Drepturile salariatilor pentru exercitarea sarcinilor de serviciu. Tratament fiscal

Specialistii nostri analiza in materialul de fata situatia unei firme care a angajat personal pentru executarea unor lucrari de reparatii la tert, aflat la o distanta mai mare de 5km fata de locul unde se desfasoara activitatea.

Angajatii au contract individual de munca (CIM) cu norma intreaga, 8 ore/zi, 40 de ore/saptamana. Persoanele mai au CIM cu norma intreaga si la alta societate. 

Intrebarile la care vor oferi raspuns specialistii nostri sunt urmatoarele:
– Cat de legale sunt aceste contracte?
– Cat este diurna pentru a se mentine limita deductibila?
– Cum se deconteaza costul de transport si cazarea proprie?
– Angajatii pot primi, in aceasta situatie, diurna si de la cealalta societate?

Iata raspunsurile de specialitate

Cu privire la legalitatea incheierii contractelor, contractul individual de munca trebuie sa cuprinda o serie de elemente, acestea regasindu-se enumerate in cadrul art. 17 alin. (3) din Codul fiscal.

Newsletter Monitorul Contabil

Vezi AICI detalii

Declaratia 394 Tranzactii cu persoane afiliate

Vezi AICI detalii

Proceduri contabile pentru societati comerciale - Stick USB

Vezi AICI detalii

Cumulul de contracte individuale de munca nu este interzis, Codul muncii premitand, atat timp cat nu exista o incompatibilitate prevazuta de lege pentru cumul de functii, ca „orice salariat are dreptul de a munci la angajatori diferiti sau la acelasi angajator, in baza unor contracte individuale de munca, beneficiind de salariul corespunzator pentru fiecare dintre acestea.” Temeiul il reprezinta art. 35 din Codul muncii.

Prevederile Codului muncii referitoare la durata timpului de munca nu cuprind restrictii exprese in cazul cumulului de mai multe contracte de munca, astfel ca in opinia noastra persoana poate cumula doua contracte individuale de munca incheiate cu angajatori distincti. In acest sens, prevederile art. 112 alin. (1) din Codul muncii stabilesc ca pentru salariatii angajati cu norma intreaga durata normala a timpului de munca este de 8 ore pe zi si de 40 de ore pe saptamana, neputand depasi, potrivit art. 114 alin. (1), 48 de ore pe saptamana. Textul face insa referire la timpul de munca inteles ca perioada in care salariatul presteaza munca, se afla la dispozitia unui angajator, nu la dispozitia mai multora, si indeplineste sarcinile si atributiile sale, conform prevederilor contractului individual de munca, contractului colectiv de munca aplicabil si/sau ale legislatiei in vigoare.

Cu toate acestea, chiar daca nu sunt identificate restrictii expres cu privire la durata timpului de munca in cazul unui cumul de contracte individuale de munca, consideram ca situatia in care programul de munca stabilit la cei doi angajatori se suprapune poate atrage atentia autoritatilor atat timp cat ambele contractele individuale de munca sunt active.

Conform prevederilor art. 44 alin. (2) din Codul muncii, pe durata delegarii, salariatul are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de delegare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil.

Cu privire la posibilitatea ca aceste persoane sa poata primi diurna de la ambele societati, precizam ca prevederile Codului muncii permit acordarea unor sume sub forma diurnei doar salariatilor si doar in situatia in care este modificat locul muncii. Asadar in masura in care ambele societati deleaga salariatii sa execute in mod temporar lucrari sau sarcini corespunzatoare atributiilor de serviciu in afara locului sau de munca, acestia vor fi indreptatiti sa primeasca diurna.

Orice salariat indiferent de nivelul salariului beneficiaza de dreptul la diurna numai in cazul modificarii locului muncii. Locul de munca sau, in lipsa unui loc de munca fix, posibilitatea ca salariatul sa munceasca in diverse locuri, salariatul fiind unul mobil, se vor regasi mentionate in contractul individual de munca, in conformitate cu prevederile art. 17 alin. (3) lit. b) si alin. (4) din Codul muncii republicat.

In situatia in care salariatii isi vor desfasura activitatea in mod temporar in alt loc de munca decat cel stabilit in contractul individual de munca, acestia pot fi considerati delegati in conditiile Codului muncii, beneficiind de diurna pe durata acestei delegari. Prin urmare doar in situatia in care locul de munca inscris in contractul individual de munca este modificat temporar in conditiile art. 43 din Codul muncii, salariatul va avea dreptul la indemnizatia de delegare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil.

In situatia in care angajatorul va acorda sume sub forma de diurna salariatilor pentru deplasarile efectuate in judetul/zona/regiunea/santierul inscrise ca loc al muncii in contractul individual de munca, acestea vor putea face obiectul retratarii lor drept venituri din salarii, intr-o astfel de situatie diurna nefiind cuvenita. In ceea ce priveste deplasarea salariatilor, atat timp cat acestia au un loc de munca mobil, orice prestatii suplimentare in bani sau in natura nu vor putea fi tratate drept indemnizatie de deplasare/diurna.

Se poate recurge in aceasta situatie la negocierea unei clauze de mobilitate, in conformitate cu art. 25 din Codul muncii, prin care partile in contractul individual de munca stabilesc ca, in considerarea specificului muncii, executarea obligatiilor de serviciu de catre salariat nu se realizeaza intr-un loc stabil de munca. Spre deosebire de delegare unde locul de munca este modificat temporar, in cazul clauzei de mobilitate executarea obligatiilor de serviciu de catre salariat nu se realizeaza intr-un loc stabil de munca, aceasta specificitate fiind mentionat in contractul individual de munca. In aceasta situatie, sarcinile de serviciu fiind executate prin deplasarile in interesul serviciului datorita specificului activitatii, salariatul nu va beneficia de diurna, neintrand sub incidenta prevederilor privind delegarea, dar va beneficia de prestatii suplimentare in bani sau in natura potrivit clauzei de mobilitate negociate.

Din punct de vedere fiscal, in ceea ce priveste diurna/indemnizatia acordata pe aceasta perioada, potrivit art. 76 alin. (2) lit. k) din Codul fiscal, sunt venituri asimilate salariilor, fiind impozabile, indemnizatiile si orice alte sume de aceeasi natura, altele decat cele acordate pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare, primite de salariati, potrivit legii, pe perioada delegarii, in alta localitate, in interesul serviciului, pentru partea care depaseste plafonul neimpozabil de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutii publice. Acelasi tratament fiscal va fi aplicat si din punct de vedere al contributiilor sociale obligatorii, pentru indemnizatiile si orice alte sume de aceeasi natura, primite de salariati pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului, pentru partea care depaseste limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit prin hotarare a Guvernului pentru personalul din institutiile publice.

Asadar, diurna in cuantum de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutii publice/zi calendaristica va reprezenta venit neimpozabil la nivel salariatului detasat.

In raport cu sumele primite pentru acoperirea cheltuielilor de cazare si transport, acestea reprezinta, din punct de vedere fiscal, venituri neimpozabile in masura in care sunt acordate sau suportate de societate pe perioada delegarii, nefiind prevazuta o plafonare fiscala a acestora, in conformitate cu art. 76 alin. (4) lit. h) din Codul fiscal.

Precizam ca, in prezent, Codul fiscal nu stabileste un regim de impunere asemanator in ceea ce priveste prestatiile acordate conform clauzei de mobilitate cu cel privind indemnizatiile de deplasare acordate pe perioada delegarii. Daca cele din urma beneficiaza de un tratament fiscal clar, prin neimpozitarea a de 2,5 ori nivelul indemnizatiei de deplasare acordate salariatilor din institutiile publice, tratamentul fiscal aplicat prestatiilor in bani sau in natura acordate in baza clauzei de mobilitate nu este in mod expres mentionat in cuprinsul Codului fiscal, acesta depinzand de tipurile de prestatii acordate. Bineinteles ca in situatia acordarii unei sume de bani, aceasta se va cumula cu veniturile de natura salariale realizate in luna respectiva, fiind supusa impozitului pe salarii si contributiilor sociale obligatorii calculate in raport cu veniturile din salarii.