Cum solutionam situatia in care clientul nu recunoaste o factura?

O societate constata la inventarierea patrimoniului de sfarsit de an neconcordante la extrasele de cont trimise clientilor intre soldurile proprii si cele ale respectivilor clienti. Vom vedea in cele ce urmeaza cum se va proceda in cazul celor care nu recunosc anumite facturi emise de ei.

Raspuns:

In Reglementarile contabile aprobate de OMFP 3055/2009 la art. 187 se prvede: "La scaderea din evidenta a creantelor si datoriilor ale caror termene de incasare sau de plata sint prescrise, entitatile trebuie sa demonstreze ca au fost intreprinse toate demersurile legale, pentru decontarea acestora."
Asadar, chiar daca acele sume nerecunoscute de client nu sint prescrise, pentru a le scadea din gestiunea dvs, trebuie sa intreprindeti toate diligentele pentru a stabili cauzele care au dus la aceasta situatie si remedierea acesteia.
Printre masuri amintim:

- verificarea pe exemplarul facturii ramase la dvs daca exista semnatura de primire a clientului. Daca exista, atunci veti remite clientului o copie a acestei facturi, cu mentiunea "Duplicat-inlocuieste factura initiala".
- verificare daca factura a fost emisa in baza unui contract si / sau a unei situatii de lucrari aprobate de client / proces verbal de predare-primire lucrari semnat de ambele parti / avize de expeditie / comanda din partea clientului etc. Daca factura a fost emisa conform unui astfel de document, veti inainta clientului un memoriu in care veti explica faptul ca factura a fost emisa in baza documentului respectiv, pe care apare si semnatura sa, anexind si copie de pe acesta.
- verificarea / interogarea persoanei care a emis factura: in ce baza a emis-o si daca avea calitatea de a emite facturi.
- verificarea modalitatii de transmitere a facturii catre client: prin posta cu confirmare de primire, prin curier - trebuie sa existe AWB-ul etc. Daca exista dovada primirii de catre client a facturii, ii veti inainta o copie de pe aceasta.
- daca obiectul facturarii au fost marfuri (bunuri) si clientul nu le-a receptionat, atunci in unitatea dvs, la inventarierea acestora, trebuia sa rezulte plus de inventar. In acest caz, in baza unui memoriu, a unei decizii a conducerii societatii in care se va explica situatia, se va storna factura respectiva.
- daca obiectul facturarii este o prestare de servicii care se desfasoara periodic sau continuu, atunci clientul ar trebui sa primeasca factura, fiind emisa in baza unui contract in care se prevede prestarea respectiva de servicii. Aici avem prevderea art. 180 alin. (2) din reglementarile contabile:
" In baza contabilitatii de angajamente, entitatile trebuie sa evidentieze in contabilitate toate veniturile si cheltuielile, respectiv creantele si datoriile rezultate ca urmare a unor prevederi legale sau contractuale."
- trebuie verificat pe exemplarul dvs daca pe factura sint mentionate toate elementele prevazute in codul fiscal la art. 155 alin. (5), in special la litera c): "data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in masura in care aceasta data difera de data emiterii facturii;". De asemenea, trebuie verificat daca pe factura sint specificate elementele stipulate la punctul 72 alin. (3) din normele date in alicarea acestui articol:

"a) daca factura este emisa inainte de data livrarii/prestarii sau inainte de data incasarii unui avans, pe factura se va mentiona numai data emiterii facturii;

b) in cazul in care factura este emisa in data in care a avut loc livrarea/prestarea sau incasarea unui avans, pe factura se va mentiona numai data emiterii facturii, care este aceeasi cu data livrarii/prestarii sau incasarii unui avans;

c) in cazul in care factura este emisa ulterior datei livrarii/prestarii sau a incasarii unui avans, pe factura se va mentiona atit data emiterii facturii, cit si data livrarii/prestarii sau a incasarii unui avans;".

In acelasi timp, trebuie sa aveti in vedere prevederile art. 39 din OMFP 2861/2009 pentru aprobarea normei privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii:

"Pentru toate plusurile, lipsurile si deprecierile constatate la bunuri, precum si pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescriptie a creantelor sau din alte cauze, comisia de inventariere solicita explicatii scrise de la persoanele care au raspunderea gestionarii bunurilor, respectiv a urmaririi decontarii creantelor.

Pe baza explicatiilor primite si a documentelor analizate, comisia de inventariere stabileste natura lipsurilor, pierderilor, pagubelor si deprecierilor constatate, precum si natura plusurilor, propunind, in conformitate cu dispozitiile legale, modul de regularizare a diferentelor dintre datele din contabilitate si cele faptice, rezultate in urma inventarierii."

Asadar, dupa depunerea tuturor diligentelor pentru stabilirea cauzelor si sanctionarea vinovatilor, daca este cazul, si numai daca se constata ca factura respectiva a fost emisa in mod eronat catre client, se poate intocmi un memoriu justificativ, in care se va explica faptul ca factura a fost emisa in mod incorect si se dispune anularea acesteia prin emiterea unei alte facturi cu semnul minus.