Ce documente sunt necesare la deducerea chiriei?

Pentru a vedea cum deducem chiria si in baza caror documente justificative, vom analiza mai jos cazul unei societati care a inchiriat un apartament destinat cazarii salariatilor aflati in delegatie sau pe teren.

Vom vedea astfel in ce masura chiria lunara platita este deductibila fiscal, cu mentiunea ca documentele justificative existente constau in foi de parcurs, facturi fiscale, contracte.

Solutia consultantului:

In cazul inchirierii unei locuinte pentru salariatii societatii, in cazul in care domiciliul acestora se afla in alta localitate decat sediul social al acesteia, cheltuielile cu chiria reprezinta cheltuieli deductibile la calculul profitului impozabil, in baza principiului general prevazut la art. 21 alin.(1) din Legea 571/2003 privind Codul fiscal , cu modificarile si completarile ulterioare.
In aceasta situatie s-ar afla Compania dumneavoastra daca acel apartament ar fi folosit pentru intalnirile cu diversii client despre care spuneti.

Avand in vedere abordarea practica a autoritatilor, chiria suportata de societate pentru acesti delegati reprezinta avantaj de natura salariala si este impozitat la nivelul salariatului potrivit prevederilor Titlului III. Totodata, la nivelul societatii, cheltuiala cu chiria pentru imobilul pus la dispozitia salariatului (agenti, directori comerciali) reprezinta o cheltuiala deductibila la calculul profitului impozabil.

Potrivit prevederilor art. 55 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal , avantajele, cu exceptia celor prevazute la alin. (4), primite in legatura cu o activitate mentionata la alin. (1) si (2) includ, insa nu sunt limitate la: cazare, hrana, imbracaminte, personal pentru munci casnice, precum si alte bunuri sau servicii oferite gratuit sau la un pret mai mic decat pretul pietei.

Potrivit prevederilor pct. 69 din Normele metodologice dat in aplicarea art. 55 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal , avantajele in bani si in natura sunt considerate a fi orice foloase primite de salariat de la terti sau ca urmare a prevederilor contractului individual de munca ori a unei relatii contractuale intre parti, dupa caz.

De asemenea, potrivit prevederilor pct. 69 lit. f) şi g) date în aplicarea art. 55 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal , la stabilirea venitului impozabil se au in vedere si avantajele primite de persoana fizica, cum ar fi:

f) contravaloarea folosintei unei locuinte in scop personal si a cheltuielilor conexe de intretinere, cum sunt cele privind consumul de apa, consumul de energie electrica si termica si altele asemenea, cu exceptia celor prevazute in mod expres la art. 55 alin. (4) lit. c) din Codul fiscal .
Potrivit prevederilor art. 21 alin. (4) lit. l) din Codul fiscal , cheltuielile salariale si/sau asimilate acestora, care nu sunt impozitate la angajat, cu exceptia prevederilor titlului III, reprezinta cheltuieli nedeductibile la calculul profitului impozabil.

In concluzie autoritatile pot considera cheltuiala cu chiria acelui apartament un beneficiu in natura pentru angajatul care este delegat in perioada respectiva. Intr-o abordare si mai agresiva o pot considera o cheltuiala nedeductibila la nivelul impozitului pe profit (nefiind considerate o cheltuiala efectuata in scopul desfasurarii activitatii economice).

Totodata, puteti sustine deductibilitatea cheltuielii cu chiria la nivel de firma prin notificarea/inregistrarea apartamentului respectiv ca si punct de lucru (formular 060). In continuare trebuie sa demonstrati activitatea economica desfasurata (contracte locale incheiate, corespondente care sa ateste aceste intalniri cu clientii in localitatea respectiva, foi de parcurs).

Va trebui sa demonstrati caracterul de continuitate/permanenta al acestor intalniri (daca aceste intalniri au loc o data pe luna, nu veti putea justifica o chirie platita lunar ca fiind in scopul activitatii economice; astfel autoritatile o vor considera nedeductibila). Nu exista in Codul fiscal o prevedere expresa privind documente justificative.