E-Factura. Cum sa procedezi daca ai primit prin sistem o NOTA DE CREDIT

Un contribuabil a primit de la un furnizor in sistemul e-factura un document, o nota de credit, in loc de factura de stornare. Cum trebuie sa procedeze in acest caz?

E-Factura. Cum se inregistreaza in contabilitate NOTA DE CREDIT primita in locul facturii de stornare

Specialistul ne spune ca in contextul legislatiei fiscale din Romania, o nota de credit emisa prin sistemul RO e-Factura are acelasi statut juridic ca o factura de stornare.

Conform articolului 319 din Codul Fiscal, orice document sau mesaj care modifica si se refera in mod specific si fara ambiguitati la factura initiala are acelasi regim juridic ca o factura.

Astfel, daca ati primit o nota de credit de la furnizorul dumneavoastra prin sistemul RO e-Factura, aceasta poate fi inregistrata in contabilitate pentru a reflecta corectia necesara. Important este ca nota de credit sa contina toate informatiile obligatorii prevazute de legislatie, inclusiv referinta clara la factura initiala pe care o corecteaza.

Pentru a asigura conformitatea cu reglementarile fiscale si contabile, verificati ca nota de credit sa includa:

- Datele de identificare ale furnizorului si ale beneficiarului;

- Numarul si data facturii initiale care este corectata;
- Descrierea bunurilor sau serviciilor la care se refera;
- Valorile corectate, evidentiate corespunzator.

Conform OUG 120/2021, sistemul RO e-Factura trebuie sa respecte structura specificata in standardele europene SR EN 16931-1 si RO_CIUS, iar toate informatiile necesare trebuie sa fie incluse pentru a valida corect factura sau documentele asociate, cum ar fi notele de credit.

Interpretare practica:
- Nota de credit transmisa prin sistemul RO e-Factura este acceptata atata timp cat respecta structura si cerintele standardului SR EN 16931-1.
- Conform articolului 4, alineatul (2), litera k), informatiile privind creditarile sau debitarile trebuie sa fie incluse. Acest lucru face ca nota de credit sa fie un document valabil din punct de vedere fiscal, similar cu o factura de stornare, daca mentioneaza factura initiala si modificarile aferente.

Ce trebuie sa faceti:

1. Verificati continutul notei de credit:
- Sa contina toate informatiile obligatorii, inclusiv referinta la factura initiala (numar si data).
- Sa includa defalcarea TVA, daca este cazul.

2. Acceptati documentul in contabilitate, deoarece sistemul RO e-Factura a aplicat sigiliul electronic, ceea ce atesta validitatea si conformitatea acestuia cu structura prevazuta. Daca documentul primit nu este complet sau corect (lipsesc informatii obligatorii), solicitati furnizorului sa retransmita un document corectat prin sistemul RO e-Factura, conform art. 4 alin. (5).

3. Inregistrarea documentului in contabilitate:
Nota de credit se inregistreaza pentru a ajusta veniturile/cheltuielile sau stocurile, in functie de natura tranzactiei, si pentru a reflecta corect TVA in jurnalul de cumparari.
Salvati fisierul XML primit cu sigiliul electronic, deoarece acesta constituie exemplarul original al documentului.

Temei legal 

Ordonanta de urgenta nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania

Art. 4. -

(1) Structura facturii electronice respecta:
a) specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice asa cum sunt prevazute in standardul european SR EN 16931-1, care sunt aplicabile la nivel national;
b) specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice - RO_CIUS - si regulile operationale specifice aplicabile la nivel national;
c) continutul semantic asa cum este descris in standardul SR EN 16931-1, sintaxele identificate in CEN/TS 16931-2, in conformitate cu art. 2 alin. (1) lit. j), si corelarea adecvata definita in subpartea aplicabila a CEN/TS 16931-3.

(2) Elemente principale ale facturii electronice sunt:

a) identificatorii de proces si de factura;
b) data facturii;
c) informatii privind identificarea operatorului economic care a livrat bunurile/produsele, a prestat serviciile sau a executat lucrarile;
d) informatii privind destinatarul facturii electronice;
e) informatii privind beneficiarul platii;
f) informatii privind reprezentantul fiscal al emitentului;
g) identificarea tipului de bunuri/produse livrate, servicii prestate sau lucrari executate;
h) referirea la contractul de achizitii publice/sectoriale, de concesiune de lucrari si servicii, precum si, dupa caz, la contractul de achizitii publice in domeniile apararii si securitatii;
i) detalii privind executarea lucrarilor, livrarea bunurilor/produselor sau prestarea serviciilor;
j) instructiuni de plata;
k) informatii privind creditari sau debitari;
l) informatii privind pozitiile de pe factura;
m) defalcarea TVA;
n) totalul facturii.

(3) Factura electronica se transmite de catre emitent in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

(4) In situatia in care factura electronica transmisa respecta structura prevazuta la alin. (1), se aplica sigiliul electronic al Ministerului Finantelor si se comunica de indata destinatarului. Aplicarea sigiliului electronic al Ministerului Finantelor atesta primirea acesteia in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura. 

(5) In situatia in care factura electronica transmisa nu respecta structura prevazuta la alin. (1), emitentul primeste mesaj cu erorile identificate. Dupa corectarea erorilor identificate, factura electronica se transmite in cadrul aceluiasi sistem national privind factura electronica RO e-Factura.

(6) Exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de sigiliul electronic al Ministerului Finantelor.



Raspuns oferit in luna noiembrie 2024 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.