Marfa degradata/expirata. Cum o scoti din gestiune, documente si monografie contabila

Cum se pot scoate din evidenta marfurile deteriorate/expirate

Identificarea marfurilor care urmeaza a fi scoase din evidenta se realizeaza in cadrul operatiunii de inventariere. In timpul acestui proces, comisia de inventariere poate constata existenta unor stocuri cu termen de valabilitate expirat sau care prezinta diverse forme de deteriorare. Aceste constatari sunt esentiale pentru initierea procedurii de scoatere din gestiune. 

Procesul de inventariere se realizeaza conform prevederilor OMFP 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.

La finalul inventarierii marfurilor, comisia de inventariere intocmeste un proces-verbal in care consemneaza situatia marfurilor deteriorate. Acest document trebuie sa contina o descriere detaliata a motivelor pentru care se impune scaderea din gestiune a stocurilor, fie ca este vorba despre deteriorarea fizica, expirarea termenului de valabilitate sau alte cauze relevante.

De asemenea, procesul verbal de inventariere trebuie insotit de explicatii detaliate privind starea de degradare a bunurilor materiale, specificatiile bunurilor propuse pentru retragere si orice alte documente necesare pentru fundamentarea deciziei de scoatere din gestiune. 

Ca element probatoriu suplimentar, se recomanda realizarea si anexarea unor fotografii care sa ilustreze starea bunurilor respective.

Procesul verbal trebuie sa cuprinda si masurile propuse pentru regularizarea si inregistrarea pierderilor constatate, necesitand aprobarea din partea conducerii societatii pentru validarea operatiunilor ulterioare.

Etapa finala a procedurii o constituie casarea sau distrugerea efectiva a bunurilor expirate. Aceasta operatiune este efectuata de catre o comisie de casare, numita in mod formal prin decizie emisa de conducatorul entitatii, asigurandu-se astfel respectarea tuturor cerintelor legale si procedurale.

Produsele degradate/expirate vor fi predate catre unitatea de distrugere, cu care societatea are incheiat contract.

Manualul de Inventariere - lucrarea contine noua procedura de inventariere, pas cu pas, impreuna cu setul complet de documente pe care trebuie sa le intocmiti!

Documente justificative necesare

Procesul verbal privind rezultatele inventarierii este documentul principal prin care se atesta situatia marfurilor deteriorate/expirate. 

Documentele care stau la dosarul casarii sunt urmatoarele:

• Procesul-verbal de declasare a bunurilor materiale;
• Decizia de numire a comisiei de casare;
• Documente de valorificare sau distrugere pentru bunurile declasate;
• Orice alte documente care sa justifice operatiunea.

Perisabilitatile, marfurile expirate si cele depreciate se scad din gestiune in baza unui proces-verbal (de deteriorare) de constatare a starii marfurilor respective, aprobat de reprezentantul legal al societatii.

Predarea produselor deteriorate catre unitatea de distrugere se face in baza unui aviz de insotire a marfii. Atentie, marfa expirata, deteriorata NU se factureaza.

Implicatiile fiscale ale scoaterii din gestiune a marfurilor degradate

In ceea ce priveste tratamentul fiscal al marfurilor deteriorate sau expirate, trebuie avut in vedere vectorul fiscal al societatii (platitori de TVA sau neplatitori de TVA si microintreprinderi). Vom trata separat implicatiile fiscale pentru fiecare dintre acesti contribuabil.

Implicatii fiscale pentru platitorii de TVA

Din punct de vedere al impozitului pe profit, potrivit art 25 alin (4) lit c) din Codul Fiscal, stocurile de marfuri degradate pot fi cheltuieli deductibile dace se indeplinesc urmatoarele situatii/conditii:

1. bunurile/mijloacele fixe amortizabile distruse ca urmare a unor calamitati naturale sau a altor cauze de forta majora, in conditiile stabilite prin norme;
2. bunurile/mijloacele fixe amortizabile pentru care au fost incheiate contracte de asigurare;
3. bunurile/mijloacele fixe amortizabile degradate calitativ, daca se face dovada distrugerii;
4. alimentele destinate consumului uman, cu data-limita de consum aproape de expirare, altele decat cele aflate in situatiile/conditiile prevazute la pct. 1 si 2, daca transferul acestora este efectuat potrivit prevederilor legale privind diminuarea risipei alimentare;
5. subprodusele de origine animala, nedestinate consumului uman, altele decat cele aflate in situatiile/conditiile prevazute la pct. 1-3, daca eliminarea acestora este efectuata potrivit prevederilor legale privind diminuarea risipei alimentare;
6. bprodusele agroalimentare, devenite improprii consumului uman sau animal, daca directionarea/dirijarea vizeaza transformarea acestora in compost/biogaz sau neutralizarea acestora, potrivit prevederilor legale privind diminuarea risipei alimentare;
7. alte bunuri decat cele aflate in situatiile/conditiile prevazute la pct. 1-6, daca termenul de valabilitate/expirare este depasit, potrivit legii;

Mentionam faptul ca, in normele metodologice de aplicare a acestui articol se precizeaza : (3) In sensul art. 25 alin. (4) lit. c) pct. 3 din Codul fiscal, conditia referitoare la distrugerea stocurilor sau a mijloacelor fixe amortizabile se considera indeplinita atat in situatia in care distrugerea se efectueaza prin mijloace proprii, cat si in cazul in care stocurile sau mijloacele fixe amortizabile sunt predate catre unitati specializate.

Prin urmare, avand in vedere cadrul legislativ mentionat mai sus, daca se poate face dovada distrugerii marfurilor, cheltuielile cu marfurile scoase din gestiune va fi o cheltuiala deductibila.

La data deciziei de scoatere din stoc a marfurilor, se intocmeste un bon de consum in baza caruia se inregistreaza scoaterea stocului din evidenta contabila :

607 =371
607 "Cheltuieli privind marfurile" 
371 "Marfuri" 

In ceea ce priveste TVA-ul, conform art 304 alin (2) lit a) din Codul fiscal, persoana impozabila nu are obligatia ajustarii taxei deductibile in cazul bunurilor distruse, in conditiile in care exista dovada distrugerii lor.

Daca nu se face dovada distrugerii, se va ajusta TVA pentru produsele deteriorate:
635=4426 

635 "Cheltuieli cu alte impozite, taxe si varsaminte asimilate" 
4426 "Taxa pe valoarea adaugata deductibila"

Implicatii fiscale pentru neplatitorii de TVA si microintreprinderi

Prezentarea documentatiei privind distrugerea bunurilor perisabile are o relevanta deosebita in special pentru platitorii de impozit pe profit si a platitorilor de TVA. 

Pentru entitatile platitoare de impozit pe profit, justificarea distrugerii bunurilor perisabile are un impact semnificativ asupra determinarii bazei impozabile. In sistemul de impozitare a profitului, este esentiala distinctia clara intre cheltuielile deductibile si cele nedeductibile la calculul rezultatului fiscal, iar in absenta unei documentatii corespunzatoare care sa ateste distrugerea bunurilor perisabile, cheltuielile aferente ar putea fi incadrate in categoria celor nedeductibile, conducand astfel la o majorare a bazei impozabile si, implicit, la o crestere a impozitului pe profit datorat. 

In ceea ce priveste impozitul datorat de catre platitorii de impozit micro, acesta nu este influentat de valoarea cheltuielilor inregistrate (indiferent ca sunt deductibile sau nu) deoarece baza de impozitare o constituie veniturile realizate. Astfel, pentru microintreprinderi, prezentarea dovezii de distrugere a bunurilor perisabile nu are acelasi impact fiscal precum in cazul platitorilor de impozit pe profit. 

De asemenea, pentru entitatile care nu sunt inregistrate in scopuri de TVA, aceasta problematica nu se pune, intrucat la momentul achizitiei bunurilor respective nu au beneficiat de dreptul de deducere a taxei. In consecinta, in cazul lor, nu se impune nicio ajustare de taxa la momentul scoaterii din gestiune a bunurilor perisabile, indiferent daca exista sau nu o documentatie care sa ateste distrugerea acestora. 

Cu toate acestea, este recomandata implementarea unei proceduri/politici contabile cu privire la scoaterea din gestiune a bunurilor perisabile/expirate ca si document justificativ. 

Societatea poate sa inregistreze scoterea din gestiune cu produsele perisabile/expirate care nu mai pot fi valorificate (spre exemplu, vanzarea lor) in baza unui Proces verbal. Comisia de inventariere numita de catre societate va efectua inventarierea bunurilor care nu mai pot fi utilizate si va intocmi o lista de inventariere cu aceste produse, in care va mentiona si data expirarii produselor respective.

In procesul verbal privind rezultatele inventarierii se vor prezenta motivele pentru care este necesara scaderea din gestiune (deteriorare stocuri, termen de valabilitate expirat, cauze etc).

Reprezentantul legal al societatii emite Decizia de valorificare a rezultatelor inventarului si dispune scaderea din gestiune a produselor expirate, deteriorate.