarile organelor de control fiscal cu privire la existenta unor evidente incomplete sau a documentelor care nu respecta cerintele legale minimale, va fi sanctionata, prin nerecunoasterea ca deductibile a sumelor de TVA solicitate la rambursare, iar suplimentar calcularea de accesorii aferente pentru neplata in termen a sumelor nedeductibile.

In materie de TVA, Codul fiscal dispune, la art. 156, ca persoanele impozabile stabilite in Romania sunt obligate sa tina evidente corecte si complete ale tuturor operatiunilor efectuate in desfasurarea activitatii lor economice.

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

SAF-T Ghid de raportare corecta

Vezi AICI detalii

Totul despre documentele de contabilitate primara Solutii de organizare a gestiunilor

Vezi AICI detalii

Realizarea obligatiilor privind evidentele TVA conform art. 156 din Codul fiscal a fost redefinita prin Ordinul MEF nr. 1.372/2008 (publicat in Monitorul Oficial nr. 364 din 13 mai 2008), abrogandu-se astfel vechile dispozitii din Ordinul MFP nr. 2.217/2006.

Persoanele obligate sa tina evidente in scopul TVA Codul fiscal identifica ca persoane obligate sa tina evidente corecte si complete:

● persoanele impozabile stabilite in Romania, pentru operatiunile efectuate in desfasurarea activitatii lor economice, pentru operatiunile pentru care sunt obligate la plata taxei, precum si pentru orice alta operatiune reglementata la Titlul VI din Codul fiscal;

● persoanele obligate la plata taxei pentru orice operatiune sau care se identifica drept persoane inregistrate in scopuri de TVA conform Titlului VI din Codul fiscal in scopul desfasurarii oricarei operatiuni, pentru operatiunile respective;

● persoanele impozabile si persoanele juridice neimpozabile, pentru toate achizitiile intracomunitare;

● asociatul care contabilizeaza veniturile si cheltuielile, potrivit contractului incheiat intre parti, in cazul asociatiilor in participatiune care nu constituie o persoana impozabila, pentru operatiunile realizate de pespectiva asociatie in participatiune.

Formatul evidentelor in scopul TVA

Evidentele si documentele in scopuri de TVA vor cuprinde:

● evidente contabile ale activitatii sale economice;

● al doilea exemplar al facturilor sau altor documente emise de aceasta si legate de activitatea sa economica;

● facturile sau alte documente primite si legate de activitatea sa economica;

● documentele vamale si, dupa caz, cele privind accizele legate de importul, exportul, livrarea intracomunitara si achizitia intracomunitara de bunuri realizate de respectiva persoana;

● facturile si alte documente emise sau primite de respectiva persoana pentru majorarea sau reducerea contravalorii livrarilor de bunuri, prestarilor de servicii, achizitiilor intracomunitare sau importurilor;

● un registru al nontransferurilor de bunuri transportate de persoana impozabila sau de alta persoana in contul acesteia in afara Romaniei, dar in interiorul Comunitatii soperatiunile prevazute la art. 128 alin. (12) lit. f)-h) din Codul fiscal, sau pentru acele situatii in care persoana impozabila aplica masuri de simplificaret;

● un registru pentru bunurile mobile corporale primite care au fost transportate din alt stat membru in Romania sau care au fost importate in Romania sau achizitionate din Romania de o persoana impozabila nestabilita in Romania si care sunt date unui prestator in Romania in scopul expertizarii sau prelucrarii.

Ordinul MEF nr. 1.372/2008 precizeaza expres ca documentele care formeaza evidenta in scopul taxei nu sunt formulare tipizate, astfel incat fiecare persoana impozabila poate sa-si stabileasca modelul documentelor pe baza carora determina taxa colectata/deductibila in functie de activitatea desfasurata, cu respectarea continutului minimal de informatii care in final sa asigure completarea corecta a decontului de TVA prevazut la art. 1562 din Codul fiscal.

Continutul minimal de informatii

Ordinul MEF precizeaza ca evidentele contabile si documentele intocmite vor trebui sa evidentieze in principal urmatoarele elemente:

1. valoarea totala, fara taxa, a tuturor livrarilor de bunuri si/sau prestarilor de servicii efectuate de aceasta persoana in fiecare perioada fiscala, evidentiata distinct pentru:

● livrarile intracomunitare de bunuri scutite;
● livrari/prestari scutite de taxa sau pentru care locul livrarii/prestarii este in afara Romaniei;
● livrarile de bunuri si/sau prestarile de servicii taxabile si carora li se aplica cote diferite de taxa;

2. valoarea totala, fara taxa, a tuturor achizitiilor pentru fiecare perioada fiscala, evidentiata distinct pentru:

● achizitii intracomunitare de bunuri;
● achizitii de bunuri/servicii pentru care persoana impozabila este obligata la plata taxei in conditiile stabilite prin art. 150 alin. (1) lit. b)-g) din Codul fiscal;
● achizitii de bunuri, inclusiv provenite din import, si de servicii, taxabile, carora li se aplica cote diferite de taxa;

3. taxa colectata de respectiva persoana pentru fiecare perioada fiscala;

4. taxa totala deductibila si taxa dedusa pentru fiecare perioada fiscala;

5. calculul taxei deduse provizoriu pentru fiecare perioada fiscala, a taxei deduse efectiv pentru fiecare an calendaristic si al ajustarilor efectuate, atunci cand dreptul de deducere se exercita pe baza de pro-rata, evidentiind distinct:

● taxa dedusa conform art. 147 alin. (3) din Codul fiscal;
● taxa nededusa conform art. 147 alin. (4) din Codul fiscal;
● taxa dedusa pe baza de pro-rata conform art. 147 alin. (5) din Codul fiscal.

Aplicand dispozitiile art. 80 alin. (7) din Codul de procedura fiscala, potrivit carora organul fiscal poate lua in considerare orice evidente relevante pentru impunere, apreciem ca in justificarea realitatii si corectitudinii operatiunilor realizate, contribuabilii pot prezenta si alte documente relevante in stabilirea starii fiscale.

Evidentele asociatilor in participatiune

O situatie particulara cu privire la evidenta operatiunilor din sfera TVA intalnim in cazul asocierilor in participatiune sau a celor de tip joint-venture, consortium sau alte forme de asociere in scopuri comerciale.

Art. 127 alin. (10) din Codul fiscal dispune ca, in astfel de cazuri, drepturile si obligatiile legale privind TVA revin asociatului care contabilizeaza veniturile si cheltuielile, potrivit contractului incheiat intre parti.

Obligatiile avute in vedere includ si exercitarea dreptului de deducere, de emitere a facturilor catre beneficiari si de a colecta taxa aferenta operatiunilor taxabile.

Aceste prevederi se aplica numai in situatia in care asociatul care contabilizeaza veniturile si cheltuielile efectueaza achizitiile asocierii pe numele sau si emite facturi in nume propriu catre terti pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii obtinute de asociere, urmand ca veniturile si cheltuielile sa fie atribuite fiecarui asociat corespunzator cotei de participare in asociere.

Daca membrii asociati actioneaza in nume propriu fata de terti si fata de ceilalti membri asociati, fiecare persoana va fi tratata drept o persoana impozabila separata in conformitate cu prevederile art. 127 alin. (9) din Codul fiscal, tranzactiile respective urmand a se impozita distinct.

Reguli privind conducerea evidentei contabile si fiscale

Art. 80 alin. (1) din Codul de procedura fiscala, luand in considerare aspecte procedurale cu privire la realizarea controlului fiscal, stabileste ca evidentele fiscale sa fie pastrate de catre contribuabili la domiciliul fiscal sau, dupa caz, la sediile secundare ori in cazul in care contribuabilii au externalizat serviciul de arhivare, la sediul persoanelor autorizate, potrivit legii, sa presteze astfel de servicii.

Predarea evidentelor, in scopul arhivarii, persoanelor autorizate, nu se va realiza inainte de data de 25 a lunii urmatoare celei in care au avut loc operatiunile economice tocmai pentru a putea fi prelucrate in vederea intocmirii declaratiilor fiscale.

In conformitate cu dispozitiile procedurale, evidentele fiscale si contabile pot fi tinute cu ajutorul sistemelor informatice de gestiune, contribuabilii avand obligatia ca odata cu arhiva electronica sa pastreze si aplicatia informatica cu ajutorul careia au fost generate evidentele.

Urmarind aceste dispozitii, Ordinul MEF nr. 1.372/ 2008 stabileste cu privire la evidentele in scopuri de TVA ca acestea pot fi intocmite manual sau informatic. In cazul stocarii acestora, Ordinul MEF depaseste putin cadrul dispozitiilor procedurale, dand posibilitatea persoanelor impozabile sa stocheze evidentele in orice loc
daca in perioada stocarii sunt indeplinite urmatoarele conditii:

1. locul de stocare sa se afle pe teritoriul Romaniei, cu exceptia celor intocmite prin mijloace electronice, care pot fi pastrate in orice loc, daca pe perioada stocarii:

● se garanteaza accesul on-line la datele respective;
● se garanteaza integritatea continutului documentelor respective;

2. in cazul stocarii prin mijloace electronice, aceste documente sa fie puse la dispozitia organelor fiscale competente fara nicio intarziere, ori de cate ori se solicita acest lucru.

Multumim Revistei Romane de Fiscalitate