Diferenta dintre facturile emise pentru refacturare si facturile de decontare

Tu stii care este diferenta dintre facturile emise pentru refacturare si facturle de decontare? Pentru a intelege mai bine cum se inregistreaza ele in contabilitate si cand se folosesc, vom lua de exemplu cazul unei societati platitoare de TVA si impozit micro cu obiect de activitate contabilitate si audit. Aceasta societate doreste sa emita factura privind refacturarea si cheltuieli de decontare catre client.

Deci, cum trebuie sa emita factura catre client privind refacturarea si factura aferenta cheltuielilor de decontare care contin TVA si cele care nu contin TVA?

Iata ce spune consultantul nostru fiscal, Amelia Dumitras, despre diferenta dintre factura de refacturare si factura de decontare:

Factura emisa pentru recuperarea cheltuielilor efectuate este diferita de factura de decontare deoarece:
- factura de refacturare este emisa pentru recuperarea costurilor efectuate pentru alte persoane;
- factura de decontare este emisa pentru recuperarea sumelor platite in numele altor persoane. 

Operatiunea de refacturare a cheltuielilor este detaliata prin normele de aplicare ale art. 286 "Baza de impozitare pentru livrari de bunuri si servicii efectuate in interiorul tarii”, la pct. 30, alin. (5) din care rezulta ca “Se considera ca are loc o refacturare de cheltuieli, in sensul alin. (4), atunci cand sunt indeplinite cumulativ urmatoarele conditii:

a) persoana impozabila urmareste doar recuperarea contravalorii unor achizitii de bunuri/servicii care au fost efectuate pe numele sau, dar in contul altei persoane;
b) persoana impozabila nu recupereaza mai mult decat cheltuiala efectuata. ”

Astfel, la refacturare, societatea din Romania aplica structura de comisionar, deoarece primeste facturi emise pe numele sau si emite facturi pe numele clientului. In acest caz, la refacturare, prin aplicarea structurii de comisionar, exigibilitatea pentru operatiunile refacturate intervine la data emiterii facturii de catre societatea din Romania, fiind aplicabil regimul fiscal al operatiunilor refacturate in ceea ce priveste:
- locul prestarii;
- cotele;
- scutirile.

Toate aceste aspecte sunt reglementate in mod expres la pct. 31 alin. (6) din normele de aplicare ale art. 286 “ (6) In masura in care persoana impozabila poate face dovada ca singurul scop este refacturarea de cheltuieli, fiind indeplinite conditiile prevazute la alin. (5), nu este obligata sa aiba inscrisa in obiectul de activitate realizarea livrarilor/prestarilor pe care le refactureaza. Spre deosebire de situatia prezentata la alin. (3), in cazul structurii de comisionar persoana impozabila are dreptul la deducerea taxei aferente achizitiilor de bunuri/servicii care vor fi refacturate, in conditiile legii, si are obligatia de a colecta taxa pe valoarea adaugata pentru operatiunile taxabile. Se considera ca la aplicarea structurii de comisionar exigibilitatea pentru operatiunile refacturate intervine la data emiterii facturii de catre persoana care refactureaza cheltuieli efectuate pentru alte persoane, indiferent de natura operatiunilor refacturate. Pentru fiecare cheltuiala refacturata se va aplica regimul fiscal al operatiunii refacturate, referitoare, printre altele, la locul livrarii/prestarii, cotele, scutirile livrarii/prestarii refacturate. ”

Astfel, referitor la regimul fiscal al operatiunii refacturate, in situatia in care furnizorul/prestatorul factureaza o operatiune taxabila, dar nu colecteaza TVA doar fiindca se afla in regimul special de scutire reglementat prin art. 310 "Regimul special de scutire pentru intreprinderile mici" din Codul fiscal, persoana impozabila, inregistrata in scopuri de TVA care refactureaza costurile efectuate, trebuie sa colecteze, efectiv TVA deoarece:
- operatiunea este taxabila din punct de vedere al TVA;
- este platitoare de TVA in regim normal. 

Spre deosebire de operatiunea de refacturare care intra in baza de impozitare a TVA, plata in contul altei persoane nu intra in baza de impozitare a TVA deoarece facturile de achizitii sunt emise pe numele beneficiarului, nicidecum pe numele persoanei care emite o factura de decontare. Acest aspect reglementat in mod expres prin art. 286 alin. (4) lit. e) din Codul fiscal 
"(4) Baza de impozitare nu cuprinde urmatoarele:.....e) sumele achitate de o persoana impozabila in numele si in contul altei persoane si care apoi se deconteaza acesteia, inclusiv atunci cand locatorul asigura el insusi bunul care face obiectul unui contract de leasing financiar sau operational si refactureaza locatarului costul exact al asigurarii, .... "

Intr-o factura de decontare se inscrie doar: 
- suma de recuperat rezultate din insumarea valorii totale a facturilor atasate, emise de catre diversi furnizori/prestatori pe numele clientului, fara a se inscrie denumirea bunurilor si serviciilor a caror contravaloare a fost achitata in contul beneficiarului;
- baza legala art. 286 alin. (4) lit. e).

Din punct de vedere fiscal, valoarea facturilor de decontare emise trebuie evidentiata in jurnalul pentru vanzari, intr-o coloana distincta, denumita de exemplu "Facturi de decontare" sau "Exclus din B.I. (baza de impozitare TVA)", chiar daca valoarea acestora nu se raporteaza, nici prin decontul de TVA cod 300, dar nici prin declaratia informativa cod 394. 

Este recomandabil sa se aloce o plaja distincta de numere pentru facturile de decontare.

Raspuns oferit de specialistii Portal Codul Fiscal. Afla AICI cum poti beneficia si tu de consultanta specializata marca Rentrop&Straton.