Prestari servicii. Cum procedam cu factura emisa?

In randurile de mai jos, analizam cazul unei societati care are incheiate contracte de service pentru diverse servicii cu peste 4.000 de clienti. Vom vedea in ce conditii putem sa pastram in format electronic acteste facturi emise.

Exemplarul clientului e listat si facturile sunt trimise prin posta. stam. Lunar se listeaza jurnalul de vanzari si se arhiveaza conform legii.

OG 15/2012 si HG 1071/2012 aduc completari si modificari Legii nr.571/2003 Cod fiscal
referitoare la conditiile privind emiterea si stocarea facturilor in format electronic.

De asemenea, conform prevederilor din Normele Codului fiscal, pentru ca o factura sa fie considerata factura electronica, aceasta trebuie sa fie emisa si primita in format electronic, tipul formatului electronic al facturii fiind optiunea persoanelor impozabile.

Mai mult decat atat, noile reguli precizeaza ca facturile create pe suport hartie care sunt scanate, trimise si primite in format electronic sunt considerate facturi electronice. In schimb, facturile create in format electronic prin intermediul unui program informatic de contabilitate sau a unui program de prelucrare a textelor, trimise si primite pe suport hartie nu sunt considerate facturi electronice.

Prevederile introduse in Codul fiscal, aplicabile de la 1 ianuarie 2013, stipuleaza ca utilizarea facturii electronice face obiectul acceptarii de catre destinatar. Aceasta operatiune include orice acord scris, formal sau informal, precum si un accept tacit, cum ar fi faptul ca a procedat la procesarea ori plata facturii electronice.

De asemenea, Codul fiscal mai prevede ca autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea unei facturi, indiferent ca este pe suport hartie sau in format electronic, trebuie garantate de la momentul emiterii pana la sfarsitul perioadei de stocare a facturii. Potrivit normelor de aplicare a prevederii, aceasta obligatie apartine atat prestatorului, cat si beneficiarului, iar acceptul clientului de a utiliza factura electronica reprezinta confirmarea acestuia ca detine mijloacele tehnice necesare primirii facturii electronice, precum si ca are capacitatea de a asigura autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea facturii.

Art.155 alin.(29) din Legea nr.571/2003 privind Codul fiscal precizeaza urmatoarele: "Stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezinta stocarea datelor prin echipamente electronice de procesare, inclusiv compresia digitala, si de stocare si utilizand mijloace prin cablu, unde radio, sisteme optice sau alte mijloace electromagnetice."

Mai departe, Art.155 alin. (30)-(34) din Codul fiscal mentioneaza ca persoana impozabila are obligatia sa asigure stocarea copiilor facturilor pe care le-a emis sau care au fost emise de client ori de un tert in numele si in contul sau, precum si a tuturor facturilor primite.

Facturile pot fi stocate pe suport hartie sau in format electronic, indiferent de forma


originala in care au fost trimise sau puse la dispozitie. In cazul facturilor stocate prin mijloace electronice, persoanele impozabile vor stoca prin mijloace electronice si datele ce garanteaza autenticitatea originii si integritatea continutului facturilor.

Contribuabilul are posibilitatea sa aleaga locul de stocare a facturilor emise si primite si a celorlalte informatii, atata timp cat acestea pot sa fie puse la dispozitia autoritatilor competente fara nicio intarziere ori de cate ori se solicita acest lucru. Daca locul de stocare ales nu se afla pe teritoriul Romaniei, persoanele impozabile stabilite in Romania au obligatia sa comunice organelor fiscale competente unde sunt stocate facturile.

Totusi, normele legale contin si o limitare, precizand ca "locul de stocare a facturilor ales de persoana impozabila nu poate fi situat pe teritoriul unei tari cu care nu exista niciun instrument juridic referitor la asistenta reciproca avand o sfera de aplicare similara celei prevazute de Directiva 2010/24/UE si de Regulamentul (UE) 904/2010".

OG nr. 15/2012 mai stabileste ca, in scopuri de control, in cazul stocarii prin mijloace electronice a facturilor emise sau primite in alt stat, garantand accesul online la date, persoana impozabila stabilita in Romania are obligatia de a permite organelor fiscale competente din Romania accesarea, descarcarea si utilizarea respectivelor facturi.

Aceeasi obligatie o au si persoanele impozabile nestabilite in Romania care stocheaza prin mijloace electronice facturi emise sau primite pentru livrarile de bunuri si/sau prestarile de servicii impozabile, indiferent de statul in care se afla locul de stocare pentru care au optat.

Normele Codului fiscal vin cu cateva completari stabilind ca facturile emise/primite in forma electronica pot fi convertite pe suport hartie in vederea stocarii.

Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro