Calea legala privind inregistrarea cheltuielilor cu combustibilul pentru delegarile in strainatate

Care este calea legala pentru a inregistra costurile cu combustibilul masinilor inchiriate, pentru deplasarile in strainatate in interes de serviciu, tinand cont ca furnizorul de combustibil din afara Romaniei nu inscrie codul fiscal romanesc pe bonul fiscal eliberat?

Specialistul Portal Codul Fiscal arata ca, pe durata delegarii, salariatul are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de delegare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil. Drepturile cuvenite salariatului delegat de o societate cu capital privat se stabilesc prin negociere intre salariat si angajator pornind de la drepturile salariatului stabilite prin Codul muncii si prin contractele colective de munca aplicabile care au caracter minimal.

In executarea prevederilor Codului muncii si a contractele colective de munca aplicabile prin care se asigura decontarea cheltuielilor de transport pe durata delegarii, este posibila deplasarea cu autoturismul proprietatea sau aflat in folosinta angajatului aceasta putandu-se face numai cu aprobarea prealabila a conducerii societatii.

Aplicabila cu titlu de recomandare si de catre entitatile de drept priva HG nr. 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar reglementeaza inclusiv regimul cheltuielilor cu carburantul.

Pe de o parte, art. 6 si art. 10 alin. (1) si (6) enunta cadrul general in care obligatia de suportare a costurilor cu transportul revine angajatorului, ca deplasarea se poate face si cu mijloace autor si ca mijloacele de transport se pot inchiria mijloace de transport cu acordul prealabil al conducatorului unitatii trimitatoare, decontarea cheltuielilor aferente urmand sa se faca, potrivit legii, pe baza de documente justificative.

Deosebit de relevanta in cazul analizat este si prevederea cuprinsa la art. 11 alin. (3) din actul normativ mentionat mai sus, potrivit careia in cazul personalului care se deplaseaza cu mijloace auto, inclusiv cu cele proprietate personala, unitatile trimitatoare vor avansa sumele necesare pentru plata carburantilor si a lubrifiantilor, tinand seama de consumul specific al acestora, precum si pentru plata taxelor rutiere, de transbordare sau a altor asemenea cheltuieli, inclusiv asigurarea pentru raspunderea civila, respectiv cartea verde.

Este asadar evident ca utilizarea vehiculelor inchiriate are acoperire inclusiv in practica institutiilor publice, ca potrivit art. 76 alin. (4) lit. i) din Codul fiscal, sumele primite pentru acoperirea cheltuielilor de transport pe perioada delegarii nu reprezinta venituri impozabile la salariat si ca intreaga cheltuiala cu suma platita salariatului cu titlu de cheltuieli de transport este deductibila, potrivit art. 25 alin. (2) din Codul fiscal, ea fiind determinata pe baza mecanismului de mai sus (privind delegarea) si nu are natura unor cheltuieli cu combustibilul potrivit art. 25 alin. (3) lit. l) din Codul fiscal.

Cu aplicare strica la intrebarea dumneavoastra subliniem ca in cazul aprobarii suportarii cheltuielilor de transport a salariatului trimis in delegatie cu un mijoc auto in proprietate, in posesie sau inchiriat, justificarea se face in raport de cheltuielile cu carburantul insa, la nivelul societatii trimitatoare, nu ca o cheltuiala cu carburantul in tara pentru vehiculele proprii ci ca o decontare a cheltuielii salariatului pe baza aprobarii prealabile a conducatorului societatii, cu justificarea deplasarii prin ordinul de serviciu si cu documentele obtinute de salariat si prezentate angajatorului avand ca scop cheltuieli de deplasare.

Asadar, carburantul nu se deconteaza pe baza de factura sau bon de carburant potrivit legislatiei cadru ci pe baza decontului justificativ prezentate de salariat la care sunt anexate documentele obtinute de acesta. Documentele privind achizitia de carburant nu trebuie sa respecte cerintele interne, cum sunt cele privind inscrierea codului de inregistrare fiscala al societatii romane, deoarece ele nu se inscriu cu acest titlu la nivelul cheltuielilor societatii ci vor fi reflectate avand natura unor cheltuieli de deplasare care se deconteaza salariatului pe baza documentelor specifice statului in care a avut loc deplasarea ca mijloc pentru demonstrarea informatiilor cuprinse in decontul prezentat.